関数を10個覚えると仕事が10倍早くなります【関数が使えないと仕事が遅くなる】

今回の記事は

・Excelの関数は何を覚えれば良いの?
・関数を覚えるとどんなことに役立つの?
・関数が分かると将来的に本当に役立つの?
・関数ってすごく難しいイメージがるけど本当に覚えられる?
・具体的なExcel関数を教えてくれる本が知りたい

こういった疑問に答えます

✔Excel初心者が覚える関数に関するテーマ

  • よく使う関数を10個覚えれば実務で通用するスキルを手に入る理由が分かります
  • 関数を使えるようになれば面倒な計算も一瞬で自動計算してくれる設定ができます
  • 関数は基礎を抑えて分からなくなったら本で確認すれば必ず覚えられます

ということを理解してもらえるでしょう

✔記事の信頼性
この記事を書いているのはOffice歴約20年
現在、エステサロン経営をしながらITを使った現場のマネジメントをしています
「Excel初心者に必要なオススメの本」に関して実体験に基づいて解説しています

Excel初心者が覚える関数について実体験を交えて解説します

よく使う関数を10個覚えると計算いらずで仕事が10倍早くなります

Excel初心者は10個の関数を覚えれば十分実務でも役立ちます

初心者は多くの関数を覚えてはいけません
なぜなら「関数は量ではなく使う頻度が重要」だからです

例えばこんな例を見てみましょう
「SUM(サム)関数」と「ASC(アスク)関数」のどちらを覚える方が良いでしょうか?

答えは「SUM関数」です

なぜなら「SUM関数」の方が使う回数が圧倒的に多いからです
ちなみに「SUM関数」はセルの範囲を合計する関数で「ASC関数」は対象のセルの文字を半角にしてくれる関数です

一般的な実務では文字を半角に変換することはあまりないですよね
ASC関数はとても便利な関数ですが、特に初心者のうちは「使用頻度」つまり使う場面が多い関数から覚えるのが正解です

よくある質問1:初心者のうちから関数を10個も覚えられないよ

結論から言うと10個の関数を覚えるのはそれほど大変ではありません

確かに10個という数字は初心者にとってはハードルが高いように思えますよね
数だけでいったらなかなか多いですが大丈夫です

なぜなら、基本的な使い方と使いやすい関数・同じグループの関数を含めて10個なので実質5個くらい覚えるだけなので難しくは無いです

実際に私が教室でこれくらいの量の関数を初心者の方達に覚えてもらった時は、「え?これで終わり?」という反応でした

例えば後で紹介しますが「ROUND(ラウンド)関数」を例にするとこんな感じです
ROUND関数 ▶ 端数を四捨五入する関数です
ROUNDUP関数 ▶ 端数を切り上げる関数です
ROUNDDOWN関数 ▶ 端数を切り捨てる関数です

こんな風に「ROUND系の関数」でも3種類で使い方もほぼ一緒です
但し、これが実務では意外と重要で使う場面が多い関数でもあります

つまり、心配するほど関数の数は多くないので安心して下さい

繰り返しになりますが、10個の関数を覚えるのはそれほど大変ではありません

よくある質問2:関数は数学っぽいけど、理数系じゃない人でも覚えられる?

答えは関数を覚えるには理数系じゃなくても、数学が苦手でも問題ありません

なぜなら、数学とは全くと言っていいほどExcelの関数は性質が違います
関数は人間が苦手な計算を自動でやってくれる便利機能なので数学の知識は必要ありません

ちなみに私も文系の人間で数学は苦手ですが、VBAでプログラミングするくらいなので〇〇系というのは気にしなくて大丈夫です

根本的な話ですが文系とか理数系という分け方自体間違っています
日本の教育の悪い部分なので全く気にする必要はありません

それよりもExcelは面倒で大変な計算を自動化して助けてくれる「頼れる仲間」だと思ってみましょう

そうするとExcelが好きになって関数も好きになれるので気楽に覚えましょう

繰り返しになりますが、関数を覚えるのに理数系じゃなくても、数学が苦手でも問題ありません

初心者が覚えるべき関数10選

では実際に最初に覚えてもらいたい関数10選と基本的な使い方を知っておきましょう

No1.SUM関数(サム関数)

