《実務で使えるスキル講座 第1弾》
今回は、実務でほんとに使えるExcelのスキルについてのお話です。
あなたは、Excelのスキルと聞いて何を思い浮かべますか？
MOS(モス)の資格？ 色々な関数を知っていること？ VBAでプログラムが組めること？ 確かにスキルとしてはどれも素敵な技量ですね。
※MOSとは、Microsoft Office Specialist(マイクロソフト・オフィス・スペシャリスト)のことです。
実は実務で使えるスキルというものは、そういうものではないんです。
今回は、私がの経験から実感した本当に必要なExcelスキルを紹介ます。
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実務で必要な本当のスキルって何？
突然ですが、本当に必要な実務スキルとは何でしょうか？
答えは、「思いやりを持って仕事をする」というコミュニケーション能力です。
Excelと全く関係が無いように思えますよね。
でも実は非常に大切なスキルなんです。
いや、いや。コミュニケーション能力なんて生まれ持ったものでしょ？
そう思って何もしない人は、それ以上成長が出来ないのでコミュニケーション能力のスキルアップは出来ないですよね。
じゃあ、どうすればコミュニケーションスキルは上げられるんでしょうか？
私も偉そうなことは言えませんが、まずは「気遣い」が出来るように努力してみて下さい。
気遣いとはシンプルです。
例えば出来上がったファイルは、入力するだけではなくて他の人が使いやすいかな？
もっと工夫すれば、便利になるんじゃないかな？
という《気付づく力》を磨いてください。
まずは、仕事じゃなくても構いません。
どんなことでもいいので《気付きのスキル》を磨いてみましょう。
Excelの機能は、限定して覚えるだけでいい
気づきのスキルを磨くことは、確かに重要ですがそうは言っても実務には最低限の技術力も必要ですよね。
そこで、Excelのこれだけは覚えておいたほうが良い実務に役立つ機能について触れていきましょう。
Excelは、出来ることがたくさんあります。
表計算ソフトというジャンルですが、実は分析が得意だったり、管理が得意だったりします。
色々なことが出来るということは、それだけ覚えることが多いんです。
でも、全部覚えるのは大変だし、そこまで勉強する時間はなかなか取れなかったりしますよね。
そこで、大切なことは「機能を限定して覚えること」です。
記憶力に自信のある方は別として、私のように覚えるのは苦手という方は、コツと時短術を覚えましょう。
そうしたら、慣れるまで何度も同じような操作を繰り返して、体が覚えるまでになればもう大丈夫です。
では、何を覚えればいいんでしょう。
本当にすぐに役立つ機能に絞って紹介します。
- ショートカットキー
- 本当に覚えてほしい関数
- Excelはマウスよりもキー操作がめっちゃ早い
- 「入力規則の設定」で操作する人をガッチリサポート
これだけ押さえておけば、実務で通用します。
まとめてしまえばこれだけです。簡単でしょ？
では、詳しく見てみましょう。
ショートカットキーは、何を覚えればいいの？
ショートカットキーについては、以前こんな記事でも触れました。
ステップアップが加速する！！「行列方向」と7種のショートカット-Excel基礎編-
ショートカットキーとは、簡単に言うとキーボードで色々な操作ができる便利機能のことです。
特に覚えてほしいショートカットキーについて見てみましょう。
マウス操作と比較すると、覚えることや操作の手間がぐっと減ります。
| 目的 | ショートカットキー | マウス操作 |
|---|---|---|
| 『コピー』 | 《Ctrl》+《C》 | ホームタブ → コピー |
| 『切り取り』 | 《Ctrl》+《X》 | ホームタブ → 切り取り |
| 『貼り付け』 | 《Ctrl》+《V》 | ホームタブ → 貼り付け |
| 『上書き保存』 | 《Ctrl》+《S》 | ファイルタブ → 上書き保存 |
| 『全て選択』 | 《Ctrl》+《A》 | マウスでセル範囲をドラック |
| 『ファイル名の変更』 | 《F2》 | ファイルを選択 → 右クリック → 名前の変更 |
ショートカットキーのメリットは、操作の手順が少なくてパッとやりたいことが出来ることです。
例えば、Excelでコピペをしようと思ったら
『マウス操作の場合』
「ホームタブ」をクリック → コピーをクリック → 目的のセルをクリック → 「ホームタブ」の貼付けをクリック。
『ショートカットキーの場合』
コピーしたいセルをクリック → 《Ctrl》+《C》 → 貼り付けたいセルをクリック → 《Ctrl》+《V》
どうですか？文字にすると大して変わらない気がしますが、マウス操作が無くなるとこれだけ作業する量が減ります。
その他の作業も同じことですよね。
『塵も積もれば山となる』普段の繰り返しの作業もこういった時短をすることで、作業はグッと加速するんですよ。
