Excelの印刷で困った時の一発解消法!! ココだけ抑えろ!!時間を無駄にしない2つの方法

《実務で使えるスキル講座 第2弾》

今回は、Excelで『印刷設定』をキチンとすれば、スキルアップできる!!というお話です。

 

Excelの「印刷設定」とは、Excelのシートをスムースに印刷するための設定のことです。

そのままですが、この設定をするのとしないのとでは、結果が大きく違います。

 

例えば、Excelを使った書類を「取引先の会社に送った」としましょう。

取引先では、「送られてきた書類をそのまま印刷」しようとします。

ところが、変なところで次ページに印刷されたり、白紙の用紙が印刷されたら相手はどう思うと思いますか?

 

 

そうです。嫌な思いをします。

  • 印刷する人のことを考えてくれないんだな。
  • いちいち印刷の設定直すの面倒。
  • また、修正か。どうにかしてくれないかな。

 

って思われてます。これでいいと思いますか?

良くないですよね。でも、大したことじゃないちっぽけなこと、と思うかもしれません。

だけど、意外とこういうのって気になるなんです。

 

かゆいところに手が届かない。

そういう企業や人だと思われて損をするのは自分自身なんですね。

 

でも、Excelで印刷設定をきちんとしている人は案外少ないんですよ。

どうしてでしょう?

それは、Excelは印刷をすることを意識して作られていないからです。

Excelは計算を中心に色々なことが出来るソフトなんですが、印刷のことは後回しです。

そうすると、そこまで気づかずに完成したと思って、作業を終わらせてしまうことが原因なんです。

 

でも、Excelで作った表やグラフはA4用紙一枚にきれいに印刷された方が便利ですよね。

そういうちょっとしたことに気遣いができるスキルこそ、

実務で本当に必要とされるスキルなんですよ。

 

じゃあ、どうしたらいいのか?

心配はいりません。ポイントさえ抑えておけば大丈夫です。

難しくないので気軽にスキルをマスターしちゃいましょう!!

 

※このブログでは、Office2016を使用して解説しています。


Excelは『印刷設定』をきちんと設定しよう!!

 

ある日の午後。

いつものようにどこからかため息が聞こえてきます。

何を悩んでいるのか。ちょっと覗いてみましょう

 

隣の坂田さん
はぁ~、またか。
送られてくる度に設定し直すの面倒だな。

 

向かいの長谷川さん
どうしたんですか?
鳩が豆鉄砲かわして勝ち誇ったような顔して

 

隣の坂田さん
なにそれ。
俺の顔がそんなにイケてるって意味かい?

 

向かいの長谷川さん
いや、豆鉄砲かわしたくらいで勝ち誇るのって「ドン引き」だなって思っただけです。

 

隣の坂田さん
いや、勝ち誇ってないよね。
明らかに困ってたよね。

また始まるのかなぁ。長谷川さんの毒舌口撃(どくぜつこうげき)

 

向かいの長谷川さん
それで、どうしたんですか?
浮気相手から嫌がらせメールでも送られて困ってるとか?

 

隣の坂田さん
違うから。浮気なんてしてないよ。

いや。送られてきたExcelのファイルなんだけど、間違った部分を直して再送してもらってるんだけど

その度に印刷設定を修正して印刷しなくちゃいけなくて面倒なんで困ってたんだ。

 

向かいの長谷川さん
あ~。良くありますよね。
印刷のことまでは、気が回らない人って意外と多いんですかね。

私は印刷して確認したいのにいちいち修正しなきゃってなると、かなり面倒ですよね。

 

隣の坂田さん
そうなんだよ。
気心知れてる人ならまだいいけど、なかなか言いづらいよね。

 

向かいの長谷川さん
ですよね。
それが、先輩や上司だったらまず言えないですよね。
毎回、面倒でも設定を変更して、最後はキチンとした形で書類を渡さなきゃいけないから
余計気を使うしある意味時間の無駄な気もしますよね。

 

ツルトロ
その通り。
たかが「印刷」って思うかもしれないけど、実は印刷の設定も立派なスキルなんだ。

 

向かいの長谷川さん
わ!!ツルトロさんじゃないですか。
びっくりした。どこから湧いて出たんですか。

 

ツルトロ
いや。湧いてはいないよ。
廊下で会話が聞こえてきたら、そこでスタンバってたんだよ。

 

隣の坂田さん
何してるんですか。
実は暇なんですか?

 

ツルトロ
暇じゃないよ。
二人して今日は攻めてくるね……。
まあ、いいや今日は「印刷設定」の重要さについて説明するよ。

 

向かいの長谷川さん
う~ん。
「印刷設定」ってそんなに重要なんですか?

 

ツルトロ
重要だよ。
突然だけど、「気遣い」って二人は何だと思う?

