ステップアップが加速する!!「行列方向」と7種のショートカット-Excel基礎編-

年末は、師走という言葉がある通りバタバタしますね。

年末調整・大掃除・忘年会・クリスマスやお正月イベント盛りだくさんです。

 

何だか、イベントが多くて目が回りそうな今日このごろ。

改めましてこんにちは、ツルトロこと鶴谷朋亮です。

 

今回は、意外と覚えづらいExcelの素朴な疑問と

覚えて損なし初心者の内に覚えておきたい「ショートカット・キー」の紹介です。

 

行と列って縦と横のどっち?

生徒さんから聞かれた意外と多い質問です。

Excelの行と列って慣れないと意外と分かりづらいんです。

漢字や言葉が似ているから、混乱するんですよね。

分かります。私もそうでした。

そんな時は、『漢字』で覚えてしまうことです。

「いや。だから解りづらいんだってば」って思いますよね。

ところが、漢字の形をよく見てみましょう。

 

行と列

行と列には、それぞれ隙間があります。

隙間の方向=縦か横の方向になっているんです。

イメージは、こんな感じです。

行と列

 

どうです?案外としっくりきませんか?

私は、しばらく「行は横、列は縦」とブツブツ唱えながら、このイメージ合わせて

しばらく口に出して覚えました。

 

周りの人は、ドン引きです。

こんな感じ(漢字だけに)覚えてみてくださいね。

 

初心者から中級者に簡単にステップアップするショートカット

まだ、Excelは初心者というあなた

このショートカット機能を覚えましょう。

 

私が10年仕事でExcelを使ってきた中で覚えやすく初心者の方でも

仕事の効率が上がるショートカットキーを紹介します。

ショートカットキーとは

ショートカット キーとは、キーボードを使ってパソコンの操作を簡単に行うための機能です。

ショートカット キーを使用すると、キーボードから手を離してマウスに持ち替える必要がないので、

文書の編集を行っている場合などに効率よく作業を行うことができます。

マウスを使用することが難しい方や、支援技術を使用して入力を行う方の手助けとなります。

Microsoft様より引用

《F2》キー

機能:アクティブセルを編集します。

何が便利なのか?解りづらいですよね。

今回は、「手順の数」を「手数(てかず)」と表現しますね。

 

ショートカットキーとマウス操作を比較します。

セルを編集するには

方法 手数
マウスを使った場合 ダブルクリックをする クリック2回
ショートカットキーを使った場合 F2キーを押す キー1回

 

マウスより、ショートカットキーを使った方が

手数が1回少ないですね。

そんなに変わらないようにも思えますがこう考えてみましょう。

 

例えば、100回の編集が必要になった場合

マウス:クリック2回×100回=200回

ショートカットキー:キー1回×100回=100回

単純計算で2倍違います。

 

2倍です。うまい棒が2倍の大きさだったらすぐ満腹です。

 

あくまで単純計算ですが、疲労という部分でも考えてみましょう。

 

【マウス操作の場合】

作業は長め → 画面を見る時間も長い → 目が疲れる →

体が疲れている → 体は重くなる → 効率も悪くなる →

他の仕事に取り掛かるまで時間が必要 → 仕事が溜まりやすくなる → 自分がやりたい仕事が中々出来ない

 

【ショートカットキーを覚えると】

作業は短くなる → 画面を見る時間も短く → 目が疲れにくくなる →

体の疲れが減る → 体が楽になる → 効率も良くなる →

他の仕事が片付く → あとあと楽になる → 自分がやりたい仕事ができる

 

オーバーには表現していますが、「塵も積もれば山となる」

なので、少しずつ効率の良い操作を覚えるだけでもメリットは十分あります。

ボタン1つだから簡単でしょ。コレだけなので覚えちゃいましょう。

 

《F10》キー

機能:半角英数の変換をしてくれます。

1回目:半角小文字 「tomoaki」

2回目:半角大文字 「TOMOAKI」

3回目:1文字目を半角大文字、その後は半角小文字 「Tomoaki」

キーを押すたびに1~3回目を繰り返します。

 

コレだけでも自動で半角にしてアルファベットで表示してくれるので

便利なんですが、特に一押しなのが数字を打つときです。

 

Excelは、「全角の数字を文字」として扱います。

 

こんな場合を考えてみましょう。

一連の作業中で「文字を入力していて他のセルに日付」を入力したい時。

 

A1のセル → 「名前」を入力

B1のセル → 「日付」を入力

 

本来は、入力モードを「ひらがな」入力→「直接(半角英数)」入力

に切り替えるというのがスマートですね。

 

ただ、パソコンに慣れてくると入力モードを切り替えるのって意外と面倒なんです。

なので、入力モードを変えずに入力するケースも多いんです。

 

そうすると

《鶴谷朋亮 2017・12・1》 名前と日付を「かな入力」で打ったとします。

本当は《鶴谷朋亮 2017/12/1》って打ちたいんです。

 

テンキーがついていれば良いんですが、ノートパソコンを持ち運んで使いたい場合

テンキーが付いていないことが多いんですね。

 

私のような面倒くさがりな人間は、切り替え無用!!

