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Excel 鶴谷　朋亮

本当に使えるExcel関数１０＋３選

今回は、実務で役立つExcel関数を分かりやすくご紹介します。

Excelにはたくさんの関数がありますが、今回ご紹介する関数を抑えておけば

仕事で役立つこと間違いなしです。(^_^)

実践的な使い方から、上司や先輩に褒められるコツ？までまとめました。

気になる関数の使い方から見ていくのがオススメです。

※この記事の一覧表に記載された個人情報は、全てダミーデータです。

実務で使うならコレ！！絶対オススメ関数10選

SUM(サム)関数

～『とりあえずSUMで！！』って言って欲しい合計関数～

《機能》

任意のセル範囲に入力された数字の合計を計算してくれます。

《使いどころ》

広い範囲を合計したい時に使うと効果的です。

《メリット》

  1. セル範囲を指定するので、「比較演算子の数式」を入力するよりも式が短くて済みます。
  2. 指定した範囲に「数字以外」が入力されていてもエラーになりません。
    (比較演算子の数式ではエラーになります)
  3. 他の人が見ても分かりやすく、修正する場合も簡単です。
  4. 基本の関数です。実務でよく使われるのでマスターしておきましょう。

《デメリット》

  1. 時間や日付の合計を求めるときには、表示された時間を信じてはいけません。
    表示形式の工夫が必要な場合があるので気をつけてましょう。

【実務での使い方】

SUM関数は、「算数の足し算の式」のような比較演算子を使った数式を

ギュッと縮められるのが一番の武器です。

(比較演算子(ひかくえんざんし)とは、「+」「-」「*」「/」の記号のことです)

例えば、請求書の金額を自動で計算出来るようにしてみると、より実践的になりますよ。

SUM関数の使い方
［数式］=SUM(C4：C13)
［意味］=SUM(最初のセル～最後のセル)の範囲を合計する。
［基本］比較演算子を使った数式の代わりにSUM関数を使って数式を短くします。
［応用］「請求書」などを作る時に使うと、ちょっとしたアプリとして使えます。

SUMIF(サムイフ)・SUMIFS(サムイフス)関数

～特技で見分ける条件付き合計関数～

《機能》

SUMIF関数「条件別に指定範囲の合計値を計算」してくれます。
SUMIFS関数「複数の条件で指定範囲の合計値を計算」してくれます。

《使いどころ》

SUMIF関数たくさんのデータから、「条件を指定して合計値を計算したい時」に使います。
SUMIFS関数たくさんのデータから、「複数の条件を指定して合計値を計算したい時」
に使います。

《メリット》

  1. SUM関数では出来ない「条件別の合計値」を計算をしてくれます。
  2. SUMIF関数は、SUM関数とIF関数のイイトコ取りをしている関数なので、実務にもってこいです。
  3. SUMIFS関数は、より複雑な条件でも手軽に集計をすることが出来ます。
  4. 集計結果を傾向分析の資料として使うなど、利用の幅を広げることが出来ます。

《デメリット》

  1. SUMIFとSUMIFS関数は、数式のルールが違うので混乱しやすい。
  2. SUMIFS関数は、複数の条件を指定できますが、「条件が多い=数式が長く」なってしまうので
    あまり多くの条件を指定すると、訳が分からなくなってしまう危険性があります。

【実務での使い方】

SUMIF関数・SUMIFS関数は、たくさんのデータを基に

条件に合った金額の合計を手軽に計算することが出来ます。

例えば、100件のデータが手元にあって、それを○○の条件で合計して

と言われて手作業でやるとなったら、ゾッとしませんか？

これが1,000件以上あったとしたら、私は気絶します！！

関数の良いところは、たとえ10,000件あってもこれくらいであれば、1秒くらいで計算してくれます。

覚えてしまえば、かなりの時短になるのでマスターしてみましょう。

SUMIF・SUMIFS関数の使い方
［数式］=SUMIF(F5:F66,“男”,E5:E66)
［意味］=SUMIF(条件のセル範囲,条件,合計したい範囲)
  
［数式］=SUMIFS(E5:E66,G5:G66,“千葉県”,F5:F66,“女”)
［意味］=SUMIFS(合計したいセル範囲,条件のセル範囲1,条件1,条件のセル範囲2,条件2)
  