SUM関数は「指定したセルの範囲の数字を合計する関数」です

基本的な使い方は、「=SUM(最初のセル:最後のセル)」と指定します

今回の場合は、りんごの金額が入力されている「B2のセル」~白菜の金額が入力されている「B7のセル」を「B8のセル」に計算結果を表示してね

という設定になります

一番シンプルで使いやすいの最初に覚えましょう

No2.ROUND関数(ラウンド関数)

ROUND関数は指定桁数以下を四捨五入する関数です

こんな風に小数点以下に数字がある場合は次のように設定します

基本的な使い方は「=ROUND(対象のセル,四捨五入する桁の位置)」と指定します

今回の場合は¥100のりんごを30%引きするので「B2÷1.07」とすると端数が出ます

この結果を円未満(小数第一位の値)を四捨五入してね という設定をしています

端数処理はルールを統一したり、差額などを出さないために必要になってくるので覚えておきましょう

No3.ROUNDUP関数(ラウンドアップ関数)

ROUNDUP関数は指定桁数以下を繰り上げる関数です

こんな風にROUNDUP関数を設定すると指定した桁を繰り上げます

ROUND関数と基本的な設定方法は同じですが、今回の場合は¥1単位の差が発生します

ROUND関数と設定方法もほぼ一緒なので関数名が変わっただけですね

例えば賃金関係の端数処理は切り上げにしておいた方が良いなど、専門性が上がってくると活躍する機会が多くなる関数です

ROUND関数とセットで覚えてしまいましょう

No4.ROUNDDOWN関数(ラウンドダウン関数)

ROUNDDOWN関数は指定桁数以下を切り捨てる関数です

こんな風にROUNDDOWN関数を設定すると指定した桁を切り捨てます

ROUNDUP関数と同じく¥1単位の差が発生する場合があります

こちらもROUND関数と設定方法もほぼ一緒なので設定方法は簡単です

例えば¥2,565を¥2,000に表示したいなどの場合には大変便利です

割引金額など端数の切り捨てをする時に活躍してくれますよ

No5.IF関数(イフ関数)

IF関数は条件によって結果を変える関数です

こんな風に商品名によって種類を振り分けたいと思った場合などに使えます

使い方は「=IF(〇〇セルが△△であれば□□そうでなければ××)」と設定します

IF関数は非常に使う機会が多いので絶対に覚えておきたい関数ですね

この場合は、「A2セルが「りんご」だったら「果物」と表示して、そうでなければ「野菜」と表示して」という意味になります

IF関数は条件によって結果を変えたい(条件分岐)場合に使う非常に便利な関数です

No6.VLOOKUP関数(ブイルックアップ関数)

VLOOKUP関数は指定したセルの内容によって該当する結果を表示してくれる関数です

こんな風に商品名(オレンジの表)を基に一覧表(緑の表)から商品の金額を探す時などにとても便利な関数です

使い方は「=VLOOKUP(調べたい商品名のセル、調べたい範囲、調べる列数、調べる方法)」と設定します

調べたい範囲に調べたい商品名があれば、たとえ100行あっても一瞬で表示してくれる便利な関数です

今回の場合は、「F1セルの「みかん」をA2~B7のセル範囲の2列目の値を表示して」という意味になります

VLOOKUP関数も非常によく使う便利な関数なので覚えてみましょう

ただ、ちょっとだけ設定方法が複雑なのである程度他の関数に慣れてから覚えるのがオススメです

No7.TODAY関数(トゥデイ関数)

TODAY関数は今日の日にちを自動で取得してくれる関数です

見積書のように最新の日付として今日の日付を使いたい時などに便利です

使い方は「=TODAY()」これだけなのですごく簡単です

意外と今日の日付を自動的に設定したいと思うことは多く使いやすくて便利な関数です

No8.YEAR関数(イヤー関数)

YEAR関数は日付から年数を取り出してくれる関数です

日付から「年数」だけを取り出したい時に便利です

使い方は「=YEAR(日付のセル)」これだけです

日付はシリアル値という特殊な数字の塊なので年数を取り出すときにはこの方法がベストです

日付は意外と取り扱いにクセがあるので覚えておくと後々便利です

No9.MONTH関数(マンス関数)

MONTH関数は日付から月数を取り出してくれる関数です

日付から「月数」だけを取り出したい時に便利です

使い方は「=MONTH(日付のセル)」これだけです

日付はシリアル値という特殊な数字の塊なので月数を取り出すときにはこの方法がベストです

YEAR関数と使い方は一緒なので合わせて覚えましょう

No10.DAY関数(デイ関数)

