関数を教えるなら目的や関数のメリット伝える[目的に合った関数を使うのが正解]

今回の記事では

関数を教える時は何を基準に教えるのが良いのかイマイチ分からない

関数の魅力を伝えるにはどうしたら一番良いんだろう?

関数はたくさん種類があるからどの関数から教えるのが一番良いのか結構悩む

仕事が効率的になる関数を教えると難しいらしくてなかなか上手に使ってもらえない

こういった疑問に答えます

✔関数を教える時のコツのテーマ

①関数を教えるなら目的や関数のメリットを先に伝えるのが最優先です

②関数の基礎を教えたら目的に合った関数を何度か使ってもらうのが正解

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「関数を教える時のコツのテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

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関数を教えるなら目的や関数のメリットを先に伝えるのが最優先です

関数を教える時は関数を使う目的やメリットをなるべく分かりやすく理解してもらうことが一番重要です

なぜなら、関数を使ことで教わる側にどんなメリットがあるのか伝わらないと結局使わなくなってしまうからです

それでは、関数を使うメリットや目的を伝えるための具体的な方法について解説していきます

まず、関数のメリットについて考えてみましょう

関数のメリットは次のようなものがあります

  • 計算が簡単になる
  • 計算を自動化出来る
  • 使い方が比較的簡単
  • ただの書類がツール(道具)になる
  • 複雑な条件の計算でも工夫次第で自動化出来る
  • 作った本人だけじゃなく利用した人全員のメリットになる

こういったメリットがあります

そして、関数を使う目的は『より効率的で便利な仕事道具を作ること』です

では、関数の活用方法の伝え方について考えてみましょう

例えばこんな風に簡単なツールを作った上で数式(四則演算)を使った計算方法とSUM関数を使った計算方法を比較してみるのがファーストステップとしては良いですね

この現金チェック一覧表を作る過程の話は「Excel初心者に順番で教えるのは間違い」という記事で紹介してるので参考にしてみて下さい

まずは、数式を使った手間がかかる計算方法を紹介します

数式を使った場合、合計額を出すにはコレだけ長い計算式が必要だと理解してもらいます

実際、関数を使えない人はこんな風に計算するしか無いのでそもそもExcelの良さは何も伝わらないですよね

重要なのはココで手間を掛けて数式を入力してもらうことです

Excelってなんだか面倒だなという「デメリット」をきちんと伝えることが大切です

そこで登場するのが関数ですよね

公開紹介するのが「SUM関数」です

SUM関数は一番使う頻度が高く簡単な関数です

初心者向けにはもってこいです

さっそく、SUM関数の使い方を解説します

SUM関数の結果を見てもらえば、関数のメリットが伝わりやすいですね

人は目から入る情報を元にほとんどの物事を判断しています

つまり、見た目で訴え掛けた方が効率的でインパクトがあります

SUM関数が便利そうだなと伝わったところで実際の解説に入りましょう

1つ目が「オートSUM」ボタンを使う方法です

手順としては、「数式」タブの「関数ライブラリ」グループから「オートSUM」関数ボタンをクリックする方法です

ボタンを押した結果、「=SUM(C3:C12)」と言う形で合計したい範囲を自動的に選択してくれる機能があることを伝えます

ただ、今回の場合は合計したい範囲に数式の合計額を含んでしまっているので、マウスのドラッグ操作で合計範囲を手軽に指定し直せることを伝えてあげましょう

コレだけでも「SUM関数の使い方」と「合計範囲の修正方法」が伝わります

あとは、慣れるまで何度か作業をしてもらえれば十分ですよね

あとは、主な関数の挿入方法について解説を加えます

SUM関数以外の関数を使いたい時の対策として

「数式」タブの「オートSUM」ボタンの▼マークを押して選択する方法

関数の挿入ボタンをクリックして

関数名の一覧から「SUM」を選択「OK」ボタンを押す

数値1の範囲設定をする「ダイアログ形式」

「数式」タブの「関数ライブラリ」にある「数学/三角」ボタンを押す

目的の関数をクリックして設定していく「カテゴリー形式」

あとは関数に慣れた段階で関数を直接入力する「直接設定形式」などを押さえておけば、関数の基礎はOKですね

繰り返しになりますが、関数を教える時は関数を使う目的やメリットをなるべく分かりやすく理解してもらうことが一番重要です

関数の基礎を教えたら目的に合った関数を何度か使ってもらうのが正解

関数の基本的操作に慣れたら目的をハッキリさせて繰り返し設定してもらうのが正解です

なぜなら、関数のメリットを伝えるためには目的がハッキリしていて、何度も設定してもらうことが大切だからです

ただ、闇雲に関数を教えるのは間違っています

なぜなら、目的や具体的な使い方がイメージ出来ないと、教わる側も何のためにこの関数を使っているのかよく分からなくなるからです

つまり、関数の素晴らしさを教わる側に実感してもらえないと意味がないということです

では、教わる側のメリットとは何でしょうか?

答えは「Excelの関数を使って作業を簡単にしたい」ということですよね

「作業」とは入力する回数だったり、計算をする手間のことです

関数の最大のメリットはこの「作業の自動化」です

だから、Excelは使い方次第で物凄く便利なツールになり、全世界的に普及している訳ですよね

まず必要なのが「作業の目的に合った関数を紹介すること」です

特に私のオススメの関数は「IF関数」です

この関数は実務で物凄く活用してくれるので教えないという選択肢はありません

簡単にIF関数の教え方について解説していくので、まず目的をハッキリさせましょう

今回の場合は、「お金の枚数が0になったら補給」と表示させたいとします

そのためには、「条件分岐」をしてくれる関数を知る必要があります

なぜなら、関数を設定すればこの切り分け作業を自動化出来るからですね

設定方法は何でも大丈夫なので、今回は直接入力方式で解説します

設定内容はこんな感じですね

シンプルですが「0」ではない場合、「金額×枚数で合計額を表示する」設定もしています

基礎と応用が覚えられて更に実務的なので活用できそうですよね

「活用できそう」だと感じる = 「ワクワクする」と思います

この感覚が重要です

ワクワクは相手にとってのメリットなので、こういった教え方がベストです

設定したIF関数をオートフィル機能でコピーします

コレだけで目的を達成できます

その上に自動で表示内容を切り替えてくれるので、関数を使ったExcelの自動化もこれで実感してもらえます

全てのことに共通する考え方ですが、相手にとってのメリットは何なのか?

ということをよく考えてみるとExcelをどんな風に教えたら良いのか自然と見えて来ますよ

繰り返しになりますが、関数の基本的操作に慣れたら目的をハッキリさせて繰り返し設定してもらうのが正解です

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