ピボットテーブルは情報分析に特化した表[データベースが重要です]

今回の記事では

Excelにはピボットテーブルっていう機能があるって聞いたけどどんな機能なの?

どんなことが出来る機能なのかなるべく分かりやすく解説してほしい

ピボットテーブルの作り方の基本を教えてほしい

どんな時に使ってどんな風に作れば良いのか具体的に知りたい

こういった疑問に答えます

✔ピボットテーブルの作り方についてのテーマ

①ピボットテーブルとは情報をまとめて色々な方向から分析したい時に使う表のことです

②ピボットテーブルを作るためにはデータベースがちゃんとできていればめちゃ簡単です

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「ピボットテーブルの作り方についてのテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

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ピボットテーブルとは情報をまとめて色々な方向から分析したい時に使う表のことです

ピボットテーブルはデータ分析をしたい時に使うのが最適解です

なぜなら、ピボットテーブルはデータ分析に特化しているからです

それでは、ピボットテーブルの基本を具体的な例を使って解説していきます

今回は「果物の販売管理表を元にピボットテーブルで販売状況の分析する方法」について見ていきましょう

こんな風に分析したいデータ(表)を元に「どんな果物が」「いつ」「どこに」「どれだけ」販売出来て「いくらの売上」になってるか?

といった情報分析を手軽に行えるのがピボットテーブルの最大の特徴です

このピボットテーブルは実務で最も使える機能と言ってもいいくらい本当に価値のある機能なのでぜひ、活用方法をマスターしていきましょう

まずは、基本をいくつか順を追って整理しておきましょう

「ピボット・テーブル」の「ピボット」とは「方向転換や路線変更」という意味があります

一方「テーブル」は「表」という意味があります

直訳すると「方向転換の表」ですが、要は「情報分析用の表」と覚えておけばOKです

また、ピボットテーブルを作る時は元になる表(テーブル)をピボットテーブルに作り直すことになります

そうすると、どうしてわざわざ2つの表を作るのか良く分からないですよね

その理由については、実際の作り方の時に分かってきます

今は「ピボットテーブルの元になる表の呼び方」と「正しい作り方」について確認していきましょう

ピボットテーブルの元の表はマスターテーブル

ピボットテーブルを作る時は、必ず元になるデータが必要です

この元になるデータ(表)のことをマスターテーブルもしくはマスターデータと呼ぶことがあります

あるいは「マスタ」という言い方でも大丈夫です

「マスター」とは「主人や長」という意味がありますが、Excelの場合は「基になるデータ」と思っておけば大丈夫です

また、ピボットテーブルを作る時は、ほぼ新しいシートに作ることになります

シートが増えた場合は「マスターテーブル」のシートを「マスターシート」と呼び

同じように「ピボットテーブル」のシートは「ピボットシート」と呼ぶと分かりやすいです

マスターデータの作り方にはルールがある

次はマスターデータの作り方について知っておきましょう

マスターデータは専門用語で「データベース」といいます

「データベース」とは「蓄積・検索」といった意味があり、「一定のルールにそった情報の集まり」のことを言います

言葉だけでは分かりにくいので図解にしてみましょう

データベースというと難しいイメージがあるかもしれませんが、要はこんな風に一定のルールに従った値を入力をすれば立派なデータベースと呼ぶことが出来ます

ただし、次のようなデータベース(表)はNGです

こんな風に自分でまとめてしまった表はデータベースとしては使えません

データベースの基本的なルールは次のような感じです

  1. セルの結合はしないこと
  2. 一定のルールに合ったデータを入力すること(日付列には日付だけなど)
  3. 各列の項目名を設定しておくこと
  4. 原則、空白が無いこと(空白があっても問題なし)
  5. 1行1項目のデータであること(同じバナナでも日付が違えば別の行に入力)

こんなところです

つまり、データベースとは「ルールに従って各項目を入力」し「条件が違えば別の行に入力した情報の集まり」のことです

ちなみにデータベースは「表」にする必要は無いのですが、項目名の見やすさや入力の分かりやすさという面を考えると、「データベース=ピボットテーブルの元になる表」として作るのがベストです

最後にピボットテーブルがどんな風に役立つのかイメージだけ掴んでおきましょう

まずは、データベースを元に1月~6月までのフルーツ各種の売上履歴を見られるようにしてみます

こんな感じで「どの果物」が「いつ」「いくら売れた」かをひと目で見ることも出来ます

そうすると「2月が一番売上が良い」ということが分かりますね

こんな風にピボットテーブルはデータベースさえあればその内容をサクッと知りたい情報にまとめてくれるというめちゃくちゃ便利な機能です

では、次は目的を変えてどの都道府県に商品が売れているのか見てみましょう

それがこの表になります

実際はもっと縦長な表ですが、こんな風に「都道府県」をベースにして「どこに」「どんな商品が人気があって」「どれくらいの売上を上げているか」ということがひと目で分かります