 

隣の坂田さん
「気遣い」ですか?
そうだな。先輩や上司と一緒に昼食をする時は、ドアを開けたり
上座の席に案内したり、率先して注文をすることとかかな。

 

向かいの長谷川さん
私は、来客があったら暑かったり寒かったりしないか確認したり
たまに上司にお茶を出したりしますね。

 

ツルトロ
そうだね。それが「気遣い」だよね。
「気遣い」をされて嫌な思いをすることはあまり無いけど
逆に嬉しいことの方が多かったりするね。

 

向かいの長谷川さん
そうですね。
ちょっと気を使ったりしますが、うれしいですよね。

 

ツルトロ
そう。そこが大切なんだ。
されてうれしかったことは、他の人にしてあげる。
されて嫌だったことは他の人にはしない。
これは、ある意味重要なスキルなんだよ。

 

向かいの長谷川さん
そっか。
案外「気遣い」って、普段やらないとできないですよね。
旅館なんかに泊まった時も気持ちがいいのは、「気遣い」のプロが接客してくれるからなんですね。

 

ツルトロ
そう。その通りだね。
だから、「印刷設定」っていう「気遣い」は、スキルなんだ。
入力が早いとか。プログラムをバリバリ書けるよっていうのも素晴らしいことなんだけど
まずは、身近な「気遣い」からマスターしてみようね。

 

隣の坂田さん
なるほど、確かにそうですね。
じゃあ、どうすればスキルアップ出来るんですか?

 

ツルトロ
OK。それじゃあ、Excelの「印刷設定」の方法とポイントを学んでいこう。

 

「拡大縮小印刷」で印刷範囲を一発調整

 

「気遣い」がスキルであることを知った二人は、どうやってスキルアップするんでしょう。

一緒に「印刷設定」について勉強してみましょう。

 

練習用のExcelを用意しているので、ダウンロードして使って下さい。

↓ ↓ ↓ ↓ ↓

売上管理一覧表

 

ツルトロ
さて、今回は、売上管理一覧表というExcelファイルを用意したよ。
じゃあ、長谷川さん。この書類をそのまま印刷してみてくれるかな。

 

 

 

向かいの長谷川さん
は~い。
あ~。これ62枚も印刷しなくちゃいけないんですね。

しかも、よく見ると「達成金額」の列が印刷できないですよ。
これって直すの面倒そう。

 

ツルトロ
そうだね。このままじゃG列だけが何枚も印刷されちゃう
これじゃあ、もし取引先の人にそのまま渡したりしたら気が利かない会社だなって思われちゃうよね。

 

隣の坂田さん
そうなんですよね。
ちょっとしたことなんですけど、この辺も意識して書類を作ってくれれば、わざわざ設定をせずに
手軽に印刷出来て、すごく気が利く会社だなって思えますよね。

 

ツルトロ
そうだね。
ただ印刷できる部分とできない部分を見ると、今回のケースの場合はほとんど手間いらずで、「印刷設定」が出来そうだね。
向かいの長谷川さん
そうなんですか?
私は、列の幅を一つずつ変更して収まるように設定しようと思ってたんですけど
もっと簡単な方法があるんですか?

 

ツルトロ
その通り。実はもっと簡単な方法があるんだよ
じゃあ、やり方を見てみよう

 

 

ツルトロ
まず、印刷設定をする時は、「ページレイアウトタブ」から設定してみよう。
大体の作業はこのタブ1つで出来るから、タブの名前だけ覚えておけばOKだよ。

ここで注目するポイントが、「拡大縮小印刷グループ」
名前からどんな機能か分かるかな?

 

隣の坂田さん
あっ!!そうか。
「拡大縮小印刷」ってことは自動的に印刷出来る大きさに調整してくれる機能じゃないですか?

 

ツルトロ
うん。その通り
「横と縦」に分かれているんだけど、「横」は印刷範囲に対して横幅を自動調整してくれて、「縦」は高さを自動調整してくれる機能なんだ。

今回は、1列分はみ出しちゃってるから、「横」の設定をしてみよう

 

 

ツルトロ
設定方法はすごく簡単だよ。
「横」の文字の右側にある▼をクリックして、「1ページ」を選択してあげればOK
たったこれだけ

 

 

向かいの長谷川さん
ほんとだ。28ページに印刷枚数が減ってる
この機能があれば、チャチャッと設定出来てすごく便利ね。
もう印刷設定を意識しすぎないでいいから、楽でいいわ

 

ツルトロ
確かに便利な機能だよね。
ただし、この機能も注意が必要なんだ。
それは何だと思う?

 

隣の坂田さん
もしかして、縮小した時に字が小さくなっちゃうとか?