次に《Ctrl》+《↑・↓・←・→》という操作です。
このキー操作を覚えるだけで範囲内の移動が、マウス操作をするよりもすばやく出来ます。
この操作は、大きな表の最終行や最終列に移動したい時に特に便利です。
例えば、200行H列までデータが入力されている表があるとしましょう。
そこで、199行目をコピーしたい場合
マウスで操作した場合、マウスホイールをクルクル操作して、199行目まで移動する必要があります。
結構、しんどいです。勇気があれば試してみてね。
ショートカットキーで操作した場合
200行目までパッと移動して1行上に移動するだけです。
コレならいけます。勇気が無くても試せます。
意外と覚えておくと効率がグッと上がるのでマスターしましょう。
最後に《Ctrl》＋《Shift》＋《↑・↓・←・→》という操作です。
このキー操作で範囲選択がすばやく出来るようになります。マウスのドラッグで範囲を選ぶよりもすばやく正確に範囲選択出来ます。
もっと広い範囲を選択したい場合は、より効果が実感出来る便利な機能です。
例えば、広い範囲を【テーブルとして書式設定】機能を使って表にしたいときなどにとても便利です。
コレをマウスでやると、画面のスクロールが必要なので上手く範囲選択が出来ずに時間が掛かるんですがこの機能を使えば、パッと簡単に作業が終わりますよ。
これだけ覚えればOKです。簡単でしょ。
動きはアニメーションにしたので、動きや効率を確認していてくださいね。
どうでしょうか？
そんなの知ってるよ。という方のほうが多かも知れませんね。
でも、業務ではこのちょっとした操作が出来るのとでいないのでは、大きく違ってきます。
関数は重要なものだけ抑えておけばOK
関数については、以前も紹介しましたがその中でも必要最低限だけ、抑えておけばOKです。
覚えておきたい関数についてもっと知りたい方は、ボタンをポチッとしてみてね。
仕事が早く終わる！！ 超おすすめExcel関数１０選＋３選 まとめ
まず本当に覚えておいてほしい関数は、2種類です。
それは、SUM(サム)関数とIF(イフ)関数です。
SUM関数とは足し算をする関数です。
単純ですが、一番使う関数の一つでコレが使えないと始まりません。
SUM関数の便利なところはどこでしょう？
それは、足したい数字が入力されているセルを選択すれば、合計してくれるところです。
SUM関数は、四則演算(しそくえんざん)を使うよりもずっと簡単に計算出来る点が素晴らしいところです。
四則演算とは、『足し算・引き算・掛け算・割り算』の4つの計算方法のことです。
足し算をする時に四則演算を使った場合と、SUM関数を使った場合どれくらい簡単になるか見てみましょう。
どうですか？
左が四則演算・右がSUM関数を使った計算です。
選択範囲と文字の量を見比べても「パッと見で分かる」かと思いますが、同じ答えを出す式でもこれだけ違います。
実務で合計を求めないことはまず無いので、一番簡単なSUM関数はマスターしておきましょう。
次は、IF関数について知っておきましょう
「IF」とは英語で「もし」という意味です。
条件分岐をする為の関数です。
条件分岐とは、簡単に言うと「条件によって答えを変える」と言うことです。
基本的な式はこんな風に入力します。
=IF(理論式,値が真の場合,値が偽の場合) コレだとイマイチ分かりにくいので、分かりやすくしてみましょう。
=「もし」(「A1のセルが空白だったら」,このセルも空白にしてね,そうじゃなかったら「発見！！」って表示してね)
こんな感じに日本語にすると少し分かりやすくなったと思います。
IF関数のよく使う事例として、空白だったら何も表示しないという式があります。
例えば、目的のセルが空白だった場合、答えに「0」と表示したくない時ってありますよね。
そういう場合は、IF分を使って何も表示されないようにするのがスマートです。それが上の式ですね。
では、実際の使い方を見て基本的な使い方だけはマスターしておきましょう。
とってもシンプルですね。コレが基本形です。
あとは、条件と結果を変えるだけで色々な結果を表示してくれるすごく実用的で便利な関数なので、SUM関数とセットでマスターしちゃいましょ。
「入力規則の設定」で操作する人をガッチリサポート
Excelには、入力規則という機能があります。
入力規則とは、IME(日本語入力機能)を自動に切り替えたり、「リスト」・「入力できる文字の制限」をする機能の事です。
でも、どうして入力規則が重要なのでしょうか？
それは、自分以外の人が何か入力しようとした場合、入力のサポートをしてくれる優秀で便利な機能だからです。
例えば、ココは氏名の欄だから「日本語入力」に自動的に切り替えられると便利だなとか、
ココは日付だから日付以外の入力をされたくないなって思ったことはありませんか？
または、リストから選んだ方が手っ取り早いなと思うことがあると思います。
そんなあったら便利だなと思う機能をサクッと叶えてくれる便利な機能です。
自分が使うときにも便利な上、他の人が入力する時も間違った入力をさせなく出来るというメリットもあります。
