速攻マスター!!プリンターの基礎知識とオススメ設定方法!! 5ステップで難しそうなプリンターの設定もスッキリ解決!!

今回は、『印刷』の基礎知識とコツについてのお話です。

ExcelやWordで文書や資料を作れても、プリンターのことは知らない人が意外と多いんです。

 

印刷ってとっても重要なのにかなり脇役なんです。

これ、明日までに〇〇部刷っておいてとか、△△時までに全員分の資料用意しておいて

なんて、シーンをドラマや事務仕事ではよく見かけませんか?

そう考えると普段から結構コキ使われてますよね。

 

普段は空気みたいな存在なのにトラブルが起こると、とっても困ります。

一瞬にして注目の的です。まさにシンデレラストーリー!!

でも、突然注目されても機嫌が悪いのか、調子が悪いのか。印刷なんてしちゃくれません。

 

そんな縁の下の力持ちであるプリンターについての基本的な設定方法について抑えておきましょう!!

たかがプリンターだろって思ってると痛い目を見ることになりますよ。

 

プリンターってそもそも何?

プリンターと聞いて何を連想しますか?

 

おやつの時間に食べるのはプリン。ビールに含まれているのはプリン体。

おっきなプリンは、プリン大!!!

どれも違います!!

プリンタとは、コンピュータを使って作成された文書、表、図形、画像などのデータを、紙などの媒体に印刷する機器の総称である。

Weblio辞書より引用

 

プリンターとは、無理やり日本語にすると『印刷機』のことですね。

散々、ボケ倒しましたがプリンターはオフィスや家庭で今や欠かせない機械の一つです。

でも、意外とメンテナンスができたり、トラブルを解決できる人って思っているよりかなり少ないんです。

トラブルの代表は、紙詰まり・インク切れ・通信不良・廃インク処理・給紙ミスなどでしょうか。

 

これが起こると大体の人は、トラブルを解消するために四苦八苦です。

時に何時間掛けても結局解決しなくて放置か、故障扱いされて分かる人に丸投げです。

そんなに時間かけたのに原因不明って勘弁して!!って言いたくなるような機会に私は散々あってきました。

 

プリンターには、ざっくり分けると「レーザー・プリンター」と「インクジェット・プリンター」があります。

実際にはもっと種類は多いのですが、その中でも小規模な企業や家庭でよく使われるインクジェットプリンターについてお話します。

ただ、レーザープリンターやその他のプリンターだとしても、パソコンからの印刷やスキャニングなどの基本的な操作は、そこまで変わらないので設定や操作方法は、ほぼ同じだと思って下さい。

 

プリンターの特徴を知って、できることを把握しておこう

プリンターと一言で言っても、世の中には色々な種類のプリンターがあってたくさんの企業から販売されています。

プリンターの種類の代表的なものは以下の通りです。

 

  • 複合機

複合機というのは、読んで字のごとく色々な機能がついた機種のことです。

主な機能は印刷・コピー・スキャン・レーベル印刷・自動両面印刷・無線LAN接続・L版印刷・ADF機能などです。

 

  • 電話・FAX付きプリンター

電話・FAX付きプリンターは、複合機の機能に電話・FAXの機能を追加した機種のことです。

電話やFAXも必要な場合に便利です。

 

  • ビジネス向けプリンター

ビジネス向けプリンターは、A3サイズ対応であったり、印刷速度が高速・色々な用紙のサイズがセットできるなど、よりビジネス向けに作られたプリンターです。

 

いずれも、各メーカーが色々な価格や機能を付けているので、出来ることにはバラツキがあります。

掛けられる予算と必要な機能で自分に合ったプリンターを見つけてみましょう。

 

主なプリンター販売メーカーは次の通りです。

Brother(ブラザー)Cannon(キャノン)Epson(エプソン)HewlettPackard(ヒューレット・パッカード)

 

私がオススメする機能は、印刷・コピー・スキャン・自動両面印刷・無線LAN接続・ADF機能です。

この機能があれば、ビジネス用途であってもかなり便利に使えるプリンターです。

特にオススメの機能は、ADF機能です。

 

ADFとは

Auto Document Feeder(オート・ドキュメント・フィーダ)という言葉の略です。

日本語で「自動給紙装置」と呼ばれ、例えば10枚1組の資料を100部印刷するときは、原稿を10枚をセットして100部の印刷設定をすれば、自動的にどんどんコピーしてくれる便利な機能です。

ビジネス用の大型プリンターには、ほぼ標準で搭載されている機能ですが、最近は家庭用の複合機でも使えるようになっています。

単純なんですが、すごく助かる地味かもしれないけど、とっても優秀な便利機能です。

 

プリンターを買ってきたけど、どうすりゃ使えるの?

