今回の記事では
VLOOKUP関数を使っているとエラーが当たり前のように表示されて気なる
どうしてエラーが表示されるのか知りたい
VLOOKUP関数を使ったエラーがいくつもあるのはどうして？
エラーのタイプで何が原因なのか分かる方法は無いの？
こういった疑問に答えます
✔VLOOKUP関数のエラー対策に関するテーマ
①VLOOKUP関数のエラー表示の主な原因は「設定ミス」です
②エラーの種類を見れば何が原因なのか当たりは付けられます
この記事を書いているのはOffice歴約20年
現在、エステサロン経営をしながらITを使った現場のマネジメントをしています
「VLOOKUP関数のエラー対策」に関して実体験に基づいて解説しています
目次を使って読みたい項目へ
VLOOKUP関数のエラー表示の主な原因は「設定ミス」です
VLOOKUP関数でエラー表示される時は「設定にミス」が無いか確認することが大切です
なぜならエラーになる主な原因はVLOOKUP関数のルールに合っていない設定をしていることだからです
では、エラー表示されてしまう具体的なケースを見ながらエラーが表示されてしまう原因について把握しておきましょう
具体例を見る前にVLOOKUP関数の基本的な使い方を簡単に復習しておきましょう
例 「=VLOOKUP(A4,A10:E59,3,0(FALSE))」の場合「=VLOOKUP(検索したい値,検索する範囲,表示する列数,検索方法(指定方法は数字か英語))」
こんな感じですね
もう少し詳しく復習したい場合は、VLOOKUP関数は使う場面と基本を押さえれば簡単という記事で解説してるので参考にしてみて下さい
それではエラーになってしまうケースを実例を使ってを見てみましょう
例えばこんなケースです
この「#N/A」エラーの原因は「A4セルが空白」になっていることです
「空白を検索してみたけど見つからなかったよ」という結果をVLOOKUP関数が「#N/A」という値を表示して教えてくれています
エラー表示される多くの原因は基本的な設定が間違っているケースが多いので、基本設定がちゃんと出来ているか見直して見ることが大切です
もう一つ単純な原因のエラー表示のパターンがあるので合わせて見てみましょう
今回のエラーの原因は「食品販売価格一覧表」に「管理番号が51」の項目が無いことです
さっきと同じように「管理番号を探してみたけど一覧表に同じ番号が無かったよ」という意味でエラーを表示しています
VLOOKUP関数に限らず、参照系の関数(調べた結果を判断する関数)は原則「調べる側と調べられる側の条件が一致すること」が大切なので、エラーが表示されたら基本的な設定を見直すようにしてみましょう
エラー表示がされると上手くいかなくてテンションが下がることもあると思いますが、そんな時は落ち着いて基本的な設定を丁寧に見直すようにしてみましょう
繰り返しになりますが、VLOOKUP関数でエラー表示される時は「設定にミス」が無いか確認することが大切です
よくある質問：エラー表示される原因は分かったけど、なるべくエラー表示させないようにする工夫は無いの？
こういった質問を受けることが多いです
基本的な対策は出来たけど、エラーを予防する方法は無いのか？ ということですね
エラー対策をするなら「絶対参照を活用」するのが正解です
検索系の関数を使う時のコツとして特に絶対参照を活用することはエラー防止に役立ちます
なぜなら、「調べたい値と調べたい範囲はある程度固定されている」からです
もちろん、検索範囲は実務を考えると「増えたり減ったり」するので複合参照を設定する方が応用は効きますが、まずは絶対参照にするクセを付けるのが最善です
参照方法の具体的な設定方法は、「関数を使いこなすなら3つの参照方法をマスターせよ！！」という記事で紹介しているので参考にしてみて下さい
では、絶対参照を活用したVLOOKUP関数の活用方法について見ていきましょう
今回の例は、「=VLOOKUP($A$4,$A$10:$E$59,3,0)」という式がポイントです
特に次の2つの設定に注目てみましょう
〈ポイント1〉