［基本］SUMIF関数：例)「男性の売上合計額」を計算したい時に使います。
 SUMIFS関数：例)「千葉県在住で女性の方」など複数の条件に合った合計額
を計算したい時に使います。
［応用］担当者やエリア別の売上をまとめた報告書づくりなどに役立ちます。

AVERAGE(アベレージ)とROUND(ラウンド)関数

～セットで使おう！！平均と端数処理関数～

《機能》

AVERAGE関数「指定範囲の平均値を計算」してくれます。
ROUND関数「指定した値の端数を指定桁数で四捨五入」してくれます。

《使いどころ》

AVERAGE関数たくさんのデータから、「指定した範囲の平均値を計算したい時」に使います。
ROUND関数端数処理が必要な「時間の合計」や「0未満」の数字が関わる計算に使います。

《メリット》

  1. AVERAGE関数は、簡単に平均値を求めることが出来ます。使い方はSUM関数とほぼ同じです。
  2. ROUND関数は、四捨五入で端数処理を自動的にしてくれます。
  3. 2つの関数をセットで覚えることで、端数処理をする癖がつきます。
    ※「時間や割合の計算」では、重要なポイントとなるので覚えると実務で役立ちます。

《デメリット》

  1. AVERAGE関数は、時間の平均を出したいなど、表示形式に注意する必要がある場合があります。
  2. ROUND関数は、端数処理をする「桁の指定」方法にルールがあるので最初は覚えにくいかもしれません。

【実務での使い方】

AVERAGE関数とROUND関数はセットで使うことが重要です。

なぜか。理由は、「平均」を出すと端数が出ることが多々あるからです。

端数処理は、何も設定しないとExcelが判断して「端数を四捨五入」で表示します。

業種や目的によっては、キチンと端数処理をすることが重要となってきますので

端数が出る計算には、ROUND系関数で端数処理をしっかりする。

ということを習慣にしましょう。

AVERAGE関数とROUND関数の使い方
［数式］=AVERAGE(B5:B12)
 ［意味］=AVERAGE(最初のセル～最後のセル)の平均を計算する。
  
［数式］=ROUND(A17,0)
 ［意味］=ROUND(指定セルの端数処理する桁数)
  
 ［数式］=ROUND(AVERAGE(B5:B12),0)
［意味］=ROUND(AVERAGE(最初のセル～最後のセル)の端数処理する桁数)
  
［基本］AVERAGE関数：商品Aの販売地域での平均価格を調べる。
 ROUND関数：四捨五入して正確な値を求める。
［応用］「都道府県別」の売上価格の平均を計算して、販売エリア戦略の資料づくりに使う。

COUNTA(カウント・エー)関数

～数を数える専門家関数～

《機能》

「空白以外のセルの数」を数えてくれます。

《使いどころ》

たくさんのデータから、「空白以外の数を計算したい時」に使います。

《メリット》

  1. 簡単に空白以外の数を求めることが出来ます。(SUM関数とほぼ同じ使い方)
  2. 表を目で確認して1つずつ数を数えるよりも、早くて確実にカウント出来ます。

《デメリット》

  1. 「空白以外を数える」と言うことは、数字・文字・記号を見境無しにカウントします。
    つまり、数えたいモノをしっかり意識しないと、
    余計なカウントをしてしまう可能性があるので注意して下さい。

【実務での使い方】

COUNTA関数は、空白以外の数を数えてくれる関数です。

SUM関数と同じような使い方なので、覚えやすい関数ですね。

例えば、セミナー参加者の数を数えたいときは、名前の数を数えても良いですし、

参加・不参加の列を追加して、参加者数をカウントしても良いですね。

使い方は、アイディア次第ですのでマスターしてみましょう。

COUNTA関数の使い方
［数式］=COUNTA(A5:A31)
［意味］=COUNTA(最初のセル～最後のセル)の数を数える
［基本］セミナー参加者のリストから、参加者人数を計算する。
［応用］セミナー参加者の都道府県や連絡先の登録数を数えて、参加者数との差で未登録者数を調べる。

VLOOKUP(ブイ・ルックアップ)関数

～辞書みたい。調べるならこの関数～

《機能》

「条件に合う値を一覧表から検索」して表示してくれます。

《使いどころ》

1人の社員名簿を作成したい時に全社員のデータベースから、

「名前」を指定しただけで、そのほかの情報が自動的に反映されるような

簡易システムを作ることも出来ます。

《メリット》

  1. たくさんのデータ(データベース)と相性が抜群です！！
  2. 使い方をマスターすれば、色々な場面で重宝します。

《デメリット》

  1. 使い方を覚えるには慣れが必要です。
  2. データベースを基にすると言うことは、
    列の数が多くなることもあるので、列数を指定する時は少し面倒です。

