Excelで書類を作るコツは余白とレイアウト［セルの扱い方のコツ］

今回の記事では

Excelで書類を作るように言われたけどどう作れば良いのか分からない

Excelを使った書類づくりのコツや注意することを教えてほしい

Excelで書類を作っているとレイアウトや印刷が上手く出来なくて困る

どうしたら書類をキレイに作ったりスムースな書類づくりが出来るの？

こういった疑問に答えます

✔Excelで書類を作るコツのテーマ

①Excelで書類を作るコツは余白とページレイアウトの設定です

②Excelでのレイアウトはセルの扱い方のコツを押さえればOK

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「Excelで書類を作るコツのテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

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Excelで書類を作るコツは余白とページレイアウトの設定です

Excelで書類を作る一番大切なコツは、余白とページレイアウトを正しく設定することが最重要です

なぜなら、Excelは書類作りを目的に設計されたソフトでは無いのでレイアウトなどは自分で調整する必要があるからです

それでは、実際にExcelでの書類作りのコツについて解説していきます

尚、Excel操作の基本は出来ていることを前提とした解説となります

もし、Excelの基礎に不安がある場合はExcelページを見て基本を押さえてみて下さい

また、Excelでの書類作成前に重要なチェック項目があります

以下の条件で書類作成を考えている場合は、Excelでの書類作りをしないことをオススメします

1. 作りたい書類に計算式は必要無い
2. POPのようにレイアウトやデザイン重視の書類を作りたい
3. 表として作りたいからExcelで書類を作ろうと思った
4. 一部でも表が含まれているのでExcelで書類作りがしたい
5. 上司に指示されたからExcelで書類を作る必要がある

