WordやExcelの使い分けが分からないという方が、実はまだまだいるようです。
今回は、そんなお悩みに答えちゃおう！！というお話です。
私も昔は、「どっち使っても良いんじゃね？」と思っていたタイプです。
例えば、POPはWordで作るのがオススメです。
ただ、Excelで作っても特に問題はありません。
それに、Excelで書類を作るとシートで分けられるので、管理しやすいんですよね。
そう思って私も昔は、Excelに洗脳されたように「POPはExcelで作ったれ！！」って思っていくつも作っていました。
他にもExcelで作る理由として、料金表などが出てくるパターンや表を使って作った方が早い時があったので、「どうせ表にするならExcelでいいじゃん」そう思って作っていたんです。
詳しい話は、本編でしますがこれは間違いです。
WordとExcelの使い方で悩む方の共通点は、それぞれのソフトの特徴と使い方のコツを知らないということです。
とは言っても、ほとんどの人は知らないのが当たり前です。
どうして知らないのか？ 答えは簡単です。
誰も教えてはくれないからです。
私は、ギリギリ学校でパソコンの基本操作の授業を受けてきた世代ですが、そこまで教えてくれることはありません。
パソコン教室に行ったことも、資格の勉強をしてみたりもしましたがそういう内容の勉強をしたことはありません。
つまり、一般的な知識と実務で使える知識には大きな溝が出来てしまうのが現実です。
でも、心配はいりませんよ。
今からでも覚えてしまえば済む話です。
そこまで難しくは無いですし、コツについてはなるべく分かりやすく解説しちゃいます。
それでは、早速、本編に行ってみましょう！！
※本記事の社員名簿の内容は全てダミーです。リアルさ重視で実際の都道府県名等を流用しておりますが、真っ赤な嘘で個人情報には配慮しています。
目次を使って読みたい項目へ
WordとExcelはどんな書類作りに向いてるの？
何はともあれ、まずWordとExcelそれぞれのソフトはどんな書類の作成に向いているか考えてみましょう。
いつも通り、まずは結論から言いますね。
使い方や書類の種類は次の表にまとめてみたので参考にしてみましょう。
| Word向きの書類 | Excel向きの書類 |
| POP(ポップ)類 | 出勤簿 |
| 契約書・誓約書 | 見積書・ 請求書・納品書 |
| 社内規定 | 日報・月報 |
| マニュアル | 精算書 |
| 履歴書 | 料金表 |
| 年賀状 | 金額のシミュレーター |
| 事業計画 | 管理表 |
どうでしょう？ WordとExcel向きの書類のそれぞれ特徴があるんですが、分かりますか？
全てに当てはまる訳ではないんですが、Word向きの書類には計算の必要がありません。
Excel向きの書類には、計算が必要な書類である。ということが見えてきませんか？
つまり、WordとExcelの使い分けに迷ったら、「計算するかどうか？」で判断すれば、ほぼ失敗することはありません。
これは、私の経験からくる理由なので絶対的な決まりではありませんが、ほぼ間違い無い使い分けの方法なので、ぜひ使い分けの時のルールにしてみましょう。
次にそれぞれのソフトの目的を抑えておきましょう。
Wordというソフトの目的
Wordというソフトの目的は、『文章を書くこと』です。
つまり、学校の作文やレポート作成から、会社で使う契約書やマニュアルづくりなど、文章を作成するには、最高のソフトです。
誤解を招く言い方かもしれませんが、Wordは文章を書く以外のことには向きません。
ただ、計算をする機能やExcelの表を貼り付ける機能があるので、どちらで作るべきか悩んでしまうことがあります。
そして表を作る機能があるので、Wordで表を作るべきか？ Excelで表を作るべきか？ 迷ってしまうこともあるでしょう。
確かにWordとExcelでは似たような使い方が出来ますね。
ただ、さっきも触れた通り計算が目的の場合は、Excelを使ってWordは文章を作る時に使いましょう。
但し、何事にも例外はあります。
例えば、こんな場合は判断が難しく感じることもあるでしょう。お客様用に文章が70％・表が30％の割合でキャンペーンなど特別な割引を表にして見せる必要がある場合です。
割引ということは、『販売価格ー割引価格=特別価格』こんな風に計算が必要な場合、Excelで作った方が良いように思いますが、これもWordで作りましょう。
あれ？ さっきと言ってることが違わないか？ と思うかもしれませんが、今回のような場合は、70％以上が文章なので、おおよそ50％以上が文章の場合はWordを使うと思っておけば大丈夫です。
Excelというソフトの目的
Excelというソフトの目的は、『計算をすること』です。
計算をするだけではなく、会議などで利用する書類の作成に向いています。
計算に強い理由は、【セル】と呼ばれる表(ブロック)の集まりで出来ている点です。
合計や平均・条件によって色々な結果を表示してくれるとっても便利なソフトですよね。
但し、Excelは文書作成には向きません。
どうして文書作成に向かないんでしょうか？
それは、【セル】で出来ているからです。
Excelの最大のメリットである「セル」という構造は、「A1のセル＋B1のセル」と言う風に「ココとココを足して」などといった使い方には向いているものの、文章を作るとなると逆にセルが邪魔になります。