DAY関数は日付から日数を取り出してくれる関数です

日付から「日数」だけを取り出したい時に便利です

使い方は「=DAY(日付のセル)」これだけです

日付はシリアル値という特殊な数字の塊なので日数を取り出すときにはこの方法がベストです

これもYEAR関数と使い方は一緒なので合わせて覚えましょう

以上が初心者にオススメの関数10選です

Excel初心者は10個の関数を覚えれば十分実務でも役立ちます

まずは10個の関数を使いこなせるようになりましょう

関数が使えないと将来的に仕事の速度がものすごく遅くなります

関数が使えないと将来的に仕事の速度は遅くなります

なぜなら、関数を使いこなせるようになった人の場合は目的に合った関数を設定し

それをコピペすることで自動的に複雑な計算を瞬時にしてくれるので効率がぐっと上がります

一方、関数を使えないと複雑な計算を四則演算や計算機を使って作業していくことになるので結果、ものすごく差がついてしまいます

例えば10行のこんな表があったとしましょう

こんな風に「合計・平均・最大・最小」のそれぞれの計算をするとしましょう

これを計算機を使うパターンと関数を設定するパターンで比較してみます

【計算機で計算する場合】

1行5秒で足し算をして合計額を入力したとすると10行×5秒=50秒

平均も同じ時間出できたとして50秒

最大と最小は見れば分かるので探すのに5秒として2項目分で10秒

1回に110秒=1.83分 確認のために同じ時間でもう一度計算したとして3.6分

何も問題なくWチェックまでに約4分で出来ます

【関数を設定する場合】

各関数をスムースに設定するのに約1分くらいで設定出来ます

関数の設定が間違っていないか確認と修正をするとして30秒

合計1分30秒で終わります

計算機と関数では約2分30秒しか差が無いので大したことがないように思えます

ただ、これは間違いなくスムースに出来た結果なので実際はもっと差ができます

しかも情報量がもっと多くなると単純に計算出来ないくらいの差ができます

つまり、関数を上手に使いこなせいないと1日で何時間も差が出てきてしまうという結果になります

でも関数を上手に使えれば1~2分で設定するか、何もしないで瞬間的に正しい計算をしてくれます

繰り返しになりますが、関数が使えないと将来的に仕事の速度は遅くなります

関数は難しくないのに強力にサポートしてくれる優秀な機能なので必ず自分のモノにしましょう

関数は基礎を抑えれば簡単。本も用意すればすぐに使いこなせます

関数は基礎の使い方さえ押さえておければ簡単に覚えられます
また、お気に入りの本を買っておけばいつでも好きなタイミングで使い方を調べられて便利です

関数の基本的な使い方はどの関数でも同じような使い方がでできるので、1つの関数をしっかり使い慣れておけば、他の関数を使う時のハードルはグッと下がります

例えば「SUM関数」と「IF関数」の使い方を見てみましょう

SUM関数の使い方は、「=SUM(〇〇セル:〇〇セル)」と設定しますよね
意味は「E6~E11のセルの数字を合計して」という設定です

関数の書き方で言うと「=関数名(設定内容)」というやり方はどの関数も共通しています
では、IF関数を見てみましょう

IF関数の使い方は、「=IF(〇〇セル=”条件”,”条件と一致した場合”,”条件と一致しなかった場合”)」と設定します

意味は「E6のセルの内容が「りんご」だったら「果物」と表示、そうでなければ「野菜」と表示して」という設定です

SUM関数とIF関数どちらも基本的な書き方は一緒なので似ていますよね。
これが関数の使い方の基本です

あとは、それぞれの関数の設定出来る内容を理解して正しく設定してあげれば自動的に結果を表示してくれます

これを仮に手で全部間違えずに入力するとなると時間が掛かりますよね

今回は分かりやすいように6行だけですが、例えばこれが100行分あったとしましょう
1行入力するのに30秒として300秒=「5分」掛かります

100行だと入力ミスや疲れがあるので倍の時間掛かったとしましょう
つまり「10分」です

入力ミスが無いかWチェックをする時間を「3分」とします
修正するのに「1分」掛かったとします

これで完成したとして「10分+3分+1分=14分」掛かります
14分というと大したことが無いように思えますが仮にこの作業を1ヶ月間(週休2日)やり続けるとすると