【実務での使い方】

社員名簿や請求書を作る場合、氏名や品番を入力すれば

住所や連絡先・商品名や単価などをデータベースから調べて表示してくれるので

ちょっとしたアプリが作れ、使い方と工夫次第で仕事の効率をグッと改善できますよ。

私が好きな関数No.2の実力の持ち主です！

VLOOKUP関数の使い方
［数式］VLOOKUP($B31,$B$5:$K$27,6,0)
［意味］VLOOKUP($B31のセルを見て,指定したセル範囲の,6列目の値を,B31セルと一致したら)
表示してね。
［基本］氏名を見て表の中に探している人の名前があったら、指定した列の値を表示させる。
［応用］品番を入力すれば、品名・単価などが自動的に表示される
「請求書」の作成が出来るようになります。

IF(イフ)・IFERROR(イフ・エラー)・COUNTIF(カウント・イフ)関数

～IF三兄弟は妄想好き?用途が広い条件分岐関数～

《機能》

IF関数「もし、○○だったら、□□してほしい」という時に使う関数です。
IFERROR関数「もし、結果がエラーだったら○○って表示して」ていう時に使う関数です。
COUNTIF関数「対象のセル範囲の中に○○というモノがあれば、数を数えて表示して」
ていう時に使う関数です。

《使いどころ》

使いどころのオンパレードです。(笑)

もし、A1セルに「キャベツ」って入力されてたら、B1セルに「野菜」って表示してね。
こんな感じで使います。

条件によって表示される結果を判断してくれる優秀な3つの関数なので

是非マスターして下さい。

《メリット》

  1. 条件を指定することで、自動的に結果を判断して表示してくれます。
  2. 条件判断は、実務で必ずというくらい出てくるので、是非マスターして下さい。
  3. 関数のネストをすることで複雑な判断を自動化できます。

《デメリット》

  1. コツを掴むまでは、使いこなすのに時間が掛かることがあります。
  2. 条件分岐をさせるので、どうしても数式が長くなりがちです。
    他の人が修正することも考えて、ひと工夫することも必要になります。

【実務での使い方】

☆IF関数は、私のお気に入り関数NO.1です。

必ず必要になるので是非マスターしてみて下さい。

「○○だったら△△っていう表示をして」っていう作業は、思っているよりもたくさんあります。

はじめは難しいように感じますが、慣れてしまえばこっちのものです。

落ち着いて使い慣れてみてくださいね。

☆IFERROR関数は、答えがエラーの時に活躍します。

Excelを使っていると、エラーに直面するシーンは珍しく無いので覚えておいて損は無いですよ。

☆COUNTIF関数は、数えたい対象を指定出来るのでCOUNT関数より使うことが多いかもしれません。

この項目だけ数えたいのに、こんなにたくさんデータがあると数えるの大変！！

って言う時に間違いなく助けてくれますよ。

IF関数・IFERROR関数・COUNTIF関数の使い方
［数式］=IF(VLOOKUP($B35,$B$5:$K$27,4,0)=””,“”,VLOOKUP($B35,$B$5:$K$27,4,0))
 ［意味］=IF(VLOOKUP関数の結果が空白だったら、空白を表示して、
そうじゃなかったらVLOOKUP関数の結果を表示して)
  
［数式］=IFERROR(VLOOKUP($B28,$B$5:$K$16,4,0),“”)
 ［意味］=IFERROR(VLOOKUP関数の結果がエラーだったら、空白を表示して)
(エラー以外はVLOOKUP関数の結果を表示)
  
［数式］=COUNTIF($D$5:$D$16,B32)
 ［意味］=COUNTIF(D5～D16のセル範囲から、B32のセルの条件に合う数を合計数を表示して)
  