早速、気に入ったプリンターを買ってきても、パソコンで使えなければ魅力は半減です。

でも、プリンターをパソコンで使うにはどうしたら良いでしょうか?

ポイントは、プリンタードライバをパソコンにインストールすること。

 

へ??「プリン業者のドライバーが運転するトラックをINしてスルーすれば良い」ってどういうこと??

と聞こえた方は、耳のお医者様に診てもらって下さい。

「プリンターのドライバ」とは、プリンターをパソコンで使えるようにするためのソフトウェアのことです。

 

そのドライバを「インストール」つまり、プリンターを使いたいパソコンにソフトを設定するということです。

要は、「プリンター用のソフトウェアをパソコンに設定してね。」という意味になりますね。

プリンターを使えるように設定したことが無い方にとっては謎の呪文ですよね。

 

でも、インストールしろって言ったってなんだか難しそうんだなって思われるかもしれませんが、心配無料じゃなかった。心配無用です。

一般的にプリンターと一緒に入っているドライバ用のCDをパソコンで読み込んであげれば、設定用の案内が表示されるので指示に従ってポチ、ポチ。ボタンを押してあげればインストール完了です。

 

ちなみにドライバ用のCDを無くしてしまったりした場合は、各メーカーのホームページからドライバをダウンロードしてインストールすることが出来るので今回は、一緒にプリンターのドライバをインストールしてみましょう。

 

まずは、ドライバをホームページからダウンロードしましょう。

ドライバのCDがある場合は、CDをパソコンにセットしてインストールの案内が表示されるまで自由なポーズをとって待っていて下さい。

 

STEP1:ドライバのダウンロードをしよう。

各メーカーの名前をクリックして、ドライバのダウンロードページに移動しましょう!!

Brother(ブラザー)Cannon(キャノン)Epson(エプソン)HewlettPackard(ヒューレット・パッカード)

このときにプリンターの機種(DCP-J952Nなどの文字)を把握しておきましょう。

プリンターの種類だけドライバの数があります。

 

STEP2:自分の持っているプリンターの機種名から目的のドライバをダウンロードしましょう。

では、早速自分のプリンターのドライバをダウンロードしてみましょう。

今回はブラザーですが、他のメーカーのホームページでも手順はほぼ同じです。

①インクジェットプリンター・複合機を選びましょう

②使っているプリンターの型番を検索しましょう。

検索する時は、【Ctrl+F】キーを押すと便利ですよ。

③検索された型番名をクリックしましょう。

検索したことで型番の背景に緑色になるので分かりやすいですね。

 

④使っているOSの種類は自動的に選ばれるので確認したら、【決定】ボタンを押しましょう。

もし、間違っていたら自分のパソコンのOSのラジオボタンをクリックしましょう。

 

⑤フルパッケージダウンロード【推奨】の文字をクリックします。

「ドライバーのみ」など上級者向けのダウンロードも用意されていますが、すべての機能をきちんと使う事ができるのはフルパッケージ版なので、こちらを選べば大丈夫です。

 

⑥「使用許諾に同意してダウンロード」をクリックします。

 

⑦【ファイルを保存】ボタンを押して、実行ファイルをダウンロードしましょう。

 

STEP3:パソコンにドライバーをインストールしよう

ドライバがダウンロードできたら、今度は、インストールしましょう。

難しくはないので順番にやっていきましょう。

①ダウンロードした「実行ファイル」をダブルクリックします。

実行ファイルとは、「.exe(エグゼ)」という拡張子のファイルのことです。なんだか難しい言葉ですが、要は自動的にソフトをインストールするためのファイルです。

 

②【実行】ボタンをクリックします。

 

③解答中というダイアログが表示されている間は、しばらく待ちましょう。

 

④次の画面は、【はい】ボタンをクリックします。

 

⑤今回は、無線LAN(ムセン・ラン)接続を選択しました。

無線LANとは、簡単に言うとプリンターとパソコンを電波で繋ぐことです。

メリットは、配線が無いのでノートパソコンなどの持ち運ぶパソコンだと、どこでも印刷できるのですごく便利です。

USBケーブルや有線LAN接続の場合でも、指示に従って操作すれば作業はほぼ同じです。

 

⑥ファイアーウォールの設定画面です。特に気にすることなく【次へ】ボタンを押します。

ファイアーウォールとは、直訳すると「炎の壁」ですが実際はWindows標準のセキュリティーソフトです。

コンピュータウイルスをパソコンに侵入させないためのソフトですが、このソフトはウイルスじゃないから繋いでもいいよという操作です。

 

⑦モデム名と書かれた項目に型番が表示されたら、そのまま【次へ】ボタンを押します。

 

