使わないなんてありえない!! 無料で高機能なExcelで現金出納帳の超活用法

今回は、 私イチオシの超オススメフリーソフトにつてのお話です。

その名は「EXCELで現金出納帳」というExcelで作られたフリーソフトなんです。

特に零細企業や個人事業主として働かれている方など、帳簿の作成はデジタルにしたいけど、あまりお金を掛けられないという方にとってはめっちゃ嬉しいソフトです。

どんな仕事をしていても、経理・事務関連などの仕事 は必ず存在しますよね。

特に 比較的規模が小さな零細や個人事業主の方にとって、本業以外の仕事に関する部分ではなるべくお金を掛けたく無いものです。

さらに、帳簿の作成などはできればExcelを使ってサクッと無料で出来たら嬉しくないですか? 私は大喜びです!!

例えば、高機能な経理ソフトが1ライセンス(1台のパソコンで使える権利)¥10,000で販売されていたとしましょう。

これを3台のパソコンで使いたいと思ったとしましょう。

これを実現するには、単純計算で¥30,000は掛かりますね。

高機能なソフトは色々なことができますが、全ての機能を使うわけでは無いですし、使い方を覚える必要もあれば使う人が変われば1から使い方を覚える必要があります。

ところが、「Excelで現金出納帳が作れる」とどうでしょう?

Excelは比較的に誰でも操作することができるので、ソフトを使うというハードルは低いですよね。しかも無料で使えるんだったら言うこと無しです。

今日は、そんな『Excelで現金出納帳』の紹介と実用的な使い方を紹介しちゃいます。

ではでは、張り切って本編へ行ってみよう!!

フリーソフトって何?

現金出納帳の説明の前に、そもそもフリーソフトって一体何でしょうか?

フリーソフトウェア財団の提唱する自由なソフトウェアと、無償で配布されるソフトウェアの2つの意味がある。前者は、ソースコードが公開され、コピーや改変、再配布が可能。たいてい無償で配布されているが、有償の場合もある。通常、フリーソフトウェアという場合は、この自由なソフトウェアを意味する。後者はフリーウェア、またはフリーソフトと呼ばれるもので、無料で使えるが、ソースコードが公開されているとは限らず、営利目的での使用や再配布が禁止されているものも多い。

コトバンク様のASCII.jpデジタル用語辞典の解説より引用

つまり、フリーソフトとは「フリーで使えるソフトウェア」のことです。

うん。そのまんまですね。

フリーという言葉は、自由という意味がありますが日本では「無料」と言った意味で使われる事が多いです。

つまり、「無料で使えるソフトだよ」というのがフリーソフトです。

フリーソフトのついては、最強フリーソフト11選でも紹介してますので、参考にしてみて下さい。

実は、フリーソフトには大きく分けると3つのタイプに別れます。

  1. インストールタイプ
  2. ポータブルタイプ
  3. Officeタイプ

大雑把ですが分けるとこんな感じです。

1つ目は、インストールタイプといってパソコンにインストールするタイプのソフトです。

高機能なソフトが多いですが、高価で使い方を最初から覚える必要があることの多いですね。

2つ目は、ポータブルタイプと言ってUSBメモリーなどで持ち運んだり、Dropboxを始めとしたクラウド上で共有出来るタイプのソフトです。

3つ目は、Officeタイプと言ってExcelやAccessをプログラミンして作成したソフトです。

今回紹介するのは、3つ目のタイプであるOfficeタイプのソフトです。

Excelなどを持っていると使える上に無料なのですごく重宝しますよ。

「Excelで現金出納帳(げんきんすいとうちょう)」ってどんなソフト?