しかも、操作としては項目名を動かすだけでこの表をサクッと作ってくれるので、本当に使わないと損な機能だということです

実務では売上分析は必須なのでぜひ、ピボットテーブルを覚えておきましょう

繰り返しになりますが、ピボットテーブルはデータ分析をしたい時に使うのが最適解です

ピボットテーブルを作るためにはデータベースがちゃんとできていればめちゃ簡単です

ピボットテーブルは、ちゃんとしたデータベースさえあれば簡単に作ることが出来ます

なぜなら、データベースはピボットテーブルの元になるデータの集まりだからです

それでは、改めてピボットテーブルの作り方を紹介します

では、早速ピボットテーブルを作っていきましょう

尚、今回はデータベースが入力されているシート名を「データベース」ピボットテーブルを作るシートを「ピボットテーブル」という名前にします

データベースの「果物の名前」をクリックします

※データベースの範囲内(表の中)ならどのセルをクリックしてもOKです

「挿入タブ」の「テーブルグループ」にある「ピボットテーブル」ボタンをクリック

データベースの範囲が自動的に選択され「テーブル/範囲」が自動で入力されます

「新規ワークシート」のチェックはそのまま

「OKボタン」をクリック

※原則ピボットテーブルの作成ダイアログで設定することは何もありません

新しいシートが挿入され「ピボットテーブルのフィールド」が表示されれば準備OKです

これだけだと良く分からないと思うのでパーツ別に図解します

この部分がピボットテーブルが作られる場所です

この部分を直接操作することは、あまりありません

設定した内容が表にまとめられて表示されるエリアだと思ってもらえればOKです

では次に行きましょう

この項目は画面右上ですね

この部分は、「データベースの各項目名」が表示されています

ピボットテーブルでは項目名を各フィールド(場所)に配置することでデータ分析を簡単に行うことが出来ます

フィールドに配置というとゲームっぽくてカッコいいですが、基本操作はドラッグ・アンド・ドロップなのでめっちゃ簡単です

このエリアが項目名を配置するフィールドになります

ココに項目名を置くことで自動的にピボットテーブルを作ってくれます

簡単なのにめちゃくちゃ便利です

では、どのフィールドがどこに表示されるのか実際に配置して見てみましょう

まずは、「フィルターフィールド」に「発送先」の項目名をドラッグ・アンド・ドロップで設置してみましょう

こんな風に「項目フィールド」にある「発送先」を「フィルターフィールド」にドラッグ・アンド・ドロップすればOKです

そうすると「A1とB1のセル」に項目名が表示されました

つまり、フィルターフィールドは左上に配置されるということですね

また「項目名フィールドの発送先」にチェックが入るのは「設定してあるよ」という意味です

同じ要領で他のフィールドも設定していきましょう

次は「列フィールドに販売日」を設定してみましょう

販売日を列フィールドに設置すると自動的に「月と販売日」に分かれます

理由は、ピボットテーブルが「日付を自動的に月単位にグループ化」してくれたからです

列フィールドは表の列と同じ意味なので「列フィールド=列に設定」と覚えておけば簡単ですね

続いて行フィールドに「果物の名前」を設置してみましょう

行フィールドに設定することで果物の名前が「5行目~24行目」に表示され、自動で総計が設置されました

だいぶ表らしくなってきましたね

最後に「値フィールドに販売価格項目」を設置してみましょう

配置すると自動的に販売価格が項目別に配置され、合計金額が表示されるなどこれだけでも分析出来るくらいの表を作ってくれます

これが、ピボットテーブルの作り方の基本です

基本操作がドラッグ・アンド・ドロップなのですごく簡単に設定出来ましたね

まずは、この基本的な作り方をマスターしちゃいましょう

繰り返しになりますが、ピボットテーブルは、ちゃんとしたデータベースさえあれば簡単に作ることが出来ます

よくある質問:フィールドの設置を変更したりキャンセルするにはどうしたらいいの? 間違った設置をしてしまった時の対応方法が知りたい

フィールドの設置を間違えたり取り消したりしたい時はドラッグ・アンド・ドロップやチェックを外せば大丈夫です

なぜなら、ピボットテーブルはマウス操作だけでも高度な分析の設定ができるように作られているからです

まずは、フィールドを間違えて設置してしまった時の対処方法を見ていきましょう

方法はすごく簡単なので心配しなくて大丈夫です

こんな風に「値フィールドから項目フィールド」にドラッグ・アンド・ドロップすると項目名に「×」印がついて削除することが出来ます

もう一つの方法が、項目フィールドの項目名のチェックボックスのチェックを外すことで削除することが出来ます

また、各フィールド間は自由に移動させられるので、レイアウトもすごく手軽に変更することが出来ます

ピボットテーブルは思っているよりもずっと手軽に操作と設定ができるので、ぜひ使いこなせるようになりましょう

繰り返しになりますが、フィールドの設置を間違えたり取り消したりしたい時はドラッグ・アンド・ドロップやチェックを外せば大丈夫です

オススメのピボットテーブルの解説書 5選

ピボットテーブルを本で学ぶ時は次に上げるものがオススメです

本はいつでも見ることができ知識の宝庫なので読んで損なしです

スキマ時間などを活用して本で独学や教わったことを復習するなど活用の幅はたくさんあります

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