⑧ソフトのインストールが始まるのでしばらく待ちましょう。

 

⑨製品マニュアルページは【次へ】ボタンをクリックします。

 

⑩ユーザー登録画面も【次へ】ボタンをクリックします。

 

⑪セットアップ完了画面は、通常使うプリンターを設定する画面なので、【次へ】ボタンを押します。

 

⑫セットアップ完了画面も【次へ】ボタンをクリックします。

 

⑬プリンターを使うためにはパソコンを再起動する必要があります。

【完了】ボタンを押してパソコンを再起動させます。

注意点ですが、パソコンが強制的に再起動させられますので、その他のソフトは終了し編集中の資料などは、上書きしておきましょう。

 

STEP4:パソコンを再起動したら、いらない機能はOFFにしよう

パソコンの再起動が済むとブラザーの基本設定が自動的に始まります。

必要なものとそうでないものがあるので、設定をしていきましょう。

再起動すると下の画面が自動的に開いているので、手順を追って操作して下さい。

①ソフトウェアの更新は、そのままの設定で【OK】ボタンをクリックします。

ソフトウェアは最新版に保っておくのがベストです。意外と重要なので、自動更新する設定にしましょう。

 

②RSSの設定は、【はい】ボタンを押します。

 

③ブラザーの案内がブラウザーで表示されるので、【閉じる】ボタンを押してウィンドウを閉じます。

 

④2つの宣伝用のダイアログが表示されるので、両方とも【×】ボタンで閉じましょう。

 

⑤最後にブラザーのオリジナルダイアログが画面右下に表示されています。

これは、特に必要ないものですが、厄介なことに何も設定しないとパソコンを起動するたびに勝手に表示されます。

それを無効にするために、「設定」→「PC起動時にメインダイアログを表示する」のチェックを外す→「×」ボタンを押してダイアログを閉じます。

これで、設定は終了しました。お疲れ様でした。

 

STEP5:便利な設定をしてみよう。

これでプリンターを使う準備ができました。

ただ、今後プリンターを複数使う場合などに備えてプリンターの名前を変えておきましょう。

意外と誰も教えてくれませんが、プリンターが故障したときに代替えを使う場合など複数台のプリンターを使う場合、便利さが分かるのでやってほしい設定です。

今回は、Windows7で解説しています。

①プリンターの便利な設定をします。

まずは、「スタート」→「コントロールパネル」をクリックしましょう。

 

②「ハードウェアとサウンド」の「デバイスとプリンターの表示」をクリックしましょう。

 

③プリンターのアイコンを右クリック→「プリンターのプロパティ」をクリックしましょう

 

④プリンターの名前を変更します。

 

⑤任意の分かりやすい名前をつけます。

ポイントは、「分かりやすい名前+プリンターの型番」で名前をつけると型番も一緒に分かるのでオススメです。

 

⑥プリンターの名前が変更されればOKです。

 

⑦Wordなどで印刷しようとすると、変更した名前のプリンターが表示されるようになります。

 

⑧他のプリンターを選択しようとすると、名前と型番がひと目で分かります。

複数のプリンターを扱うときなどにすごく便利ですよ。

 

まとめ

今回は、プリンターの基本に関するお話でした。

たかがプリンター、されどプリンターです。パソコンが一般的になってきた頃は、今後は印刷物は減っていくということが言われていました。

でも、今はその逆に資料をパソコンで作成したらプリントアウトをして提出することが多々あります。

 

それは、どうしてでしょう?

一番の理由は、紙で資料を見ることが人にとって便利だからです。

今はだいぶペーパーレス化が進み「納品書」「請求書」「領収書」「パンフレット」「本」「取扱説明書」など色々なものがデジタルデータとして普及してきています。

ですが、紙のメリットは受け取るだけで誰もが同じ資料を読むことができます。

 

これが、デジタルだったらプレゼンのように投影してみんなで見るか、人数分のタブレットやパソコンを用意して資料を見なければいけないですよね。

機械をそれだけ用意するには、お金と手間が掛かるので紙の資料はまだまだ必要だということになります。

それにデジタルの場合、見たいページに戻ったりするのが意外と面倒なんです。

 

そうなると、プリンターの需要はまだまだあり、今の所消えてなくなる。と言ったようなことは起こらないでしょう。

まずは、プリンターを使える状態にするにはどうすればいいか。という基礎知識はしっかりと把握しておきましょう。

分かっているようで分かっていないプリンターの初期設定と便利な設定方法の紹介でした。

 

今回は、最後まで見ていただきありがとうございました。

SNSでのイイネやコメントを頂けると嬉しいです。

それでは、また次回お会いしましょう。 バイ、バ~イ!!

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