それでは、『Excelで現金出納帳』について紹介しますね。

Excelで現金出納帳は、Vector(ベクター)というフリーソフトを管理公開してくれている老舗会社のホームページで公開されています。

名前の通り「Excel」を使って作られている現金出納帳でシンプルな作りで使いやすく素晴らしいソフトです。

現金出納帳というと、難しそうな名前なので身構えてしまいそうですが、警戒する必要は無いんですよ。

現金出納帳を簡単に言うと「お小遣い帳のおかたい版」です。

要は現金の出し入れを管理するための帳簿のことですね。

このソフトは、基本的にフリーソフトですが一部の機能制限があるシェアソフトでもあります。

シェアウェアとは、ソフトウェアの配布・利用許諾方式の一つで、取得と初期の使用は無償だが、利用期間や機能に一定の制約があり、これを解除して継続的に使用したい場合に料金の支払いを求めるもの。

e-Words様より引用

このソフトは、勘定科目の登録数の全49項目の内、29項目までは無料で利用できますが、あと20項目使いたい時は、製作者でいらっしゃる『hootown様』に¥1,000を支払いシリアル番号を入力することで、フル機能で利用できます。

詳しくは、フリーソフトと一緒に入っている「必ずお読み下さい.txt」に記入されているので、そちらに読んで下さいね。

では、実際にどんなソフトでどんな風に使うのか? について詳しく紹介していきましょう。

Excelで現金出納帳の初期設定をしよう

まず、Excelで現金出納帳のダウンロード~初期設定をしてみましょう。

ダウンロードページを開いて②「ダウンロードページへ」ボタンをクリックしましょう。

③「このソフトを今すぐダウンロード」ボタンをクリックしましょう。

④ダウンロードした「excelgenkin240.zip」ファイルを解凍すると、「EXCELで現金出納帳2.40」というフォルダが解凍されます。

語尾の「2.40」という数字がバージョンを表しています。

フォルダの中の「EXCELで現金出納帳2.40.xls」というファイルをダブルクリックで開きましょう。

ファイルを開くと色々なボタンが表示されますが、初期設定と特によく使うボタンを押さえましょう。

「出金伝票 入力」・「入金伝票 入力」・「出納帳 呼び出し」が基本操作に必要なボタンです。

「初期設定」・「データ初期化」が初期設定の時に使用するボタンです。

早速入力開始!! と行きたいところですがちょっと待った!!

まずは、「初期設定ボタン」を押して最初に設定する内容を確認しておきましょう。

この画面が初期設定の画面です。

オレンジのエリアが無料で利用できる項目です。

グリーンのエリアが有料で利用できる項目です。

無料でも勘定科目は、25項目使えるので49項目まで使いたい時は、¥1,000の利用料金を hootown様 宛に支払えばシリアル番号を教えてもらえるので、すべての項目を利用したい時は、有料版で利用しましょう。

各設定を確認出来たら、「✕」ボタンをクリックして設定画面を閉じましょう。

「データの初期化」ボタンを押すことでサンプル内容はリセットされて自分で各項目を再度設定することになります。

ここで一度「勘定科目(かんじょうかもく)」や「内訳(うちわけ)」について押さえておきましょう。

遠回りのようですが大切なことなのでここで一度整理しておきましょうね。

勘定科目(かんじょうかもく)と摘要(てきよう)って何?

まず、現金出納帳を作成するためには、「勘定科目」と「適用」いうものが何なのか知る必要があります。

この2つの言葉は抑えておいてほしい専門用語なので少し触れてみましょう。

難しい言葉ですが、言い方を変えれば簡単なので抑えてみましょう

勘定科目って何?

勘定科目とは

勘定科目とは、企業を運営していくうえで発生する収益と費用を記録するために必要な分類項目の名称のことです。

勘定科目を使って仕訳作業を行い、運営に必要な貸借対照表(1)・損益計算書(2)などを作成します。勘定科目の決め方としては、法律で「○○には○○という科目を使う」といった明確な決まりはありません。企業ごとのルールや、使っている会計ソフトによって勘定科目が異なります。

*1 企業のある時点での財務状態をまとめた表

*2 企業の一定期間における収益と費用を照らし合わせ、当期純利益を算出するためにまとめた表

Freee様公式ページより引用

つまり、お客様用に本を買ったとしましょう。

勘定科目とは、この「本」の「ジャンルを決める」ことなので「新聞図書費」という勘定科目に振り分けるというルールがあるよという意味なんですね。

勘定は古い言い方で「お勘定=お会計・支払い(Pay)」と同じ意味で、支払いをした科目(ジャンル)は〇〇ですよ。というのが勘定科目ということですね。

摘要って何のこと?

