VLOOKUP関数は使う場面と基本を押さえれば簡単[自動転記できる便利関数]

基本的なVLOOKUP関数の使い方がイマイチ分からない

そもそもどんな場面で役に立つのかピンとこない

VLOOKUP関数ってどうやって使ったら良いか分からない

なんだか難しそうだし、そんなに便利な関数なの?

こういった疑問に答えます

✔VLOOKUP関数の基本的な使い方のテーマ

①VLOOKUP関数を使いこなすには使う場面と基本を押さえれば簡単です

②VLOOKUP関数は知りたいことを自動で転記してくれる頼れる関数です

この記事を書いているのはOffice歴約20年

現在、エステサロン経営をしながらITを使った現場のマネジメントをしています

「VLOOKUP関数の基本的な使い方」に関して実体験に基づいて解説しています

VLOOKUP関数を使いこなすには使う場面と基本を押さえれば簡単です

VLOOKUP関数は使いどころと基本的な使い方を覚えてしえば実務で役立つ便利な関数です

なぜなら、VLOOKUP関数の最大の長所は人が苦手とする正確な検索をしてくれるところにあるからです

例えば「食品名を基にその他の情報を検索して表示させたい」という想定をしてみましょう

今回の資料は「ヤオコーネットスーパー」様のサイト情報を一部引用させていただきました

一緒に作業してみたい場合は資料をダウンロードして下さい

例えばこんな感じで「C4セル」に品名を入力したら、「D4セル」に内容量を表示するように設定した場合「=VLOOKUP($C$4,$C$10:$E$59,2,0)」こんな式になります

VLOOKUP関数の式を日本語にするとこんな感じです

「=VLOOKUP(探したい内容のセル,探したい範囲,探したい範囲の列数,検索方法)

今回の場合は「C4セルの品名」を基に「内容量と金額」を自動的に表示させることが目的です

この「調べて表示(書き写す)」ことが出来るのがVLOOKUP関数の特徴です

調べる内容が多くなればなるほど、この関数がどれだけ優れているかということが実感出来ます

仮に1,000項目ある表から探してきたとしても結果を表示するのに1秒で済んじゃいます

ではVLOOKUP関数の作業を人がやった場合の動きで表すと、どうやって結果を表示してるのか見てみましょう

こんな風に①品名を見る→②一覧表の一番上から順番に見ていって探している品名を見つける→③内容量と金額を確認→④内容量と金額を反映させる(書き写す)

この作業を人がやろうとすると間違いやすくて大変です

私も同じような作業をした経験がありますが、同じ品名を探し出すのに時間が掛かったり見つけられなかったりします

しかも、人には「得意・苦手」があるので余計に時間が掛かる作業になってしまいます

コレを一瞬でやってくれるVLOOKUP関数は使わない手は無いですね

もう一度改めてVLOOKUP関数の使い方を確認してみましょう

これがVLOOKUP関数の設定内容です

「=VLOOKUP($C$4,$C$10:$E$59,2,0)」の式のポイントは大きく分けて3つあります

  1. 参照範囲(調べたい範囲)は「$C$10:$E$59」のように範囲を指定する時は動かさないことが多いので「絶対参照」で固定しましょう
  2. 列数は参照範囲の一番左側を「1列目」と数えるので内容量は「2列目」になるということを押さえておきましょう
  3. 参照方法の設定は「0とFALSE」と同じ意味で「1とTRUE」も同じ意味になります
    英語と数字どちらを使ってもOKですが「0=絶対値」「1=近似値」と言い「絶対値とは完全に一致」「近似値とは近い値」という意味があります
    ほとんどの場合「0」を使うことが多いので基本的には「0」を設定すると覚えておきましょう

これがVLOOKUP関数の基本的な使い方です

こんな風に一覧表から参照したい項目がたくさんある時にVLOOKUP関数を活用しましょう

繰り返しになりますが、VLOOKUP関数は使いどころと基本的な使い方を覚えてしえば実務で役立つ便利な関数です

よくある質問:調べたいキーワード1つから他の情報も自動的に表示してくれるのは分かったけど、今回みたいに同じ品名がたくさんある場合はどうしたら見分けられるの?

こういった質問がよくあります

確かに今回のケースでは「甘口銀鮭 大切り(味付け・西京味噌)」などが重複しています

内容量が違うので人が目で見れば分かりますが、Excelにはこの柔軟な判断は出来ません

では、どうすれば良いでしょうか?

答えは一覧表を作成するときには「ユニークな値」で管理するのが正解です

「ユニークな値」とは言い方を変えると「オンリーワンの値」ということです

つまり、他と重複しない「文字や数字などの値」をキーワードにすれば例え品名がかぶっていたとしても問題ありません

だから検索キーワードを決める時は「ユニークな値」にするのが正解と言うことです

では、具体的にユニークな値を使ったVLOOKUP関数の使い方を見ていきましょう

こんな感じで「管理番号をユニークな値」として設定しました

最初に紹介した方法との違いは、「参照する値をA4セルに変更」と「参照範囲を管理番号の列まで広げた」この2つだけです

ただ、管理番号も同じ管理番号が重複した場合は、一番上の数字の情報しか表示してくれないのでもっと複雑になる場合はユニークな値の工夫が必要です

ただし、最初はそこまで気にしなくても大丈夫ですが、管理番号など「短くて簡単な検索値(検索したいモノ)」を設定してあげると、使いこなせるようになった時に生きてくるので頭の片隅に入れておいて下さい

繰り返しになりますが、一覧表を作成するときには「ユニークな値」で管理するのが正解です

VLOOKUP関数は知りたいことを自動で転記してくれる頼れる関数です

VLOOKUP関数を活かせば納品書も自動で転記してくれます

なぜなら、今回のような一覧表を基にした「納品書・請求書・領収書など」の作成業務にVLOOKUP関数が一番向いているからです

では最初の表を基にして納品書を追加して自動化してみましょう

尚、納品書は「請求書管理ロボ」様の無料の雛形をベースにさせていただいています

完成するとこんな風に納品書のNoを入力するだけで「品名と単価」を自動的に表示してくれます

もし、この作業が手書きだったら確認も含めて10分は掛かっている作業ですが、この方法なら手書きどころか「コピペも入力」もしないで瞬間的に確実に納品書を作ることが出来ます

これが、VLOOKUP関数などの便利な関数を使う最大のメリットです

今回の設定をもう少し詳しく見てみましょう

こんな風に「=VLOOKUP(G19,$A$10:$E$59,3,0)」という設定をすることで「No=管理番号」を基に品名を自動で表示してくれるようにしています

最初の式を少し変えるだけで簡単に出来ちゃいます

金額も同じように設定してあげれば番号を入力するだけで納品書が出来てしまうという訳です

これだけ大きなメリットがあるのでVLOOKUP関数の使い方を覚えて積極的に使ってみましょう

使えるようになるとすごく楽しいのでオススメの関数です

繰り返しになりますが、VLOOKUP関数を活かせば納品書も自動で転記してくれます

オススメのExcel関数の解説書 5選

関数を本で学ぶ時は次に上げるものがオススメです

本を購入をオススメしている理由と各本の紹介に関して、下記の記事で詳しく解説しているので合わせて読んでみてください

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