みたいな感じで、ばーーって打っちゃいます。

 

変換キーで変換しても良いんですが、目的の文字までの変換って意外と押す数が多くなります。

だったら、最初から目的がはっきりしたキーを1回押すだけで

狙い通りに変換してくれるキーを1つ覚えたほうが効率的なんですね。

 

まとめて覚えましょう。《C》《X》《V》《S》《A》キー

このショートカットキーはまとめて覚えましょう。

というのも、まずキーボードの左下のキーをなんとなく見てみましょう。

どうですか?見えてきましたか?

 

「パンダ」とか「イルカ」とか「犬」が見えた方。重症です。

目が疲れているので、今日はゆっくり休みましょう。

 

よく見ると、それぞれのキーが近い位置にまとまっていることに気づかれた方

素晴らしいです。それが正解です。

 

そう、これらのキーは便利な上にまとまっているんです。

もし、キーが「あさり」だったら大漁です。

 

それぞれのショートカット機能を使うには、

最初に《Ctrl》(コントロールキー)を押しっぱなしにしておきます。

そうすると、それぞれこんな機能が使えます。

 

《Ctrl》+《C》=『コピー』

《Ctrl》+《X》=『切り取り』

《Ctrl》+《V》=『貼り付け』

《Ctrl》+《S》=『上書き保存』

《Ctrl》+《A》=『全て選択』

 

そのままの意味です。

この2つのキーを押す時は、《Ctrl》を左手の小指で押しながら

人差し指などでそれぞれのキーを押します。

 

慣れるとかなり効率が上がります。

但し、慣れる前は小指がつります!!

 

コピーから上書き保存までは、よく紹介されますが、

『すべて選択』を先に覚えてもらいたいというのは、私の体験からくるものです。

 

なぜか。

それは、Excelに慣れて多くのデータを扱う時に効果を発揮するからです。

 

多くのデータを扱うということは、広い範囲のセルを選択する

ということでもあります。

 

範囲が広いのでスクロールをさせながら、ドラックして範囲選択をする人が多いんです。

コレは正しいんですよ。

私も以前は初心者さんにはハードルが高いので特に詳しい説明はしていませんでした。

 

でも、マウスを使って広い範囲を選択するのは、難しい作業なんです。

途中でマウスから手を離すと選択が解除され、苦痛を覚えることがあります。

 

以前も仕事にめっちゃ役立つ「表」の作り方で触れていますが、

実践的な使い方をすると表は大きくなります。

試しにリンク先に「表のデータ」があるのでダウンロードしてみましょう。

 

スクロールと、ショートカットで「表をすべて選択」して、その差を実感してみて下さい。

「百聞は一見にしかず」です。

Googleマップはこう使え!!で「大きめの表のデータ」を用意していますので

こっちもダウンロードすると更に実感できます。

 

《Ctrl》+《←・→・↑・↓》

意外と使うのがこの組み合わせです。

コレが効く!!

Excelの表の規模が大きくなるに連れて、カーソルの移動が面倒になります。

 

最終行を確認したい時は

行や列の非表示で調整することも出来ますが

行数が増えると非表示にするのも一苦労……。

作業がキツくなります。

 

そこでこのショートカットキーの登場です。

最終行と最終列まで一瞬で移動します。

瞬間移動の旅を満喫できます。ごめんなさい大げさです。

 

コレを表の中で使ってみると文字などが入力されている

最終行と最終列に移動することが出来ます。

 

何が便利なのかというと

最終行数が分かれば、どれくらいのデータが入力されているか分かります。

データがどれだけ入力されているか。というのは、意外と確認する機会が多くなります。

スクロールするよりも遥かに早いので時短には欠かせない技です。

是非マスターしましょう。

 

最後に

ココまで覚えれば、初心者が覚えるショートカットキーは十分です。

最初のウチに覚えてしまうことで、キー操作に慣れてくるので

他のショートカットも覚えていきやすくなります。

 

実際に同じ職場の人に教えた事がありましたが、かなり効率的になっていました。

学生の時も社会人になっても複数人で何かを作ることは、多々あります。

特に仕事となると、やることが多くなってくるので

効果を実感できますよ。

是非、マスターして快適ライフを手に入れましょう。

 

最後までお読みいただきありがとうございました。

この記事が、少しでもお役に立てたら幸いです。

(^_^) それではまた、お会いしましょう。 バイバイ

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