摘要とは、簡単に言うと使ったお金の内訳のことです。

例えば、「HeyYo商店」でボールペンやホチキス・ハサミなど事務仕事に使う道具を買ったとしましょう。

買い物をしたら、領収書を貰う必要があるので、お店に発行してもらいました。

ところが、領収書には合計額が記入されていることが多いのでその明細を報告する (書く) 必要があります。

¥1,500で買った場合は、¥500→ボールペン×5本 ¥600→ホチキス ¥400→ハサミ こんな風に「何の商品をいくつ買って、それぞれいくらなのか?」という明細が必要なわけですね。

この細かい内容のことを「摘要」または、「内訳(うちわけ)」と言います。

さて、どうですか? 勘定科目と摘要については分かってもらえましたか?

お小遣い帳と同じようなものなので、そんなに難しいことではないんですよ。

ただ、言い方が古いだけです。

何を買っていくらで、それは何のジャンルなのか? ということを書くための書類を現金出納帳と言うんだよ。ということさえ抑えておけばOKです。

出金伝票(しゅっきんでんぴょう)と入金伝票(にゅうきんでんぴょう)って何?

コレも意外と知らない人がいるので簡単に説明しておきましょう。

出金伝票とは、使ったお金の内訳を書く時に使う書類のことです。

日付・支払先・勘定科目・摘要・金額などを記入します。

この出金伝票を基にして現金出納帳に記帳(きちょう)するというのが、昔からのやり方なんですよ。

記帳とは、現金出納帳に書き写すという意味です。

入金伝票もほぼ同じです。

どこのお金を入金したか? ということを書くための書類です。

多くの場合は、銀行からいつ・いくら下ろしてきたのかを記入して、現金出納帳に記帳します。

昔は、こういった書類をその度に作って手書きしていたんですね。

この作業をデジタルで再現して、なおかつ自動化してくれたのが今回紹介している「Excelで現金出納帳」です。

さて、知っていると便利な基礎知識はこんなものです。

次は、実際の使い方について見てきましょう。

初期設定を済ませよう!!

まずは、初期設定をしてみましょう。

はじめにサンプルとして入力されている内容をリセットしましょう。

初期設定の勘定科目をそのまま使いたい場合は、その他の登録をすればそのまま流用できるので、とっておくのも一つの方法なので自分に合った方法で設定すればOKです。

①データ初期化ボタンをクリックしましょう。

②データの初期化の警告が表示されますが、問題無ければ「はい(Y)」ボタンをクリックしましょう。

③リセットされると、タイトル項目以外真っ白になるので各項目を入力しましょう。

④設定が終わったら、「×」ボタンで初期設定ダイアログを閉じれば登録完了です。

⑤初期設定された内容の一部は、タイトル部分に反映されます。

尚、入力できる期間は1年間です。

1年という期間は、決算期間なのでそれ以外の期間は入力出来ないように作られています。

こういった工夫は、誤入力が無くなるので非常にありがたいですね。

勘定科目のまとめ

今回は私がよく使う勘定科目のサンプルをまとめました。

1~15には出金に関わる科目・31~40には入金に関わる項目を設定しています。

もちろん。設定の仕方は自由ですがこのサンプルを使いたい!!

と思ったら表の内容をコピペして使って下さいね。

出金用の勘定科目 入金用の勘定科目
1 広告宣伝費 31 普通預金
2 消耗品費 32 売上高
3 旅費交通費    
4 接待交際費    
5 修繕費    
6 通信費    
7 福利厚生費    
8 租税公課    
9 荷造運賃    
10 水道光熱費    
11 車両費    
12 事務用品費    

「出金伝票」と「入力伝票」を入力してみよう!!

