ビジネスメールはGmailで差がつく!! 面倒な文章は「返信定型文」で1発解消!!

桜が満開ですね。

お花見ウィーク突入です。

夏日になるところもあるようですが、春は意外と気温の変動があるので基本は暖かい恰好をしておいて、陽気が良い日は上着を脱いぐというスタイルが合っていますね。

 

でも、あまり浮かれてお酒に飲まれないようにしましょう。

節度をもって楽しむのが良い花見の方法ですね。

 

今日は、Gmail(ジー・メール)の《返信定形文》という機能の紹介です。

この「返信定形文」という機能を使いこなすと仕事の効率が、グッと上がります。

使いこなすといっても難しいことは無いんですよ。

結構簡単な割に効果大の使わな損な機能なので、使いこなして仕事をパパっと片付けちゃいましょう!!

Gmail(ジー・メール)ってなに?

Gmailとは、Google社が提供する無料のメールサービスのことです。

Googleの「G」と「mail」でGmail。

うん。まんまですね。

 

Gmailには色々なメリットがあります。

  • 無料で使える
  • 高機能で色々なことができる。
  • Googleのアカウントがあれば、すぐに利用できる。
  • スマホやパソコン・タブレットなど、色々な機械で使える。
  • インターネットに繋がる環境があれば、どこからでも使える。

 

今のところGoogleがつぶれてしまうようなことは考えにくいですね。

インターネットといえばGoogleといっても過言ではない時代になってきました。

なので、Gmailがサービスとして使えなくなる可能性は、低いと思っておいて問題ありません。

もちろん。何事も100パーセントではありません。

メールよりも普及した連絡手段が大部分を占めるようになると、もしかしたら廃止になるかもしれませんが、今はその心配はいらないようです。

 

メリットが多いGmailは会社でも使ってほしいサービスなんですが

ただ、会社で使うとなると「セキュリティー面」が心配ですよね。

メールの内容が盗み見されたりしないか?といったことです。

 

ひと昔前は、「Gmailはセキュリティーが甘いから仕事では使えない」という声もありました。

でも、今はそんなことはありません。

下手なメールソフトを使うよりも、安全性が確保されているGmailを使った方が安心です。

 

理由は、セキュリティー(暗号化)がきちんとされていることです。

トランスポート レイヤ セキュリティ(TLS)

トランスポート レイヤ セキュリティ(TLS)という技術を使って暗号化 することで、配信中のメールが傍受されるのを防ぐことができ ます。TLS は、受信と送信の両方のメール トラフィックでメール を暗号化して安全に配信するためのプロトコルです。メールサーバー間 の傍受を防ぎ、メール プロバイダ間を移動中のメールのプライバシーを 守ります。TLS は安全なメールの標準として採用されています。

Gmailのヘルプより引用

 

要は、メールの送受信をするときは、「TLS」という仕組みを使って「メールを送った人」か「受け取った人」じゃないと内容を見ることが出来ない仕組でメールを守っているよ。

ということです。

 

検索といえばGoogleなので、メールのセキュリティーも自然と高くなるのは納得できますよね。

ビジネスでも、プライベートでも使いやすくメリットが多いので、ぜひ活用してみましょう。

 

Gmailの返信定形文(へんしん・ていがたぶん)ってどんな機能?

「返信定形文」という言葉を聞いたことはありますか?

私はGmailを使って初めて知りました。

 

「返信定形文」とは、読んで字のごとく返信用のひな形(テンプレート)を作るための機能です。

この機能の最大のメリットは、パパッと返信メールが作れることです。

名前に「返信」とついていますが、もちろん新しくメールを作るときにも使えます。

 

メールのやり取り、特にビジネスメールでは大体同じような内容のメールのやり取りがほとんどです。

でも返信用の文章をいちいち入力するのって、とっても不便ですよね。

それにめっちゃ面倒だし、時間がもったいないです。

 

そこで、活躍するのが「返信定形文」です。

作業は単純です。

ひな形になる文章を用意して、保存して、使うだけ。

ね。簡単ですね。文章だけで終わったら大ブーイングなので、さっそく使い方を見てみましょう。

 

返信定形文を使ってみよう

「返信定形文」を使うには、まずいくつかの準備が必要です。

指の準備運動をしたら、さっそく準備に取り掛かりましょう。

 

Labs(ラボス)機能をONにする

Gmailには、Labs機能というものがあります。

日本語では「研究室(ラボ)」という意味です。

 

名前の通り、この機能はGmailのお試し機能なので、標準では使えなくなっています。

開発中といっても十分使える機能なのでONにしましょう。

 

