今回の記事では
ビジネス書類を作るならWordとExcelどっちを使ったら良いの？
正直どっちも変わらないからExcelで書類作っておけば良いんじゃない？
Excelって万能だってよく聞くからビジネス書類についてはExcelで作ってる
ただ、正直Excelだと印刷が上手くいかなかったりセルが邪魔だなと思うことがあるんだけどどうするのが正解？
こういった疑問に答えます
✔書類づくりに向いているのはWordなのか？Excelなのか？のテーマ
①文章はWord・計算の自動化はExcelを使うのが最適解です
②Excelが万能はウソWordの使い方の基礎を学ぶことが大切
この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら
ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に
「書類づくりに向いているのはWordなのか？Excelなのか？のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています
目次を使って読みたい項目へ
文章はWord・計算の自動化はExcelを使うのが最適解です
文章がメインの書類はWordが向いていて、計算を自動化したいならExcelを選択するしかありません
なぜなら、Wordは文章の作成ソフトで、Excelは表を使った計算をしてくれるソフトだからです
それでは、書類を作る時にWordで作るべきか、Excelで作るべきなのか迷った時の答えについて解説していきます
結論は何度も伝えている通り、文章がメインならWord・計算がメインならExcelを使うのが正解です
でも、どうして書類づくりなのにWordとExcelの使い分けで迷ってしまうのでしょうか？
答えは周りにExcel信者の人が大勢いるので基本はExcelで書類は作るものという思い込みがることです
また、Wordの実務的な活用方法について誰も詳しく教えてくれないので日本社会には無駄にExcelで作られた書類が溢れています
ただ、それは単にWordの正しい使い方やコツを知らないだけです
細かい使い方の解説は今回できませんが、まずはWordとExcelの特徴とWord・Excelそれぞれに向いている書類について解説していきます
Wordってなんだろう？
そもそもWordとはどんなソフトなのでしょうか
Wordは、アメリカのマイクロソフト社がOfficeというシリーズで作った「文章作成ソフト」です
名前の通り、文章を作ることに向いているソフトということになります
ではWordはどんなことが出来るのでしょうか
主な使い方は次の通りです
- 文章づくりが簡単に出来るようになっている
- 調整しなくてもキレイな文章が出来る作りになっている
- 1ページ単位なので印刷する時に困ることが少ない
- 校閲機能など文章の編集をサポートする機能が付いている
- 差し込み文書など宛名を自動で設定したりする機能が優秀
Excelってなんだろう？
Excelは、アメリカのマイクロソフト社がOfficeというシリーズで作った「表計算ソフト」です
表計算というと伝わりづらいですが、要は「セルというブロック」が集まった表を活用して自動的に計算をしてくれるソフトなんです
では、Excelにはどんなことが出来るのでしょうか？
- セルと呼ばれるブロックの塊を表に見立て自動で計算ができる
- 縦横に広い用紙なので1シートだけでもたくさんの入力ができる
- 数式や関数を使った計算を設定すると正確な結果が1秒で表示される
- 使いこなせるようになると間違いやすい計算や自動切り替えなどができる
- CSVを取り込んだりたくさんのデータを分析することができる
2つのソフトの特徴はこんなところでしょうか
ただ、多くの人がWordは使いにくいから、よく使うExcelで作っちゃえばいいやと思って作業を初めます
その結果「書類づくり=Excel」つまりExcel最強ってなっちゃう訳です
この発想は勝手な幻想なので無視して大丈夫です
このままだとじゃあ、どんな書類をどっちで作れば良いのか分からなくなっちゃいますよね
そこでそれぞれに向いている書類を例にあげましょう
Word向きの書類・Excel向きの書類
Word向きの書類はこんな感じです
- 企画書・報告書などのいわゆるビジネス文章
- マニュアル
- 論文
- 年賀状などの日本に古くからある書類
- チラシやポスターなどのPOP
- 名刺
- 地図
- アンケート用紙
- カウンセリング用紙
- カルテ
こういった「文章がメインもしくは、デザインがメイン」の書類はWordで作るのが正解です
Excel向きの書類はこんな感じです
- 営業日報などの売上管理に関する書類
- 広告の反響集計などのデータ分析
- 見積書・請求書・領収書などの売買に関わる書類一式
- ピボットテーブルなどを使った色々な傾向分析
