Excelというとビジネスで使う「THE仕事のソフト」というイメージが強いですよね。
Office(直訳で「事務所」)というシリーズなので、確かに仕事で役立つことが多いですよね。
でも、Excelはプライベートでもとっても役立つ優秀なソフトです。
私は、女性と一緒に仕事をすることが多いのですが、大半の女性はITについてはあまり詳しくないし、それほど興味が無いです。
でも、事務職を選ばれるのは女性がほとんどです。
しかし、実際のスキルは、偏見かもしれませんが男性の方が圧倒的に高いです。
女性が携わる仕事に情報の分析やマーケティング・プログラミングなどが関わる仕事が少ないことが、その原因かもしれません。
ただ、女性・男性に限らず、もう少しスキルアップしてもらっても良いかなと思うことは多々あります。
なぜなら、Excelを使った仕事を任せて、私は他の仕事に時間を使いたいのにExcelの使いかたを知らない人に頼むと、使い方から教えることになります。
これじゃあ、自分でやった方が早くないか？と思うことがあるからです。
ただ、今回はExcelとGoogleを使って100%趣味で使える活用術を紹介しちゃおう！！という話です。
私のモットーは、仕事だろうが遊びだろうが一生懸命やって、楽しんでやろう！！！とうことです。
ついでにExcelのスキルも上がって一石二鳥です。
ではでは、早速。
実は、面白いExcel活用術！！を見ていきましょう！！
目次を使って読みたい項目へ
Excelを面白くするためには準備が大切
以前に紹介したGoogleマップはこう使え！！ Excel連携が効く「マイマップ」活用術という記事でマイマップを使うとポスティングの配布エリアを調べるのにとっても便利ですよ。
という話をしました。
この方法は、確かに便利なんですが、なにせ面白くない！！
私は変わり者なので楽しいんですが仕事となると、とっつきにくい面はあります。
そうなると、Excelは仕事には使えてもプライベートでは使わないとなっちゃいます。
私もプライベートでポスティングの地図を作ろう。と思ったことはまだもありません。
それでも、何とかプライベートで応用が出来ないか考えてみましょう。
例えば、
- 美容室の多い場所はどこか地図に残しておきたい
- 美味しいカフェの地図を作ったら、友達に自慢できそう
- 「インスタ映え」するお店やスポットがあれば、近くに行ったら寄りたいな
- 海釣りのポイントを釣果ごとにまとめたい
- パソコンの周辺機器やパーツが買える店の情報をまとめておこう
- 今度の旅行の観光スポットの情報をまとめて旅行マップを作りたい
こんな感じのオリジナルの地図があったら便利だと思いません？
では、どうしたら作れるのか実際に作業してみましょう！！
マップにまとめたい情報をExcelで整理してみよう！！
早速、Googleのマイマップにまとめたい情報をExcelを使って作ってみましょう。
Excelの基本的な操作が出来れば、誰にでもできるので操作の心配は必要無いですよ。
ただし、『千里の道も一歩から』というようにオリジナルのマップのデータを作るということは、とっても地道で面倒な作業をしなくてはいけません。
でも、面倒くさがりな私がなるべく最初の一歩を踏み出しやすくするためにサンプルファイルと、なるべくパッと情報を集める方法を紹介しちゃいます。
え～い。最初からマップの基になるExcelなんて作ってられるか！！
というタイプの場合は、銀座周辺の美容室 か 港一覧釣果表(全国版)をダウンロードしちゃいましょう。
もちろん。両方ダウンロードしてもOKです。
いや！！私は真っ白で寂しいExcelを使って最初から作って見せるわ！！
というタイプの場合は、一緒に頑張ってみましょう！！
ちなみに私は、0.1秒で『完成版をダウンロード』して作り始めるタイプです！！
身も蓋もないですね………。(反省します。)
でも、なるべく楽をすることを考えるのがこの「気楽生活ブログ」の目的でもあります。
楽ができるところは、とことんやりましょう！！
※補足：各資料は、ホットペッパービューティー様・日本の港一覧(国土交通省)の各サイトより情報を流用させて頂きました。
各ファイルの内容はこんな感じになっています。
女性用の1シート目は、店名・住所・各髪型の表になっています。
女性用の2シート目は、《髪型》のデータベース(一覧表)になっています。
男性用の1シート目は、港名・郵便番号・住所・釣れる魚の種類の表になっています。
男性用の2シート目は、魚の種類のデータベース(一覧表)になっています。
各ファイルは、自分の体験や経験を記録して、場所と詳細を管理するためのシートになっています。
自分でオリジナルの表を作りたい場合は、内容を自分にあったものに直してもらえるともっと楽しいと思います。
ここで今回作った表の作り方のポイントを抑えておきましょう。
「お店の情報とヘアスタイルシート」と「釣れる魚と場所シート」は、マイマップに反映するためのシートです。
「ヘアスタイルデータシート」と「お魚データシート」は、髪型や魚の種類を管理するデータベース用のシートです。
ところで、データベースって何でしょうか。
データベースとは、複数の主体で共有、利用したり、用途に応じて加工や再利用がしやすいように、一定の形式で作成、管理されたデータの集合のこと。
e-Words様より引用
つまり、データベースとは作る資料に必要な情報をまとめたデータの塊のことです。
内容が重複しない「必要な情報リスト」だと思ってもらえると良いと思います。
今回は、「釣れる魚と場所シート」に「お魚データシート」の内容をランダムに反映させて、サンプルファイルを作りました。(美容室のデータも同じ仕組みで作っています。)
つまり、データと名前のつくシートの内容をマイマップ用のシートで反映して表を作っているということです。