 

ツルトロ
正解!!
用意しておいたような的確な回答ありがとう。

そうなんだ、ただ収まるからといってこの機能をやたらと使うのはダメだよ
字の大きさは読みやすさだから、簡単に縮小機能で解決とはいかない
そんな時のために印刷設定についてもう少し知っておこう

 

ページの余白の設定で用紙にピッタリ!!きっちり印刷

 

印刷の縮小機能のデメリットは、文字が小さくなってしまうこと

メリットは、手軽に用紙に収まるように設定できることでした。

 

では、縮小する以外に印刷設定を手軽する方法を見ていきましょう。

 

ツルトロ
「縮小以外」の方法で印刷設定をしたい時は、余白の調整をすることなんだ
余白っていうのは、用紙の「上下左右」の空白の部分のことだよ。

チラシやハガキなどの白い部分が無い印刷は、余白が無いってことになるね。
余白が無い分、多くの色や文字を一枚の紙に印刷することが出来るというのが特徴だね。

Excelでも余白の設定は、簡単に出来るからマスターしておこう。

 

 

ツルトロ
今回は、「ユーザー設定の余白」で設定してみよう。
手順は、「ページレイアウトタブ」→「余白」→「ユーザー設定の余白」と進むだけ

 

隣の坂田さん
色々な設定方法があるみたいですけど、今回はどうしてユーザー設定を使うんですか?

 

ツルトロ
それは、今回の場合ユーザー設定じゃないと用紙に収まりきらないという点と
「狭い」の設定だと、すごく中途半端な数字だから、分かりやすく自分で調整出来る「ユーザー設定」を使うのが一番良いからだよ。

じゃあ早速、設定の方法を見てみよう

 

 

ツルトロ
今回は、上下左右の余白を「上下→1cm・左右→0.5cm」に設定して
ページ中央の「水平にチェック」を入れるだけでOK
水平にチェックを入れた意味は、用紙の左右の真ん中に印刷するために設定してあるよ。

余白のイメージは、下の図を参考にしてみよう

 

 

向かいの長谷川さん
え??それだけですか?
もっと面倒だと思ってました。

 

ツルトロ
今回は、これだけで済んだけど、必要なら「拡大縮小印刷」の設定と合わせる必要があるね。

そういう時は合わせ技で対応しよう。

 

まとめ

 

向かいの長谷川さん
印刷設定だけでも細かく見ていくとこんなにあるんですね。
今まであまり意識したことが無かったです。

 

隣の坂田さん
自分が面倒だなって思うことは相手にとっても面倒なんですよね。
当たり前のことだけど、ちゃんと相手のことも考えて設定しておくことが大切ってことですね。

 

ツルトロ
二人の言う通り
本当に必要な技術っていうのは要は「気遣い」なんだってことを分かってもらえたかな。
知っていれば簡単なんだけど、毎日忙しくしていたりするとついつい気を抜いちゃうことだよね。

でも、相手のことを考えてポイントだけ覚えておけばそんなに苦にはならないよね。
だから、資料なんかを作るときは、相手のことを考えて作ることで自然とスキルアップできるんだよ。

 

向かいの長谷川さん
そうね。
気遣ってもらえることって、黙っていても伝わってきますよね。
梱包とか、商品の渡し方やパッケージなんかをちょっと見ても、欲しくなるものって「こだわりや思いやりが自然と伝わってきますよね。

 

隣の坂田さん
確かにそうかも知れないね。
その上、気遣い一つでスキルアップできるなんて思ってもみなかったですよ。
でも、よく考えると職人さんもそうですよね。
こだわって作ってるから、自然とクオリティー(スキル)が上がる
それって、使ってくれるお客さんのためを思っているからそういう結果になるって言えますよね。

 

ツルトロ
そこまで分かってくれたら、今日は何も言うことがないよ。
じゃあ、次回はさらに便利な機能を紹介しよう。

 

向かいの長谷川さん
え??まだあるんですか??

 

ツルトロ
そう。
次回はさらに印刷を便利にする簡単だけど、意外と知らない印刷設定のお話だよ。
深まる謎と、明らかになる『坂田君の秘密』に次回は迫ってみよう。

 

隣の坂田さん
え!!何ですかツルトロさん!!
僕の秘密ってなんのことです??
全然聞いてないですよ。

 

向かいの長谷川さん
あ~。あの秘密を暴くときが来たんですね。
ふっふっふ。これは楽しみになってきましたね~。坂田さん。。

 

隣の坂田さん
秘密なんてないからね。
ないでしょ?無いですよねツルトロさん!!

 

ツルトロ
ん~。どうかな。
では、今日はここまで、じゃね~~~。

 

次回、坂田さんの秘密は本当にあるのか?

そして「意外と知らない印刷設定」とは何なのか?

次回の更新をお楽しみに!!

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