この項目に当てはまる場合は、Excelでの書類作成はしない方が良いです

「計算を自動化する必要がない・レイアウト重視・表が含まれているから・上司に指示されただけ」という理由でExcelを選ぶのはやめた方が正解です

なぜなら、さっきの項目に当てはまる書類を作る場合Wordの方が向いているからです

どうしてWordの方が向いているのでしょうか？

答えは、「Word=書類や文章を作ることに向いているソフト」「Excel=計算の自動化など業務効率改善を目的にしたソフト」だからです

つまり、チェック項目に当てはまった書類はWordの方がよっぽどキレイに作れます

多くの方に共通しているのが、「Wordって文章を書いたりするのは良いけど実務的な書類はExcelを使った方が良いよね」と思い込んでいることです

Excelで書類を作るならExcelでないと作業するのにすごく時間が掛かるような「計算がメイン」の書類を作るのが正解です

もし、上司や依頼人にそのことを伝えても、Excelじゃないとダメと言われたらあきらめましょう

解説前の前提が長くなってしまい申し訳ありませんが、もう１点Excelでの書類作りの注意点を知っておいて下さい

それは、Excelを方眼紙にして書類を作らないこと

Excelの方眼紙とはこんな感じです

こんな風にセルの幅を調整して「方眼紙」のように使うのは禁止した方が良いと思っています

この方法をネット上で解説している人がそれなりの数いますが、この方法だとセルの結合が多くなる・数式を設定していると分かりにくい上に再設定する時にすごく面倒

といったデメリットしかありません

Excelはなるべくセルの結合をしないように最小で済ませるのが、一番効率的な作り方だと私は考えています

前置きが長くなってしまいましたが、それでもExcelで書類を作らなくてはいけない状況の場合は、これから紹介するコツを覚えておくと便利です

では、詳しく解説していきましょう

余白とページレイアウトは書類作成前に設定しよう

まずは、余白設定からです

余白設定は狭いを選択しておくのが無難ですね

なぜなら、Excelの余白は結構広めに設定されていて印刷の時も余白が入るためです

手紙のような余白があった方が良い書類は別ですが、それこそWordで作るべきです

もう一つが「拡大・縮小設定」で縦・横を1ページに収める設定をしておくのが無難です

これなら、印刷した時に1ページに収めてくれるのでかなり便利です

ただ、横幅は固定した方が無難ですが何枚にもなるような長い書類づくりをしたいなら「縦は自動」に設定して置く方が正解です

目的によって変わってくるので余白も拡大・縮小設定も絶対ではありませんが、キレイな書類を作りたいなら知っておくべき設定です

今回の設定は最終的に「印刷」することが前提です

しかし、印刷しないにしても用紙サイズに収める設定をしておくのはマナーだと思って下さい

これらの設定は、相手に対する気遣いです

もし、相手方が印刷して使おうとした場合、無駄な印刷を防ぐ予防になります

絶対大丈夫とは言いませんが最低限のマナーだと理解しておきましょう

これも立派なExcelで書類を作る時のコツです

もう一つ余白設定でオススメなのが「ページ中央」設定です

余白の設定から「ページ中央」の「水平」にチェックを入れます

こうしておくことで印刷した書類が自動的に紙の中央に配置されます

Excelでは「用紙の左上」に書類が配置されるのでこの設定をしておけばキレイな書類作りに役立ちます

Wordは最初から紙の真ん中に文章が来るように設計されているので、Excelではこの設定は必須と言っても良いですね

これで下準備は出来ました

後半ではもう少し具体的な書類作りのコツを解説していきます

繰り返しになりますが、Excelで書類を作る一番大切なコツは、余白とページレイアウトを正しく設定することが最重要です

Excelでのレイアウトはセルの扱い方のコツを押さえればOK

Excelで書類作成をするためのレイアウトのコツはセルの扱いで決まります

なぜなら、行や列幅の調整・セルの結合といった設定がExcelで書類を作るための第2のコツだからです

それでは、具体的なセルの設定について見ていきましょう

まずは、今回作ってみる書類の完成形を見てみましょう

今回は簡単な「カウンセリングシート」を用意しました

これだけでも十分コツは盛り込まれているので、最初は小さな書類を作ってもらうのがベストです

なぜなら、最初から複雑な書類を作るとなるとどうしても「Excel方眼紙」の様なマス目を結合する使いづらい書類になってしまうからです

方眼紙式だと、あとから他の人が編集する時にとても面倒なことになるので本当にオススメしません

必要最小限の行数と列数で書類を作る

作業前に必ず確認しておきたいのが行数と列数は必要最低限にすることです

いかに行と列を最低限に出来るかが今後の使い勝手を左右します

今回は「11行4列」で済んでいます

これで最小限のセル結合をすれば立派な書類ができます

もちろん、最初から正確な行・列数を想定する必要はありません

作り込んでいくうちにどうしてもココは追加しないとどうにもならないという場合は追加してOKです

むやみにセルを細かくしないということが理解出来ていれば十分です

罫線を引いてセル範囲のあたりを付けるのもあり

Excelはセルが重要で印刷されない線が引かれています

そのセルが邪魔になるので逆の発送から、行・列を余計に入力してセルが複雑になってしまいます

細かくしても結合すればレイアウトが上手くいくと考えてしまうからです

それを防止する手として想定している入力範囲があれば先に罫線を引いて、当たりをつけておくのも一つです

実際はこんな感じです

こんな風にどこまでのセルを使うかは罫線を引いておくと便利です

文字の縮小表示と折返し

まずは表になっている部分を調整しましょう

表になっている範囲は表内に文字を収める必要がるので文字を縮小して表示する設定をすると多少見た目が整理されます

列幅を適当に調整して文字の縮小設定をしましょう

表の中を全選択します

セルの書式設定で「縮小して全体を表示する」にチェックを押して「OK」ボタンをクリック

これで表内すべての文字を縮小して表示することが出来ました

ココまでくるとなんとなく全体像が見えてきますね

次は、「◼本日はご来店いただき～」の部分を折り返し表示する設定をしてみましょう

今のままでは文字が長すぎるので強制的に改行して折り返し設定をしていきます

「折返し表示設定」と「セルの結合」をしておくと便利なので合わせて設定してみましょう

結合したい範囲を選択します

セルを「横方向に結合」します

「セルの書式設定」で「折り返して全体を表示する」をクリックして

「OK」ボタンをクリック

ここで行の高さを適当に広げておきます

「～いただいております」と「お手数ですが」の間で「Altキー+Enterキー」でセル内改行をします

折返し設定は「セルの右端」で改行され「セル内改行」はセル内での好きな位置で改行出来ます

この組み合わせであれば好きな場所で文字を折り返すことが出来ます

ココまで出来たら全体がより見やすくなったので全体の行列の高さや幅を調整しておきましょう

仕上げにセルを結合と文字の配置を調整して完成

では、仕上げにセルを結合して書類を完成させましょう

選択範囲でセルの結合をします

文字の配置を整えて完成です

こんな風に必要最小限の行数と列数で書類を作ることで他の人も編集が簡単に出来ます

このやり方であれば、スムースにExcelでも書類を作ること出来るので挑戦してみて下さいね

Excelで書類作成をするためのレイアウトのコツはセルの扱いで決まります