複数のピボットテーブルの連動をサクッと解除する方法

今回のお話は「ピボットテーブルでデータの連動をさせない方法」について解説します

ピボットテーブルとは一つのデータベースを色々な方向から分析するための表のことです

ピボットとは「回転軸」という意味で、テーブルとは「表」という意味になります

つまりピボットテーブルとは「回転する表→色々な角度から見た表」ということですね

このピボットテーブルはすごく使い勝手が良いのですが、大きな弱点があります

それは、同じデータベースを使って2つ以上のピボットテーブルを設定すると設定が共有されてしまうことです

今回はそのありがた迷惑な設定の無効化について具体的に解説していきます

それでは本編へ行ってみましょう!!!

レンタル管理表の内容を把握しよう

まず今回の話の結論は「データキャッシュの共有解除」をすれば同じデータベースを使っていてもそれぞれの設定でデータ分析をすることが出来ます

とは言っても言葉だけでは難しいので順番を追って解説していきますね

まずは、解説用にキャンプ道具のレンタル料の売上集計を基に話を進めていきたいと思います

今回のデータは塩原グリーンビレッジ様のサイトの料金表の内容を利用させていただきました

まずは、ブック全体の構成を把握しておきましょう

一緒に作業したい場合は、『キャンプ用品レンタル売上管理表.xlsx』をダウンロードしてから一緒に進めていきましょう

まずは、それぞれのシートの構成を確認します

今回の構成は「マスタ」「データベース」「レンタル管理表」「売上推移」シートの4シートで作られています

【マスタシート】の内容です

「マスタシート」は「管理番号」「品名」「金額」の順番で内容は重複しないように作ります

「管理番号」を入力したら「品名」と「金額」が表示されるようにするためのシートですね

ポイント

このピボットテーブルには「マスタテーブル」という名前を付けています

【データベースシート】の内容です

「管理番号」「レンタル日」「品名」「金額」「レンタル数」「合計額」の項目を入力することでレンタル品の管理と売上管理をするためのシートです

「管理番号」を入力することで「品名」と「金額」を「マスタシート」から自動的に転記し、「レンタル日」「レンタル数」は都度入力「合計額」は数式を使って自動で計算してくれます

ポイント

このテーブルには「データベーステーブル」という名前を付けています

【レンタル管理表シート】の内容です

ピボットテーブルで毎年のレンタル内容を「月別」で管理しています

「マスタテーブル」の内容を見やすくするために作りました

【売上推移シート】の内容です

月ごとのレンタル代の合計金額をピボットテーブルでまとめピボットグラフで見やすいように整理しています

ポイント

今回のポイントは「レンタル管理表シート」と「売上推移シート」が同じ「データベースシート」を基にしている点です

日付の設定を変えるとトラブルが発生する

今回は「売上推移シート」の修正をしようと思います

今の内容だとデータベースに過去5年分のデータが入っていたとしたら、5年分の1月の総額が表示されてしまいます

そこで「年数」と「月数」に分けて集計するために色々と日付の設定を変えてみることにしましょう

まずはレンタル日を「行のフィールド」に移動します

次にピボットテーブルの「月数」の上で右クリック

グループ化の解除をクリックします

注意

ココで問題が発生します
この操作をすることで「レンタル管理シート」に影響するというのが今回の問題点です

グループ化を解除するとこんな風に日付が細かくなります

ココまでは何も問題ありませんが次に「レンタル管理表シート」に移ってみるとこんな風になっています

なぜか関係ない「年度別レンタル総額管理表」の日付もグループ化が解除されてしまいます

これが「データキャッシュの共有」から発生するトラブルです

こういった使い方は実務ではよくあります

なぜなら情報の分析とは色々な方向からモノを見なくてはいけないからです

この問題を避けるには1つのピボットテーブルで必要に応じてフィールドの設定をすればOKですが、非常に手間が増えるし間違いの元ですよね

現実的では無いので次に本題の「データキャッシュの共有解除」の方法について見ていきましょう

データキャッシュの共有を解除する

データキャッシュの共有解除をするには2つ目のピボットテーブルを作る時に「ピボットテーブル ウィザード」を使って共有を解除します

ちなみに「ウィザード」とは直訳すると「魔法使い」のことです

魔法のように簡単な操作で目的を達成出来る仕組みから出来た呼び方です

そのため操作は比較的簡単なので心配しないで操作をしていきましょう

まずは、「売上推移シート」を作り直す必要がるため削除しておきましょう

削除が終わったら「データベース」シートに移動して作業開始です

尚、「レンタル管理表シート」の日付のグループ化はココで再設定して元の状態に戻しておきます

次は「データベースシート」に移りましょう

①「売上目標管理表」の外側のセルをクリックします(表の外ならどのセルでもOKです)

ポイント

ココが重要です
表の中をクリックした状態だと失敗するので、必ず表の外のセルをクリックして下さい

②「ALT」キーを押しながら「D」→「P」キーを順番に押します

表示されるピボットテーブルウィザードのダイアログの「次へ(N)」ボタンをクリック

ポイント

キー操作が重要
「ALTキー」は押したら離さず「DとPのキー」を押しましょう
離してしまうと違う操作になってしまいます

③範囲(R)に「データベーステーブル」と入力し「次へ(N)」ボタンをクリックします

「データベーステーブル」という名前は「売上目標管理表」全体の範囲と同じ意味になりますね

なぜなら、最初に表に名前を付けているからです

④「同じ元のデータから~」というダイアログが表示されるので「いいえ(N)」ボタンをクリックします

ポイント

「いいえ」を選ぶことがポイント
この操作で「いいえ」を選ぶことで「データキャッシュの共有を解除」しています

⑤「新規ワークシート(N)」をクリックして「完了(F)」をクリックします

あとは「売上推移」シートを復元するようにもう一度ピボットテーブルを整理しましょう

上手く出来ない場合はこの段階までのファイルを置いておくのでダウンロードして下さい

この状態でレンタル管理表シートと売上推移シートを見ておきましょう

今の状態では何も問題ありません

これをさっきと同じように「売上推移シート」の日付のグループを解除してみます

今回の結果を見ると分かりますね

左側の「レンタル管理表シート」の内容はそのままで「売上推移シート」の内容は変わっています

これで一方の日付の設定に左右されず快適な分析結果を表示することが出来ました

まとめ

さて、今回のお話はどうでしたか?

ピボットテーブルは情報の整理・分析に特化した非常に強力なツールです

便利なので1つのデータベースを複数のテーブルで管理することがたくさんあります

でも今回のように1つのデータを変更しただけで、両方に影響してしまうと非常に使いづらくなってしまいます

そんな時はこの方法を使うとスムースに色々な設定をすることが出来るのですごく便利です

ぜひ、この方法を活用して実務に生かしてみて下さい

最後まで読んでいただきありがとうございました

それでは次回またお会いしましょう

まったな~~~~!!!!

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