Step1.返信定型文の機能をONにする

Gmailの「受信トレイ」を開いておきましょう。

「歯車のマーク→設定」の順にクリックしましょう。

 

Step2.「Labs」をクリック→少し下にスクロールして、「返信定形文」にチェックを入れましょう。

「変更を保存ボタン」を押して準備OKです。

 

「返信定形文」を作るには、新規のメールを作ろう

返信定形文は、普通のメールを作ってそれをひな形にします。

続けて作業をしていきましょう。

 

Step3.「受信トレイ」に切り替えたら、「作成ボタン」を押します。

 

Step4.「ひな形」になる「件名と本文」をあらかじめ入力しましょう。

次に、「▲」→「返信定形文」→「返信定形文を作成」をクリックしましょう。

ひな形のサンプルの文章は、図の下に用意しておきますので、よければ使ってください。

《ひな形サンプル》

一番上の分は、件名として使って下さい。

【△△社】○○参考資料の送付

○○株式会社 △△部 部長
田中 太郎 様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の田中です。

このたび、御社のホームページを拝見し、
掲載されている「○○○」につきまして、当社で購入を検討しております。
お忙しいなか大変恐縮ですが、
関連する資料を以下の住所までお送りいただけますでしょうか。

お手数おかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

----------------------------------------
株式会社○○
△△部 ××課
田中 太郎
Mail:12345@tanaka.jp
Tell:0-0000-0000
住所:〒100-0000 東京都○○区××町△番
----------------------------------------

 

Step5.「返信定形文」を保存します。

但し、「名前は件名」になるので、変更しないことをお勧めします。

 

Step6.保存した「返信定形文」の内容に問題が無いかチェックしましょう。

保存した定形文を消すか、新しくメールを作ってさっそく使ってみましょう。

問題なく反映されたら、完了です。お疲れさまでした。

 

返信定形文は、注意が必要!!

返信定形文は、実はちょっと注意が必要です。

それは、「保存と削除グループ」の扱いに注意することです。

 

保存の機能は、《上書き》です。

本当に上書きしても良いか?と聞かれますが、もし間違って全く違うメールの内容を上書きしてしまったら泣けます。

その時はあきらめましょう。というのは、冗談です。

そんな時は、「送信済みトレイ」の返信定形文を使ったメールを見つけましょう

それをコピーして、ちょっと修正したらもう一回、上書きしちゃいましょう。

 

そしら、復活です。セーフ!!

何とかはなりますが、ちょっと手間なので注意しましょうね。

 

削除の機能も上書きと同じようなものです。

これも削除してしまったら、同じ方法で復活できますが、同じように「ちょい手間」なので注意しましょう。

 

「追加と削除」はどうすればいいの?

 

【追加したい場合】

Step1.定型分を追加したい場合は、事前にひな形になるメールを作っておきます。

返信定型文から、「返信定型文を作成…」を選びましょう。

 

Step2.タイトルを確認したら、「OK」ボタンを押す。

以上です。簡単ですね。

 

【削除したい場合】

Step1.返信定型文の中から、削除グループにある「消したい定型文」をクリックします。

 

Step2.削除するか確認されるので、削除してよければ、「OK」ボタンを押しましょう。

以上です。すごく簡単ですね。

 

まとめ

どうでしたか?「返信定型文」の魅力は伝わったでしょうか?

 

おまけですが、「返信定型文」には、他にも使い道があります。

それは、他のサービスの返信用のひな形にも使えるということです。

 

例えば、こんな場合です。

  • ネットからの予約に対して確認の返信をする場合
  • 面接で日程調整や時間調整のやり取りをする場合
  • 打ち合わせやイベントの調整をする場合

 

こういった場合も何度も毎回同じような内容の文章でやり取りしますよね。

もちろん。ひな形が用意されていて自動的に文章を作ってくれるサービスもありますが、そうでない場合もあります。

そんな時は、「返信定型文」で文章を作ってコピペして使う

これだけでいつものルーチン・ワーク(同じことを繰り返す仕事)の効率がグッと上がりますよ。

 

すごくシンプルな機能なので使いやすいのですが、ちょっとした注意点があります。

それは、大量に定型文を用意してしまうと使いにくくなるということです。

最大でも5つくらいでないと管理が大変なことと、ごちゃごちゃして逆に使いづらくなります。

そうならないように、ひな形を工夫するとより良いですよ。

 

以上。返信定型文の使い方の紹介でした。

ちょっとした工夫で、作業の効率がグッと上がる機能なので早速使ってみて下さいね。

 

最後までお読みいただきありがとうございました。

この記事が、少しでもお役に立てたら幸いです。

ご意見もいただけると励みになります。 それではまた、会おう!!

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