文章を書くとなるとセルの結合をたくさんしなくてはいけなくなり、1つのセルを調整すると、多くのセルに影響するので文章がメインの書類の作成は、Wordで作りましょう。
ただ、Excelにも例外はあります。
Excelで文章を作るメリットは、計算することが多い文章はもちろんですが、「参照(さんしょう)」したい書類を作るときには向いています。
例えば、「社員名簿」などの管理表を作る時に便利なんです。
社員名簿には、色々な項目が必要だったりします。
「氏名」・「入社日」・「年齢」・「住所」・「連絡先」・「口座情報」など
複数人の復数の情報を同じ形式の書類に表示させた方が便利な場合は、工夫してExcelで作った方が向いています。
文章の割合で考えれば、Wordの方が良いようですが、参照した方が便利な場合は、例外としてExcelで作るのがオススメです。
「参照」とは、「このセルとこのセルを足してね」とか「このセルが〇〇だったら、××って表示してね」と言うようなセル(場所)の内容に合わせて、やることが変わる動作のことです。
要は、先生が通信簿を片手に手書きで5段階評価の結果を書き込んでいるようなイメージですね。
実際にWordとExcelに向いている書類を見てみよう
「ゴタクは良いから実際に何が向いてるか教えて！！」とう声が聞こえそうなので実際にそれぞれどんな書類が向いているのか？ 実際の書類を見てみましょう。
Wordで作るならこの書類がオススメ！！
▼Wordで作るなら、こんな感じの目次を必要とする書類です。
※今回の書類の内容は、 ビーズ株式会社様のドッペルギャンガーアウトドアの公式サイトから流用させていただきました。
表紙
1ページ目
この書類を作るのに掛かる労力を考えてみましょう。
今回私がした作業は、主に「アウトラインのレベル設定」と「本文の段落設定」くらいです。
あとは、タイトルを作って、「全体のレイアウトや目次の作成」は、Wordの機能を使っているので、どんなデザインが良いかな？ と考えてデザインを決めたくらいです。
たくさんの書式設定をしているように見えますが、ほぼ標準の機能だけで、さっくりできます。
これ、Excelで作ったらとんでもないですよ。
私は、面倒くささに絶望して投げ出してます。
つまり、Wordは何に向いているか？ という答えの1つは本(厚い資料)を簡単に作りたい！！と思ったら、絶対にWordを使って下さい。
とにかく文章が中心なら必ずWordを使う！！これが今回一番大事なことです。
おまけですが、今回作った「テントカタログ.docx」を置いておくのでどんなことが出来るのか参考にしてみて下さいね。
Excelで作るならこの書類がオススメ！！
▼Excelで作るなら、こんな感じの社員名簿がオススメです。
今回は、こんな感じの社員名簿の簡易版を用意しました。
データベースシートに5,000名分のデータがあります。
5,000人×14項目=70,000セルのデータの塊（かたまり）です。
じゃあ、これをWordで作った社員名簿でつくるとどうなるでしょう？
表は作ってあったとして、コピペで作業をしても70,000項目+自動計算させている項目を追加するのでそれ以上の作業をしなくてはいけません。
どうですか？ やる気はできましたか？
私は、この作業をするのであれば、人間やめます！！！
今回は、社員名簿という文字が多い内容ですが、この書類は絶対にExcelで作って下さい。
どうしてか？ 説明するよりも前に「社員名簿_ダミーデータ」を置いておくので操作して下さい。
操作の方法は、すごく簡単です。
社員名簿の「黄色いセルをクリックして人の名前を選択するだけ」です。
どうです？ 名前を変えるだけで全ての項目が変更されましたよね。
これが「参照」の力です。
ExcelはWordと違って計算や参照が得意です。
今回のように5,000人分だろうと70,000項目以上あろうとサラッと切り替えができちゃいます。
今回の場合、データベースを作るほうが手間がかかりますが、一度にたくさんの入力をしなければ、そこまで苦にはならないですね。
どうでしょうか？ こんな風に計算や参照機能を多く利用した方が効率がいい書類については、積極的にExcelで作っていきましょう。
但し、Excelはセルで出来ているのである程度書類も工夫して作る必要があるという点だけ覚えておきましょう
まとめ
どうでしたか？ WordとExcelの使い分けについて触れてきましたが、上手く伝わったでしょうか？
WordとExcelの使い分けは、どうしても迷いがちですね。
Wordは文章中心の書類・Excelは計算と参照が中心の書類作成と使い分けましょう。
それぞれのソフトには向き不向きがあります。
大切なのは、そのソフトの特徴を上手に使い分けることです。
今回紹介した使い方は、便利な使い方の一部です。
ただ、それぞれ応用して実務的な作りにしているので、今回の使い方を参考に上手な使い分けをしてみてみましょう！！
以前のWordとExcelの使い分方も読んでもらえると嬉しいです。
↓ ↓ ↓ ↓ ↓
それではまたお会いしましょう。バイバイ！！
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