- 計算を自動化したい書類づくり
こんな風に「計算・分析・自動化」が必要な場合はExcelが向いています
つまり、実はWordの方が実は活躍の場が広いということが分かります
Word・Excel向きの書類はこんなことが出来る
話だけだと伝わりづらいのでWordとExcelで作った書類を見てみましょう
使い方次第で面白いものが作れるので、その良さを分かってもらえると嬉しいです
【Wordで作った書類】
こんな風に「イラストの配置や文章の配置」も自由に設定することが出来るので計算が必要無い書類をわざわざExcelを使って作ることは間違っています
ちなみにこの「ミニ魚図鑑」の作り方は「Wordで書式設定をサクッとコピペ」という記事で紹介しているので参考にしてみて下さい
ちなみに今回用意したWordファイルはダウンロード出来ます
【Excelで作った書類】
Excelで作った書類はこんな感じです
但し、表を作りたかったのでExcelで作ったわけではありません
この書類は合計金額まで自動で計算させたいという目的があったので作っています
こんな風に計算したという目的があるなら、Excelで書類を作るのが良いですね
ちなみにこの「ビギナーキャンパーのオススメアイテム」の作り方は「表作りから始まるExcel初心者講座」という記事で紹介しているので参考にしてみて下さい
ちなみに今回用意したExcelファイルもダウンロード出来ます
こんな風に「Wordは文章メイン向き」「Excelは計算の自動化がメイン」でどちらを使うのか判断するのが正しい使い分け方です
繰り返にしなりますが、文章がメインの書類はWordが向いていて、計算を自動化したいならExcelを選択するしかありません
Excelが万能はウソWordの使い方の基礎を学ぶことが大切
「Excelは万能なので書類を作るならExcelで作った方が良い」というのはウソなのでWordの使い方を学ぶのが正解です
なぜなら、万能なソフトというのは存在しないからです
実務に関わっている人でも多くの人がExcelとWordならExcelを使って書類を作っておけばOKだよ
という「Excel万能説」を言う方がいます
実はそれは間違いでWordの活用方法を知らない人が多いため、日本はそんな文化が根付いていしまっています
ちなみに私は、Excelが大好きでWordよりもExcelを使って作業することが大半です
それでも、明らかにExcelに向かない書類は無理やりExcelで作ったりはしません
それは、各ソフトの長所を活かせていないだけだと言うことが分かっているからです
ちなみにWordが不人気なのはサイトのアクセス分析から見ても明らかです
では、どうしてExcelの方が人気なのでしょうか？
答えは、実務ではクリエイティブ(何か作り出す)仕事よりも数字を分析して利益にするための仕事の方が重要視されているからです
プレゼン資料だったらPowerPointを使い
本当にPCを使ってクリエイティブな仕事をしている人たちはOffice製品を使って作業することがあまり無いからです
とは言え一般的な会社では計算をしない書類を作ることも多いです
その書類を無理やりExcelで作ってしまうのは、Wordの使い方を知らない・または教えてもらえない環境にあるからです
そんな時は、自分でWordの使い方を勉強した方が視野が広まるのでオススメです
では、WordとExcel違いを「表」を使って見てみましょう
【Wordで作った表とExcelで作った表】
Wordで作った表がコレです
Excelで作った表がコレです
表としてはあまり変わりませんね
これらは、縦５×横5の同じ範囲の表です
ここで、ちょっと複雑な表にしてみましょう
コレがWordで作った表を列幅を変えて調整した複雑な表です
色を変えている部分の縦線を見ると他とずれていますよね
コレはちょっとしたやり方で簡単に出来ます
この表をExcelで再現してみましょう
Excelでも、こんな風に作ることはできますがかなり面倒です
なぜなら、Excelの列幅は全て同じ幅にしかならないので結果、5列を7列にしてそれっぽく表現しています
ちなみにこの結果だと1列多くて失敗しています
こんな風にExcelでは、行や列の幅は変えられないので複雑な表を作ることには向いていません
逆にWordの方が複雑な表は簡単に作れます
どうしても複雑でも自動的に計算させたい表である場合は、頑張って挑戦するしかありませんが、Excelが万能であるという思い込みを捨てるキッカケにして下さい
Wordもきちんと基礎から勉強すれば、めちゃくちゃ役立つソフトなので是非マスターしてみましょう
繰り返しになりますが、「Excelは万能なので書類を作るならExcelで作った方が良い」というのはウソなのでWordの使い方を学ぶのが正解です
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