今回の記事では
システムデータをExcelで開いたらダブルクォーテーションが含まれてる
簡単に削除したいしたいけど関数を使ってサクッとどうにかできない？
置換関数を有効活用したけど結局どんな場面で活用出来るか良くわからない
置換関数の弱手も含めて具体的にどんな風に使ったら良いの？
こういった疑問に答えます
✔置換関数を使ってダブルクォーテーションを削除する方法のテーマ
①ダブルクォーテーションを削除するならSUBSTITUTE関数
②置換関数を使いこなすポイントはスペースの削除にあり
この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら
ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に
「置換関数を使ってダブルクォーテーションを削除する方法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています
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ダブルクォーテーションを削除するならSUBSTITUTE関数
扱っているデータにダブルクォーテーションが含まれていて、それをサクッと削除するにはSUBSTITUTE(サブスティチュート)関数を使うのが最適解です
なぜなら、SUBSTITUTE関数は検索と置換の作業を効率的に行ってくれる関数だからです
今回は「キャンプの持ち物一覧」や「名前の一覧表」を元にSUBSTITUTE関数の使い方を解説しています
こんな風に「”(ダブルクォーテーション)」で囲まれた文字列から「”」を簡単に削除するには「SUBSTITUTE関数」を使うのが最も効率的です
SUBSTITUTE関数などの置換関数については、「文字列置換ならSUBSTITUTE関数でサクッと変換」という記事でも紹介してるので、合わせてみてもらえると理解が深まります
早速今回の設定内容を見ていきましょう
ダブルクォーテーションを削除する
設定内容はこんな感じです
式を見てみると「”」だらけですよね
コレにはちゃんと意味があります
SUBSTITUTE関数の基本的な使い方は「SUBSTITUTE(文字列,検索文字列,置換文字列,[置換対象])」」です
ただし、置換対象は未設定でOKです
今回の式は単純ですが、意外と奥深いので図解も合わせて解説していきます
まず、今回の式を見てみると「=SUBSTITUTE(A5,“”””,“”)」なのでこれを日本語にすると「=SUBSTITUTE(A5のセルの文字列を対象に,「”」を見つけてね,見つかったら,「空白」に置き換えてね)」という意味になります
設定はすごく簡単ですが、注意点も含めて動きを図解してみましょう
今回の処理はこんな感じです
ここで1点良く分からない部分が出てきませんか？
それはどうして「”」を検索しているのに設定方法が「””””」と「”」が４つ必要なのか？
という点です
理由はExcel上そういう仕様になっているからです
仕様とは簡単に言うと「ルール」ということです
「”」をSUBSTITUTE関数を使って削除する時はこうやって設定すれば良いと覚えて下さい
本当は「”」を使って空白を指定するなどの方法もある関係で、こういう仕組みになっていると思いますが、そういうものなんだと割り切った方が早いです
それでも、今回の例を単純に考えると「”」を削除するなら「”””」のように３つにしても良いんじゃないかって思いますよね
なぜなら、本来「”文字列”」といったように「”」で囲まれたものは文字列として扱われれるからです
では実際に「”””」の設定をしてみましょう
こんな風に「”””」のようにダブルクォーテーションを3つ設定した状態だとエラーになってしまいます
「”」は文字列を指定する記号なのでダブルクォーテーションを指定するなら4つだよ
と覚えておいて下さい
ダブルクォーテーションをシングルクォーテーションに置換する
次は「”」を「’(シングルクォーテーション)」に置換する方法を使ってSUBSTITUTE関数の使い方と「”」の扱い方について見ていきましょう
今回の場合はこんな感じです
基本はダブルクォーテーションの削除とかなり似ていますね
今回の式は「=SUBSTITUTE(A5,””””,”‘”)」ですごく分かりづらいですが、置換文字の指定は「” ’ ”」のように「’」を「”」で囲んでいる形になります
ちなみにシングルクォーテーションを削除する場合は「=SUBSTITUTE(D5,”‘”,””)」のように
検索条件を「” ’ ”」として置換文字列を「””」といった感じで「”」を2つ並べることで問題なく削除出来ます
つまり、「”」をSUBSTITUTE関数使って削除する時だけ気を付けておけば良いという訳ですね
繰り返しになりますが、扱っているデータにダブルクォーテーションが含まれていてそれをサクッと削除するにはSUBSTITUTE(サブスティチュート)関数を使うのが最適解です
置換関数を使いこなすポイントはスペースの削除にあり
置換関数を使いこなすにはスペースの削除の方法を理解しておくとより使いやすくなります
なぜなら、スペースの削除は全角と半角があるので簡単に削除できない場合があるからです
まずは全半角が混在する文字列から全半角関係なく「空白(スペース)」を削除する方法について結論から見てみましょう
こんな風に全半角のスペースが混じっていてもSUBSTITUTE関数を活用することで削除出来ます
全半角の違いは意外と厄介ですが順を追って進めれば問題ありません
今回は「区切りが無い名前を作る方法」を例にSUBSTITUTE関数を使ったスペースの削除方法を見ていきましょう
今回は氏名から「・(中黒)」と全角(半角)のスペースを置換して名前を表現しています
設定方法は両方とも基本は一緒です
「=SUBSTITUTE(A5,”・”,” ”)」と設定してあげるだけです
ポイントは置換する文字列に「”全角(半角)スペース”」を入力してあげるだけです
これなら、サクッと置換することが出来ます
次は、このスペースを削除してみましょう
スペースの削除は実務でもよくあることです
なぜなら、人によって全半角のスペースを使って文字の位置を調整したり、何かのシステムからデータを読み込んだ(コピペした)時に設定されることが多いからです
でもスペースをいちいち手作業で削除するのはすごく効率が悪いですよね
そんな時は置換機能や関数で一気に削除してしまうのが簡単で時間の節約になります
まずは、スペースの削除をしてみましょう
今回の設定だと失敗していますが、成功しているところもありますよね
式は「=SUBSTITUTE(D5,” “,””)」なので分かりにくいですが、半角スペースを指定しているので半角スペースで設定されている文字列はちゃんと削除してくれているという訳です
ところが、全角スペースは対象外なので中途半端な削除になってしまっているという訳です
ではどうしたら良いんでしょうか？
答えは、半角スペースを削除した結果から全角スペースを削除する設定をもう一度SUBSTITUTE関数を使って削除してあげればOKです
その方法も見てみましょう
結果はこんな感じで半角スペースを削除した列を元に「全角スペース」を削除すれば無事全てのスペースを削除することが出来ます
今回のように1回では解決が難しい場合は、1回目の結果を元に2回目の設定をしてあげるのが一番簡単で確実です
こんな風にスペース一つでも全半角が混じったりすると一工夫必要ですが、SUBSTITUTE関数の弱点を知っていればフォローする方法も自然と分かってくるので、何度も使って慣れてみて下さい
繰り返しになりますが、置換関数を使いこなすにはスペースの削除の方法を理解しておくとより使いやすくなります
オススメのExcel関数の解説書 5選
関数を本で学ぶ時は次に上げるものがオススメです
本を購入をオススメしている理由と各本の紹介に関して、下記の記事で詳しく解説しているので合わせて読んでみてください
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