検索値は「$A$4」のように参照先のセルを固定しましょう
こうしておくことで他のセルに関数をコピーしても参照先が一緒なのでエラーの防止に役立ちます
〈ポイント2〉
検索範囲も「$A$10:$E$59」のように固定しておきましょう
これも検索値と意味合いは一緒で検索する範囲はほぼ固定されているので絶対参照を設定しておくのが正解です
但し、さっきも触れましたが実務では参照先の表は追加や削除があるので、基本的な使い方が分かってきたら複合参照で半固定状態にするのが上達のコツです
エラーの防止をするためには、まずこの2点を押さえておくようにしましょう
繰り返しますが、エラー対策をするなら「絶対参照を活用」するのが正解です
エラーの種類を見れば何が原因なのか当たりは付けられます
VLOOKUP関数の結果がエラーになった場合は、エラーの種類で大体の原因が分かります
なぜなら、エラーの表示内容によって原因が違うからです
それでは具体的なエラーになるパターンを見ていきましょう
〈パターン1〉検索したい「管理番号」が一覧表に無い場合
検索したいのは100という管理番号ですが、食品販売一覧表には50までのデータしか無いので「100という管理番号は無いよ」と教えてくれています
#N/Aは「計算などの対象のデータが無いか、正しい結果が得られない」時に表示されるので今回の場合は「正しい結果が得られない」ことが原因ですね
一番多いパターンなのでまずは「設定のミス」を疑ってみましょう
〈パターン2〉検索方法が未設定になっている場合
関数全体の基礎知識ですが、「検索する条件設定」のことを専門用語で「引数(ひきすう)」と言います
特にVLOOKUP関数では、検索方法の引数を省略(入力しない)すると検索値に近い検索結果を表示してくれます
今回の場合は「=VLOOKUP($D6,$A$5:$B$54,3)」なので検索条件の引数が設定されていません
この「検索条件の引数を省略する」とエラーが表示されることが多いです
検索結果に近い検索方法(あいまいな検索)をすると、エラーをはじめとしたトラブルが多くなるので、検索条件に「0(FALSE)」を設定することをオススメします
自分の中でルール化出来ればこのエラーは防止出来るので、普段から検索条件をしっかり設定するように習慣化しましょう
習慣化も立派なエラー対策になります
〈パターン3〉検索範囲がずれてしまっている場合
このケースは「=VLOOKUP($D7,$A$7:$B$54,3,0)」の検索範囲が「D7セル」から始まってしまっているので、管理番号の「2」が見つからないのでエラーが表示されています
この場合は正しい検索範囲を設定し直しましょう
〈パターン4〉検索列にズレがある場合
このエラーの原因は「=VLOOKUP($D8,$A$5:$B$54,3,0)」で3列目を指定していることですね
今回の場合は2列目までしか検索範囲が無いのに3列目を指定したのでエラーになってしまいます
基本的な設定ミスなので修正してあげればOKです
〈パターン5〉関数名が間違っている場合
この場合は「=VLOOOKUP($D9,$A$5:$B$54,3,0)」のように関数名が間違っています
これだと「O」が一つ多いですよね
関数名の誤入力を防ぐには関数名を入力している途中で表示される「関数名の候補から選ぶ」のが正解です
全て自分で入力しようとせずに便利な機能を使う方が効率も上がって一石二鳥です
〈パターン6〉関数名が間違っている場合
この場合は管理番号の「5」の「品名が空白」なのでエラーが表示されています
エラーが表示される場合は、参照先のデータも確認することが大切です
これで代表的な関数を使った時に表示されるエラーと対策方法は以上です
エラーの内容からも原因の予測は出来ますが、エラーが表示された場合は関数の設定内容や参照先の表の内容を見直すようにしてみましょう
繰り返しますが、VLOOKUP関数の結果がエラーになった場合は、エラーの種類で大体の原因が分かります
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