簡単に言うと、データベースという本を見ながら、マイマップ用のノートに内容に応じて書き写しているような感じですね。
絵にするとこんな感じです。
魚の種類やヘアスタイルの種類を増やしたり、減らしたりする専用のシートでそれ以外の情報は入れないようにするのがコツです。
データベースシートとマイマップ用のシートを分けて作ったのは、データベースシートの内容を最新にすることで、マイマップ用のシートも自動で最新のデータに保つことが出来るのが最大のメリットです。
注：今回用意したデータは、サンプルなので実際の魚の分布やヘアスタイルの関係性は考慮していません。
マイマップにデータをインポートしよう！！
ここまでの準備ができれば、完成したようなものです。
まずは、マイマップを開らいてエクセルファイルをインポートしましょう。
マイマップの詳しい作り方は、Googleマップはこう使え！！ Excel連携が効く「マイマップ」活用術をみて下さいね。
今回は、マップの名前を「Excelを趣味に活かした便利なマップ」としました。
アイコンと色に関しては、好きなものを設定しましょう。
はい。これで完了です。簡単で調子がくるってしまうくらいです。
Excelのデータさえきちんと作るとこが出来れば、インポート機能で一瞬で完成します。
もし、場所が見つからないと表示されたデータがあったら、必ずExcelのデータを修正して上書きして下さいね。
修正できたら、再度インポートし直して古いインポートデータは削除しておきましょう。
補足ですがマイマップの作成の際には、下記の条件があります。
- 各地図には最大 10 個のレイヤを追加できます。
- 各地図には、合計 10,000 個のライン、シェイプ、場所を追加できます。
- 各レイヤには、合計 2,000 個のライン、シェイプ、場所を追加できます。
話をまとめると1つの地図。今回は「Excelを活かした便利なマップ」には、「ライン、シェイプ、場所」を10,000個設定できます。
10個までのレイヤが追加でき、各レイヤには、2,000個の「ライン、シェイプ、場所」を設定できます。
つまり、10レイヤ × 2,000アイテム = 20,000個設定できますが、1つの地図には、10,000個のアイテムを設定できますよ。
という意味です。
こんな感じでマイマップには、道順や範囲に色を付けたりできるので使い方次第でもっと趣味に生かせますよ。
マイマップをブログに反映するにはどうすれば良いの？
今回、せっかく作ったマイマップをブログやホームページに反映したいことってありますよね。
結構、難しそうに思えるかもしれませんが、実はめっちゃ簡単なんです。
さっそく、実際のやり方を見てみましょう。
①まず、【共有】をクリックします。
②「非公開-自分だけがアクセスできます」の右側にある【変更…】をクリックします。
③「オン-ウェブ上で一般公開」のラジオボタンをクリックします。
④『保存』ボタンをクリックします。
⑤【オーナーの設定】下の『編集者によるアクセス権の変更や新しいユーザーの追加を禁止します』横のチェックボックスをクリックします。
『完了』ボタンを押します。
⑥「保存が必要な変更を加えました。」と表示されたら、『変更を保存』ボタンをクリックします。
⑦『完了』ボタンをクリックします。
⑧マップ名横の「…」のメニューをクリックします。
⑨【自分のサイトに埋め込む】をクリックします。
⑩表示されたURLをコピーします。
⑪『OK』ボタンを押します。
これで、マイマップをブログなどに表示する下準備が出来ました。
手順がちょっと長いですが、思っているよりも簡単です。
では、これをWordPressに表示させましょう。
ここでポイントです。
WordPressにマイマップを表示する場合には、あることをしないと上手く表示されません。
そのあることとは、マイマップ表示用のURLを貼り付けるときは、テキストモードに切り替える必要があるということです。
ただ、これはそんなに難しいことではありません。
では、やり方を見てみましょう。
※作業前に張り付ける位置に分かりやすい文字を追加しておくと便利です。
最初にWordPressのブログ記事を作っておいてくださいね。
①URLを貼付ける位置を分かりやすくするために「ここにマイマップを表示します。」という文字を入力します。
②「テキスト」タブをクリック
③マイマップ用のURLを貼り付けます。
④「ビジュアル」タブをクリックします。
⑤表示されたマップを確認出来たら完了です。
以上です。簡単でしょ。
▼ 実際に表示された「マイマップ」はコレです。
まとめ
どうでしたか？今回は、マイマップに表示させたいデータをExcelで作る方法を紹介しました。
Excelにはこんな使い方があることを分かっていただけましたか？
Excelってなんだか小難しいソフトで、仕事でしか使わないイメージが強いですよね。
でも、発想次第で遊びに十分使えるんですね。
それに、データベースを管理するという意味では、エクセルのスキルアップになっちゃうので、お得なんですよ。まさに一石二鳥。
今回の重要なポイントは、マイマップに使いたいデータはExcelで管理することです。
マイマップは、検索した場所を登録することもできますが、一気に検索することができないので手間なんです。
また、データベースを更新する場合もExcelを使えばチャチャっと大量に更新できるので便利ですよ。
今回の結論は、Excelは楽しんで勉強すべし！！！ということです。
大切なのでもう一度言います。
エクセルの勉強は、楽しんでやることです！！
Excelはとことん楽しみましょう。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
それではまたお会いしましょう。ばいにゃら！！
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