まずは、出金伝票を入力しましょう。

出金伝票の入力方法

①「出金伝票 入力」ボタンをクリックします。

②日付・金額・科目・摘要を入力しましょう。

勘定科目は、初期設定をした時に決めた番号を入力すればOKです。

「広告宣伝費」の場合は、「01」と入力するだけです。

ココで注目したい点が2箇所あります。

1つ目は、勘定科目を入力する時は、登録番号を入力するだけで勘定科目が反映される点です。

勘定科目を手で入力したり、その都度選択するのは意外と大変なんですが番号を入力するだけで済むなら、すごく簡単ですよね。

一度に5件を一気に登録出来るんですが、番号を入力するだけなので、サクッと入力できちゃう点がめっちゃ便利です。

2つ目は、金額の合計額が表示されるところです。

明細を入力するということは、入力された総額を把握するのがなかなか大変ですが、この合計を見ておけば、今の時点でいくら分入力されたのかがすぐに分かりますよね。

こういった細かい気配りがあるので、ストレスが無くどんどん入力出来る作りがすごくありがたいです。

③入力が終わったら、「伝票登録」ボタンをクリックしましょう。

④登録が終わると、金額から摘要の項目がリセットされます。

もちろん登録は済んでいますよ。

伝票に入力された内容は、出納帳に自動で記帳されているので心配無用です。

引き続き伝票を入力していきます。

ココでもう一つ注目のポイントがあります。

それは、摘要科目の左側にあるテキストボックスです。

実はこのボックスは、勘定科目と同じ様に番号を入力するだけで摘要が入力出来てしまう優れものなんです。

ただ、よく使う摘要内容を登録する必要があるので、操作方法を見ていきましょう。

⑤「摘要」項目を登録するには、画面左下で行います。

まずは、勘定科目と適用内容を関連付けたいので、勘定番号に勘定科目番号を入力します。

次に【摘要番号】に「登録したい番号」を入力して「摘要内容」を入力しましょう。

最後に「摘要登録」ボタンをクリックして終了です。

要は例えば、「消耗品費」を設定したら、摘要項目の番号に「01」と入力したら、「よくつかう適用内容」と自動的に入力してねという登録作業をするということですね。

⑥これで勘定科目も適用内容も番号さえ入力するれば、いちいち入力しなくて済むので非常に便利になるんですよ。

⑦入力が終了したら、「閉じる(キャンセル)」ボタンを押せば登録終了です。

入力伝票の入力方法

入力伝票の入力方法は、実は説明するまでもないんです。

どうしてか? 操作方法は出金伝票と全くと言っていいほど同じだからです。

まずは、「入金伝票」ボタンをクリックしましょう。

出金伝票と入金伝票の違いは文字の色だけです。

やることは同じなので、サクッと登録すればOKです。

出金伝票の入力方法をマスターしてしまえば良いので簡単で助かります。

出納帳の見方と入力内容の修正・削除方法を知っておこう!!

まずは、現金出納帳の見方について説明しましょう。

①現金出納帳を表示するには、「出納帳 呼び出し」ボタンをクリックしましょう。

まず、基本的な見方ですが、簡単に言うと伝票で入力した内容がそのまま転記されているだけです。

伝票との違いは金額の記入場所の違いです。

向かって「左側には入金の金額」「右側には出金の金額」が入力されていますよね。

実は、帳簿の書き方のルールでそう決まっているんですね。

「借方(かりかた)」「貸方(かしかた)」という専門用語があるんですが、左側と右側に書いてある数字で入金と出金を分けているんだよ。ということだけ覚えておけばOKです。

「メニュー画面へ」ボタンは、最初の画面に戻ります。

「印刷」ボタンは、出納帳を印刷する時に使います。

削除・変更はどうすれば良いの?