［基本］条件を指定して何かしたいと思ったら、IF系の関数を使います。
［応用］IF系の関数と他の関数をネストさせると、使える幅がグット広がります。

地味に使える！！小技関数3選

PHONETHIC(フォネティック)関数

～フリガナは、こいつにお任せ専門家関数～

《機能》

指定したセルの「フリガナ」を表示してくれます。

《使いどころ》

氏名からフリガナだけを別のセルに表示させたい時に使います。

《メリット》

  1. 漢字の名前から、フリガナだけを別のセルに表示できます。

《デメリット》

  1. CSVデータなど、フリガナの情報を含まない漢字だと表示できません。

【実務での使い方】

漢字の並べ替えをしたい時に効果があります。

漢字って色々な読み方がありますよね。特に「人名や地名」は独特のものが結構あります。

名前で50音順に並べ替えたりすると、間違って並んでしまうことがあります。

原因は、「フリガナが間違っている」ことにあります。

そうなると、フリガナを表示して1つ1つ直していくしか無いんですが

Excelの標準機能だけでやろうとすると、文字が小さくて直しづらいんです。

そんな時に役立つのがこの関数です。

私もよく使うのですが、フリガナだけ大きく表示すると直しやすいです。

フリガナを修正すると、正しいフリガナがすぐに表示されるのですごく便利ですよ。

PHONETHIC関数の使い方
［数式］=PHONETIC(A13)
［意味］=PHONETIC(A13のセルのフリガナ)を表示してね。
［基本］別のセルにフリガナを表示したい時に使います。
［応用］フリガナを直す必要がある時に使うと、便利さを実感できますよ。

DATE(デイト)関数

～日付変換の専門家関数～

《機能》

「日付にしたい複数のセル」を日付のシリアル値に変更してくれる関数です。

《使いどころ》

たまに、年月日が「バラバラのセル」に入力されていることがあります。

それらの「数字を日付」としてExcelに認識してもらいたい時に使います。

《メリット》

  1. 日付のシリアル値に簡単に変換してくれます。

《デメリット》

  1. 年月日それぞれを指定するので、どこかの値が設定されていないと
    日付として正しく認識されないことがあります。

【実務での使い方】

年月日を分けて売上を分析したい。

などの目的で日付をセルに分けることは意外とあります。

ただ、日付を分けてしまうとExcelは数字としてしか認識してくれません。

それをまた日付にしたい。ということがあるんです。

そんな時は、この関数の出番です。

なれると楽しくなるので、ある意味クセのある関数なんですよ。

使い方は比較的シンプルなのでマスターしておくと便利ですよ。

DATE関数の使い方
［数式］=DATE(B10,C10,D10)
［意味］=DATE(年数のセル,月数のセル,日数のセル)
［基本］「年・月・日」に分かれている数字を「日付のシリアル値」として表示する。
［応用］「離れた場所のセルの数字」を日付として設定する。

RAND(ランド)関数

～ちょっとくせ者、ランダム関数～

《機能》

「ランダムな数字」を自動で表示してくれます。

《使いどころ》

テスト用に適当な数字が欲しい時。設定した計算が合っているかテストしたい時にオススメです。

《メリット》

適当な数字のデータがほしい時にチャチャッと自動で作ってくれます。

《デメリット》

  1. セルに何か入力したり、ちょっとした操作をした時に
    勝手にランダムな数字に変えちゃう。クセのある関数です。
    そんな時はコピーをして、適当なセルに「値のみ貼り付け」をしておくと便利ですよ。

【実務での使い方】

売上の管理表等を作りたいと考えた時に、計算結果が正しく設定されているか

確認テストをしたい時があります。

でもテスト用の適当な数字を用意するのは面倒ですよね？

そんな時は、この関数を使って下さい。

ちょっと癖があるのですが、意外と重宝します。

色々なことを任される様になると、テスト出来る環境がほしいって

思うことも多くなります。そんな環境づくりに役立つ意外と知られていない関数です。

RAND関数の使い方
［数式］=ROUND(RAND()*100000,0)
［意味］=ROUND関数で端数処理(「10万までのランダムな数」を生成,小数第一位未満を四捨五入)
［基本］テスト環境を準備する。
［応用］1つ作っておけば、今後テストとして「適当なデータが必要な時」に重宝する。

最後までお読みいただきありがとうございました。

いかがでしたでしょうか。

関数も使い方と工夫次第で色々なことが出来る。ということを知っていただけましたか？

仕事の時短や、効率を上げることにも役立つ知識ですので

覚えてみてくださいね。

この記事が、少しでもお役に立てたら幸いです。(^_^)

それではまた、お会いしましょう。

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