Excelの自動保存はオプションで確認[バックアップならOneDriveも]

今回の記事では

Excelで自動保存してくれるって聞いたことがあるけど本当?

どうしたら自動保存の設定を確認したり元に戻したりできるの?

Excelで保存する間隔やその他のバックアップ方法があれば知りたい

重要な書類をしっかりと保存する具体的な方法も知りたい

こういった疑問に答えます

✔Excelの自動保存機能って何?のテーマ

①Excelの自動保存はオプション設定を見ればちゃんと理解できます

②より安全なバックアップをとっておきたいならOneDriveの活用が鍵

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「Excelの自動保存機能って何?のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

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Excelの自動保存はオプション設定を見ればちゃんと理解できます

Excelの自動保存はオプションで設定されているので確認や設定も簡単に出来ます

なぜなら、オプションには各設定の変更や確認項目が集まっているからです

それでは今回はExcelの自動保存について解説していきます

Excelで重要な書類を作っている時にExcelが固まって(フリーズ)して今までのデータが無くなってしまうことがあります

例えば1時間掛かって作ってきた書類が一瞬で無くなってしまうようなケースです

これはもう絶望以外の言葉では言い表せませんよね

ただ、Excelには「自動保存機能」というものがあり、その機能が働いてくれていれば最悪の事態になった時も最初から作り直すということは無くなります

今回は、そんなExcelでの絶望的なトラブルの対策方法と設定の確認方法について見ていきましょう

Excelの保存方法は3通り

まず、基本ですがExcelにはファイルを保存する方法が3通りあります

  1. 名前を付けて保存
  2. 上書き保存
  3. 自動保存

これが基本です

ではそれぞれの保存方法について改めて確認していきましょう

名前をつけて保存するには「ファイル」タブをクリック

「名前をつけて保存」をクリック

「その他の場所」の「このPC」をクリック

名前をつけて「保存」ボタンをクリック

保存先はパス(保存先の場所)を見て分かる通り「ドキュメント」フォルダです

もしくは「F12」ボタンを押すと「名前を付けて保存」ダイアログがすぐに開くので「ファイル名」を付けて「保存」ボタンをクリック

これが一番最初に保存する方法ですね

では、上書き保存も見てみましょう

「ファイル」タブをクリック

「上書き保存」をクリック

クイックアクセスツールバーの「フロッピーディスク」マークをクリック

もしくは、「Ctrlキー+Sキー」でOKです

ココまではExcelのファイル保存の基本です

では、3つ目の自動保存機能はどうやって確認すればいいでしょうか?

それが、オプション設定です

「ファイル」タブをクリック

「オプション」ボタンをクリック

「保存」をクリック

自動保存のファイルの場所は特殊なフォルダになっていることが分かります

その他に「自動回復用データの保存間隔」は10分ごとになっていることが分かりますね

このタイミングは例えば1分などに修正することはできますが、「10分」のままでも私の経験上十分だと思います

本当に心配な場合は時間を短く設定してみて下さい

そして「ローカルファイルの保存場所」という設定がありますが、コレはExcelのファイルを保存する時は、自動的に「ドキュメントフォルダ」にしてね

という意味です

ちなみに「ローカル」とは自分のパソコンという意味です

今は「クラウドやサーバー」という言葉が出てきますがコレはどちらも「インターネットにあるフォルダ」のことを意味しています

ちなみにこの「excel15.xlb」というファイルが自動保存機能の専用ファイルです

普段はこのフォルダを見る事はできません

理由は、自動バックアップファイルなどExcelが動くのに重要なファイルが入っているので間違っていじってしまわないためです

「実際にバックアップファイルがあるんだな」と思っておいてもらえれば大丈夫です

自動保存の場所と設定方法

では、自動保存ファイルの設定方法についてもう少し詳しく見てみましょう

作業前に「オプションの保存」ページまで開いておいて下さい

自動保存がもし有効になっていない場合は、「次の間隔で自動回復用データを保存する」か「保存しないで終了する場合、最後に自動回復されたバージョンを残す」にチェックが履いているか確認して下さい

もしチェックが外れていたらチェックを入れましょう

自動保存は何かの原因で保存されずに閉じてしまったファイルを復元してくれるすぐれものなので、コレを有効にしておきましょう

普通はチェックが勝手に外れてしまうことは無いのでそこまで心配しなくても大丈夫です

保存のタイミングを短くしたい時は、分数を指定するスピンボタンをクリックするか、直接時間を入力すれば変更出来ます

変更後は「OK」ボタンをクリックすれば設定終了です

繰り返しになりますが、Excelの自動保存はオプションで設定されているので確認や設定も簡単に出来ます

より安全なバックアップをとっておきたいならOneDriveの活用が鍵

Excelのバックアップをより確実にしたいならOneDriveを活用するのが一番簡単です

なぜなら、OneDriveはマイクロソフト社が無料で提供してくれているクラウドサービスだからです

それではOneDriveにExcelを自動保存する方法について解説していきます

OneDriveとはマイクロソフト社が基本無料で提供しているクラウドサービスですが、クラウドとはインターネット上にあるパソコンのことです

もう少し詳しく言うと「クラウドとはクラウドストレージ」と良い直訳すると「雲の記憶装置」という意味で雲はインターネットを表していて、記憶装置はハードディスクなどのことを言います

つまり、クラウドにデータを保存しておけば自分のパソコンで間違ってデータを消してしまっても復活させることができる便利な機能ということです

OneDriveへの保存設定

では、OneDriveへの保存設定について見ていきましょう

やり方はすごく簡単です

「クイックアクセスツールバー」の「▼」ボタンをクリック

「自動保存」をクリック

「自動保存」がオフの場合は「オフ」ボタンをクリックして「オン」に切り替えます

「OneDrive-個人用」と表示されるのでアイコンをクリック

OneDriveに自動でドキュメントフォルダが保存され、以降ドキュメントフォルダに保存されたファイルは全てOneDriveに自動で保存されるようになります

作業自体はすごく簡単なのでぜひ設定しておきましょう

自動保存とバックアップの復元方法

最後に自動保存されているバックアップファイルからファイルを復元する方法について解説します

まず、復元とはバックアップファイルを使って元のファイルの状態に戻すことです

例えば10分間隔で自動保存していたファイルは最新版のファイルが壊れてしまった時に10分前までの状態に復活させることができるという訳です

今回はOneDriveの保存履歴からファイルの状態を復元する方法について見ていきましょう

なお、Excelの自動保存機能は、強制的にExcelが終了してしまった時に左側にファイル名が表示されるので、ファイル名をクリックすることで復元出来ます

「ファイル名」をクリック

「バージョン履歴」をクリック

バージョン履歴が右端に表示されるので、バージョンを開くという方をクリック

これが、バックアップされた過去のバージョンのファイルです

「復元」ボタンをクリック

これだけでOneDriveにバックアップをとっている場合は簡単に復元することが出来ます

もし、間違って上書きしてしまっても落ち着いて復元すれば大丈夫なので慌てずに「復元機能」を使ってみましょう

繰り返しになりますが、Excelのバックアップをより確実にしたいならOneDriveを活用するのが一番簡単です

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