次に各項目の削除や修正方法について見ていきましょう。

削除の方法は、2パターンあります。

1つ目の方法は、「選択項目削除」です。

2つ目の方法は、「伝票削除」です。

選択項目を削除しよう

まずは、「選択項目削除」の方法を見ていきましょう。

今回は、「旅費交通費」を削除したいので「支払金額(黄色いセル)」をダブルクリックします。

②ダブルクリックすると「出金伝票」が表示されるので、科目のテキストボックスに「50」と入力すると、削除と表示されるので準備完了です。

もし、2項目以上削除したい場合は、それぞれの項目の科目に「50」を設定しましょう。

③設定が完了したら、『変更して登録』ボタンをクリックしましょう。

④変更して登録を押すと、元の「現金出納帳」が表示されてキチンと項目が削除されていますね。選択削除は以上です。

※なお、削除や変更をした場合は、同じ日の場合は順番が変更されます。

つまり、伝票番号順ではなく「登録・変更順」で並べ替えられるようなので、その点だけ注意が必要です。

伝票ごと削除しよう

削除にはもう一つの方法があります。

それは、「伝票削除(でんぴょうさくじょ)」という方法です。

伝票削除とは、そのままの意味で作った伝票自体を削除するという方法ですね。

選択削除との違いは、簡単に言うと一つ一つ削除するか、伝票単位でまとめて削除するか。ただそれだけの違いです。

操作もすごく簡単なので早速見てみましょう。

①一番上の「消耗品費」を含んだ伝票がいらないので、支払金額(黄色い)セルをダブルクリックしましょう。

②「伝票削除」ボタンをクリックします。

③「伝票削除をして大丈夫か?」 と聞かれますので問題無ければ「はい」ボタンをクリックします。

④削除されたことが確認出来たら終了です。

こんな風に1項目づつ削除するか。伝票を重複して入力してしまった場合に伝票ごと削除するか。

この2つのパターンが用意されているので、状況に合わせて上手に削除してみて下さい。

入力済みの内容を変更しよう

次は、『変更の方法』について見ていきましょう。

変更方法は「削除」と途中まで処理が同じなので簡単です。

①変更したい金額をダブルクリックします。

②変更したい項目を修正しましょう。

金額・科目・適用などを修正します。

③「変更して登録」ボタンをクリックします。

④無事に金額が変更されればOKです。

科目・適用も同じように登録出来ます。

現金出納帳を印刷しよう

現金出納帳の印刷方法は、2パターンあります。

1つ目は、1ヶ月ずつ印刷する方法

2つ目は、複数月まとめて印刷する方法です。

まずは、1ヶ月ずつ印刷する方法を見てみましょう。

1ヶ月分印刷する

①「印刷」ボタンをクリックしましょう。

②印刷した月をクリックしましょう。

③「印刷」ボタンをクリックしましょう。

これだけです。簡単ですね。

複数月分印刷する

次は、複数月印刷する方法の紹介です。

1ヶ月づつ印刷するのも良いんですが、1年間をまとめて印刷したいときってありますよね。

そんな時は、複数月を選択して印刷するだけですが実際にやり方を確認しておきましょう。

①印刷ボタンをクリックしましょう

②印刷したい月数をドラッグして選択しましょう

③印刷ボタンをクリックしましょう。

どうですか? 操作自体は簡単ですね。

例えば、決算などで1年分まとめて印刷したいなと言う時に便利なので覚えておきましょう。

印刷結果をPDFファイルとして保存してみよう

突然ですが、WordやExcelなどデジタルの弱点ってなんでしょう?

データだから削除しちゃうと復活出来ないことでしょうか? もしくは技量によって個人差が大きいことでしょうか?

細かく言えばもっと弱点はあるんですが、今回のようにExcelで現金出納帳などを作成した時に一番危ないのは、データが「改ざん」できてしまう点です。

削除・変更・登録など手書きでは面倒な作業はデジタル化すると効率がぐっと上がるんですが、反面データを壊そうと思えば簡単に出来てしまうということです。

もちろん。デジタルでもアナログでも悪いことをしようと思えばいくらでもやりようはあるんですが、もちろん悪用は厳禁です。

また、悪用ではなく誤入力などの人為的なミスをすることもあるでしょう。

そんな時にどういう対策をとっておくのが良いか? 悩みどころですよね。

もちろん、印刷したりデータのバックアップをとっておけばそれも対処法ではありますが、ペーパーレスの時代もあってデジタルでとっておくことのメリットもあります。

じゃあ、デジタルの場合どんな対策があるんでしょう?

