Wordの差し込み印刷機能の解除は標準のWord文書に戻す［ボタンが押せない時はリストの再設定］

今回の記事では

Wordの差し込み印刷を解除したい時はどうしたら良いのか良くわからない

差し込み印刷機能を設定しているWord文書を開くと毎回メッセージが表示されるのはどうして？

差し込み印刷機能のボタンが押せない時があるけどそんな時はどうしたら良いのか分からない

ボタンが押せない理由と対処方法についてなるべく分かりやすく教えて欲しい

こういった疑問に答えます

✔Wordの差し込み印刷機能を解除したい時の対処法のテーマ

①差し込み印刷機能を解除するには標準のWord文書に設定するのが正解です

②差し込み印刷機能のボタンが押せない時は既存のリストを使用で再設定可能

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「Wordの差し込み印刷機能を解除したい時の対処法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

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差し込み印刷機能を解除するには標準のWord文書に設定するのが正解です

差し込み印刷機能を解除して普段使っている文書に戻したい時は「標準のワード文書」機能を使えば簡単に戻すことが出来ます

なぜなら、差し込み印刷機能には普通のWord機能に切り替える専用のボタンが用意されているので、サクッと差し込み印刷を解除する事が出来るからです

差し込み印刷機能を使った文章を普通のWordの書類として使いたい時はボタンひとつで設定することが出来ます

今まで差し込み印刷機能を使っていたけど、もうその必要が無くなったというタイミングで使うと簡単に普通のWordとして使えるようになるので覚えておくと便利です

また、この機能自体すごく操作が簡単なのでサクッと覚えられますよ

こんな風に差し込み機能を使った書類はコードを切り替えることで、登録してある情報を気軽に切り替えることが出来ます

ただ、その機能が必要なくなり普通のワード文書として表示させたい時もありますよね

そんな時は「差し込み印刷の開始ボタン」をクリック

一覧から「標準のWord文書」をクリック

これだけで「差し込み印刷機能」をOFFにさせて普通の文書として扱うことが出来ます

これで切り替え操作自体は出来なくなりますが、リンクしていない状態なのでWordとExcel両方のファイルを扱う必要がなくなります

また、「差し込み印刷機能」はもう一度設定することが出来るので、もし差し込み印刷機能を使いたい時は、後半で解説している方法で再設定してみましょう

こんな風にすごく簡単な方法で差し込み印刷のON・OFFが出来るので目的に合わせて活用しましょう

繰り返しになりますが、差し込み印刷機能を解除して普段使っている文書に戻したい時は「標準のワード文書」機能を使えば簡単に戻すことが出来ます

差し込み印刷機能のボタンが押せない時は既存のリストを使用で再設定可能

差し込み印刷機能のボタンが押せない状態になっている時は、データベースのリンクが切れているので「既存のリスト機能」を使って再設定すれば押せるようになります

なぜなら、差し込み印刷機能のボタンが無効になっている原因は差し込み元のデータがどこにあるのか分からない状態なので再設定する必要があるからです

Wordの差し込み印刷機能を使うとデータを切り替えるだけで、一部の情報を切り替えながら同じ書類を作る等のことが出来てとても便利です

ただ、差し込み印刷機能には弱点があります

それは、「差し込み印刷をするためのWord」と「データベースになるExcel」の連携が必要なことです

この連携をするにはExcelファイルとWordファイルがお互いに認識出来る場所(同じフォルダ内など)に無いとエラーが起こってデータの切り替えや機能自体が使えなくなってしまいます

連携が前提になっている機能なので当然どちらかのファイルが削除されてしまったりしたら使えなくなってしまうのは仕方が無いですね

ただ、同じフォルダにちゃんと両方のファイルがあっても連携が切れてしまうこともあるので、今回はそんな時の対処法について解説していきます

こんな風に「差し込み文書」タブをクリックした結果、色々なボタンがグレーアウト(ボタンを押しても反応しないグレー色になった状態)してしまう事があります

この原因は、元になっているデータ(データベース)である「顧客管理表」が上手く見つけられないよ

という状態になるとWordが機能をOFFにしてしまうために起こります

そんな時は慌てずに「既存のリスト機能」を使ってデータベースを再設定してあげれば、こんな風にもう一度ボタンを押すことが出来るようになります

設定方法は本当に簡単なので原因とやり方を見ていきましょう

今回は極端な例ですが、Wordのファイルは「ドキュメント」フォルダにあり「顧客管理表」はデスクトップにあるという状態にしてあります

この状態でWord側を開いてみましょう

そうすると「差し込み印刷文書」タブの右から半分の機能がグレーアウトしています

この状態を解決するには「差し込み文書」タブの「差し込み印刷の開始」グループにある「宛先の選択」ボタンをクリック

一覧から「既存のリストを使用」をクリック

「顧客管理表」を選択したいのでデスクトップにある「顧客管理表.xlsx」ファイルをクリック

「開く」ボタンをクリック

「OK」ボタンをクリック

データベースの読み込みに成功すると表示がフィールド表示に切り替わります

今の状態だと結果が見づらいので「差し込み文書」タブをクリック

そうするとさっきまでグレーアウトしていた各種機能がちゃんと押せるようになっています

そこで「結果のプレビュー」ボタンをクリック

これで反映した結果がちゃんと表示されていればOKです

こんな風に差し込み印刷機能は常にデータベースとセットで使う必要があり、データベースの場所が分からない状態になったら、もう一度データベースの設定をしてあげるだけで元に戻せます

もし、操作の途中でこんなトラブルにあってしまったら、慌てずにデータベースの再読み込みをしましょう

差し込み印刷の場所を把握するには強調表示

また、合わせて覚えておきたい機能が「差し込みフィールドの強調表示」機能です

この機能はどこにフィールドが設定されているのか？　ということをひと目で分かるようにしてくれる機能です

こんな風に一見差し込み印刷が設定されているのか分からない書類もあります

このままだと間違ってフィールドを削除してしまいせっかくの差し込み印刷の機能を生かせなくなってしまう事が考えられますよね

そんな時は、「差し込みフィールドの強調表示」ボタンをクリック

その結果、フィールドの挿入が設定されている部分は背景の色を変えて表示してくれます

もし、元に戻したければもう一度クリックするだけです

こんな風に分かりやすくすることで誤操作を防ぐようにしましょう

差し込み印刷が出来ない時は種類に注意

差し込み印刷のトラブルには印刷ができなくなってしまうことがあります

その原因は印刷の種類の設定が「名簿」になっている可能性が高いです

差し込み機能を使うとフィールドごとに印刷してくれる機能があります

例えば宛名が「Aさんの名前でAさんの住所が1枚目」「Aさんの名前でAさんの住所が２枚目」といった具合にどんどん切り替えて印刷してくれるので便利です

ところが、印刷の種類に「名簿」が選択されていると印刷出来ないので対処する必要があります

印刷の種類を確認したい時は「差し込み印刷の開始」グループにある「差し込み印刷の開始」ボタンをクリック

一覧の「レター」が選択されていれば問題ありません

ただ、こんな風に「名簿」が選択されているとうまく印刷出来ないのでそんな時は「レター」を選択しましょう

差し込み印刷には意外とトラブルになる原因が多いのでそれぞれの対処方法を覚えておくと便利ですよ

繰り返しになりますが、差し込み印刷機能のボタンが押せない状態になっている時は、データベースのリンクが切れているので「既存のリスト機能」を使って再設定すれば押せるようになります