では、使い方を一緒に見ていきましょう。
今回は、「納品書」を入力すると「請求書」に自動的に反映させる書類の入力サポート用の設定をします。
設定する対象は、「日付」・「項目」・「No・数量・単価・金額」の各項目に入力を補助する機能を設定してみます。
作業はすごく簡単なので、気楽にやってみましょう。
練習用のファイルをMicrosoft社が公開している無料のテンプレート使うので、ダウンロードしておきましょう。
今回、設定する内容は下図の通りです。
「納品書（領収書付き）シート」を基に設定していきましょう。
Step1.日付の入力を設定しましょう
納品日の「C10」のセルをクリックして、「データの入力規則」をクリックして設定をしていきましょう。
開始日の日付を設定します。
この設定をすることで、指定日以前の日付の入力はできなくなります。
日付は、任意でOKです。今回はサンプルとして2000年1月1日以前の入力が出来ないように設定しました。
更に日本語入力タブで「オフ(英語モード)」を設定して、「半角英数のみ」入力可能な設定をしましょう。
これで指定の日付より前の日付を入力しようとすると、警告画面が表示されるので、目的に応じたボタンを押して正しい入力をします。
Step2.「項目」の各セルに日本語入力の設定をしましょう
項目は、「ひらがな」に切り替わったほうが便利なので、日本語入力を「ひらがな」に設定します。
Step.3「No・数量・単価・金額」の各項目に日本語入力の設定をしましょう
各項目は、半角英数に自動でIMEの設定を変更したいので、日本語入力の「オン(英語モード)」を設定します。
設定が終わったら、実際に入力してみましょう。
IME(日本語入力機能)が「ひらがな」と「半角英数」に自動的に切り替わったり、日付以外の数字が入力出来なくなっていますよね。
どうでです？入力規則の便利さを分かってもらえました？
なんだか、魔法みたいですよね。
このちょっとした小技が、実務ではすごく重宝されます。
それは、どうしてでしょう？
仕事をしていると、日本語入力の切り替えって結構面倒なんです。
ここは「ひらがな」・ここは「数字」、でもってここは「カタカナ」でまた「ひらがな」に切り替えてって……。ぬわー、めんどくさ！！
ってなるんですね。
いわゆるルーチンワークの仕事となってくると、この一手間でも掛ける時間に差が出てきます。
IMEの切り替えだけじゃなく、ひらがなとカタカナが混在したり、入力されている文字がバラバラでまとめ直す必要が出てきたりすると余計な時間がか掛かります。
そして、一番重要なことは入力規則を設定することは、他の人にとっても便利だということです。
気遣いや・思いやりという面でも、ちょっと手間を書けるだけなので、絶対に入力規則を設定する癖はつけておきましょう。
『情けは人の為ならず』使う人のことを考えて便利にすることで、その恩恵は自分にも返ってくるとを実感出来ますよ。
まとめ
実務で役立つスキルには、技術以外に必要なことがもう1つあります。
それは、「面倒くさい」と思うことです。
仕事を「面倒くさいなんて思うのは間違っている」と思いますか？
もちろん。面倒くさがって、ただ手を抜くというのは、間違っています。
ココで言う「面倒くさがる」というのは、作業の手間を減らす「気づき」に目を向けると言うことです。
よくあるパターンが、用意されているひな形に毎日同じことを入力して、仕事が多くなると残業して仕事を終わらせるというパターンです。
この働き方って間違っていると思いませんか？
日本には、残念ながらそんな風習がまだ残っています。
でも、本当に必要な仕事というのは、同じことを毎日行うことではありません。
目的はその先です。
本来、人が仕事をする目的は、「人のためになることをすること」です。
あなたがもし、事務職の方でも一緒に働いている人は必ずいて管理職・営業・人事・総務など色々な職種の人がいます。
色々な人がいる中で歯車として働くのか、人から信頼されて働くのかはあなたの努力と発想次第です。
そうなるとどうでしょう、あなたは本当に仕事をしていますか？
はじめに触れましたが、実務で本当に必要なスキルは「人間性」です。
人間性は仕事で言うところの「気遣い」です。
気遣いは、「面倒くさい」と思ったら、すぐに改善して他の人がもっと便利に楽して作業が捗る環境を提供することです。
つまり、本当に必要なスキルとは、面倒くさいを便利に楽が出来る環境を整える力です。
技術的なスキルは、そんなに必要ありません。
重要なのは、「人間性=気づく力」を磨くことです。
この力は、未来を考えたときにも絶対にプラスに働きます。
他の人のこともしっかり考えて、まずは自分磨きを一生懸命にしてみましょう。
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それではまた、お会いしましょう。ぐっば、ば～い
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