答えは、ExcelのファイルをPDFファイルにして保存しておくことです。

PDFファイルとは

PDF
フルスペル:Portable Document Format
読み方:ピーディーエフ
別名:PDF形式,Adobe PDF
PDFとは、Adobe Systemsが開発した、テキストや画像を含む電子文書を扱う技術、およびファイル形式のことである。ファイルには拡張子として「.pdf」が付く。

Weblio辞書様より引用

PDFファイルを簡単にいうと画像ファイルです。

画像ファイルをもっと簡単にいうと写真と同じようなものです。

つまり、Excelのファイルだと編集が簡単にできてしましますが、PDFファイルにしてしまえば、写真なので変更が難しくなります。

リアルでいうと、帳簿をカメラで撮って保存しておくような感じでしょうか。

画像にするメリットはもう一つあって、もし相手がExcelがインストールされていないパソコンを使っていたとしても、画像を見ることはできるので確認してもらえるというメリットもあったりするんですね。

ただ、ExcelファイルをPDFファイルに変換する方法

なんていうと、なんだかとっても難しそうに思いますよね。

でも実はPDFファイルに変換する方法ってすごく簡単にできるんですよ。

早速方法を見ていきましょう。

CubePDFを使ってPDFファイルに変換しよう

ExcelをPDFファイルに変更するには、フリーソフトをインストールしてPDFファイル化するのが一番簡単です。

但し、ちょっとしたコツが必要なのでそのコツも一緒に押さえていきましょう。

まずは、CubePDF(キューブPDF)というフリーソフトがあるのでインストールしましょう。

①「無料ダウンロード」もしくは、「64bit版はこちら」をックリックしてソフトをダウンロードしたら、「CubePDF」をインストールしましょう。

②PDFファイルの作成設定は、現金出納帳で行うので前もって開いておきましょう。

最初の画面で「ファイル」→「印刷」とクリックしましょう。

プリンターをクリックしたら、「CubePDF」を選びましょう。

③印刷ボタンをクリックします。

「CubePDFの印刷ダイアログ」が表示されるので、「出力ファイル:」の追加の種類のリストから、「先頭に結合」をクリックしましょう。

⑤「設定の保存」ボタンをクリックしましょう。

これで初期設定は終わったので、「キャンセル」ボタンをクリックして一度終了します。

⑥PDF化するには、「出納帳呼び出し」ボタンを押して帳票の「印刷」をします。

印刷したい月を選択して、「印刷」 ボタン を押しましょう。

⑦印刷する枚数が多いといくつも印刷ダイアログが重なって表示されますが、一番上のダイアログから、「変換」ボタンを押すだけです。

⑧同じ名前で保存しようとするので、確認用のダイアログが表示されますが、「OK」ボタンを押せば大丈夫です。

これを繰り返すことで一つのPDFファイルとして例えば、1年分の現金出納帳(PDF版)を保存することが出来ます。

初期設定は少し手間ですが、一度設定しておけば終わりなので試しみて下さいね。

まとめ

どうでしたか? 「Excelで現金出納帳」の使い方から活用方法を紹介してきましたが、魅力はお伝えできたでしょうか?

実は今回、本ソフトの作者である「hootowon様」に連絡をしてPDFへの変換方法などを教えていただきました。

また、無料でこんなにも便利なソフトを公開して下さって感謝感謝です。

フリーソフトというのは、無料で使えるのが最大のメリットなんですが無料で使えるということは、保守メンテナンスなどが行われないことがあります。

つまり、年月が経っても改良などが行われず問題が起こっても必ず対応していただける保証は無いですし、問題が発生しても全て自己責任になります。

ただ、今回ように連絡をとればキチンと対応いただけたり、2019年1月でも年度を「和暦から西暦に変更」していただけるなど、管理してくださる作者さんも多くいらっしゃいます。

自己責任ということは変わりませんが、フリーソフトでもこういったクオリティの高いキチンとしたソフトを有効利用すれば、面倒な作業を楽にしてくれる素晴らしい体験ができるのでありがたく使わせてもらいましょう。

今回は、基本的な一連の使い方に絞って紹介させてもらいました。

この他にも「相手勘定科目の印刷」・「科目集計表印刷」機能や「データ抽出_西暦.xls」ファイルを使った現金出納帳のデータを抜き出すファイルを用意頂いているなど、便利な機能が揃っているので、現金出納帳をデジタル化したいと考えている方にとってもオススメのソフトです。

最後まで読んでいただきありがとうございました。

それでは、また次回お会いしましょう。 まったね~ ~ ~ 。

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