(30日(1ヶ月の日数)-8日(休日))×14分=308分 つまり「5.13時間」掛かります

今回の例はめちゃくちゃ単純で条件が変わっていないというのが前提ですが、1ヶ月で5時間以上時間を使うことになります

実務だとこんなに簡単では無いので更に時間が掛かりますよね

この作業を関数で設定したとして初日の設定に「5分」掛かったとしても、計算自体1秒掛からないので1ヶ月で多めにみて1分

つまり「1ヶ月で6分」しか掛かりません
しかも、スキルアップが出来てくると実務での複雑な条件での計算も自動化出来て計算にかかる時間はほぼ「0」になります

関数の基礎を覚えてしまえば、これだけ効果があるので基礎を学ぶことがどれだけ重要か分かると思います

もちろん、それぞれの関数の使い方に慣れるまでには時間が掛かりますが、基礎をしっかり押さえることが正解です

繰り返しになりますが、関数は基礎の使い方さえ押さえておければ簡単に覚えられます

また、初心者が関数を覚えるには1冊で良いので関数の使い方がまとまっている本を用意しましょう

なぜなら、関数に慣れないうちは何度も調べないと使い方が分からなくなってしまうからです

何度も見るためには1冊で良いので本を持っておくと好きなタイミングで素早く復習することが出来るので、初心者のうちは持っておいて損はありません

本を持っておく理由は、Excelの初心者ということは自分で使い方を調べたり正解を探すのにすごく時間が掛かってしまいます

ネットで検索して答えを探すよりは、市販の本を用意しておいて目的のページを調べるのがベストです

私もExcelを始めた時は本を買い漁って勉強していましたが、お気に入りの本1冊あれば事足りるのでぜひ用意しておきましょう

オススメのExcel関数の解説書 5選

エクセルのバージョンは古めですが問題無しです

今回紹介した関数は昔からある関数なのでコスパ重視で購入するならこちらの本がオススメです

手軽に勉強を始められるのはすごくありがたいですね

「SUM」などの基本的な関数はもちろん、条件を設定する「IF」や「VLOOKUP」など、明日からすぐに役立つ関数を、実践的な実例を用いて丁寧に解説。巻末では、関数を取り入れた書類作成術を特集。さらに、関数サンプル集のダウンロード特典付き。

学研様より引用

動画対応や電話相談も出来る「できるシリーズ」の関数の使い方の本です

昔から有名なシリーズものなのでオススメです

この本は十分なボリュームがあるので1冊あると便利ですね

書式の紹介にとどまらない、関数の「運用方法」がしっかり身に付く!
本書は通読したときに、関数の知識を自分のものとして、業務や日々の生活に活用するための「運用方法」を身に付けられるようになることを目標として制作しました。1つのレッスンにつき、少なくとも1見開きのスペースを割き、関数や引数の概要や、必要な前提知識、複数の使用例など、関数にまつわる情報をさまざまな角度から紹介しています。さらに、理解を助ける画面写真や図表、イメージイラストも豊富に掲載して、読みやすさも追求しました。関数の利便性を享受し、日々のタスクを省力化するために、本書をお役立てください。

インプレス様より引用

こちらも昔からある「よくわかるシリーズ」なので信頼性があります

学習用資料のダウンロードや練習問題のダウンロードも可能

正誤表なども公開されているので安心して使えるテキストです

実務でも使えるような構成になっているので1冊あると長く活用出来るテキストです

こちらも「よくわかる」シリーズのテキストです

関数テクニックよりも一つ一つの関数の使い方を解説しています

基本を押さえるためにはこちらの本の方が1冊目としてはオススメです

使用頻度の高い関数の使い方や実用的なサンプルを用意してくれているテキストです

ビジネスシーンを想定しているので基礎を学びつつ、実務での使い方も教えてくれる良書です

索引やサンプルファイルを活用して関数を自分のものにしてみましょう

本書は,最新のExcel 2019に対応した関数の入門書です。Excel関数の基本と,使用頻度の高い関数の使い方を,実用的なサンプルを用いてくわしく解説していきます。第1章では,関数とは何か,関数ダイアログの使い方,エラー対策など,関数の基本的な知識を解説し,第2章以降で,ビジネスで使う頻度の高い関数を中心に,基本的な数式例から便利な組み合わせ技まで幅広く紹介します。関数名とキーワードで引ける索引を用意しているので,必要な関数をすばやく見つけることができます。解説に使っているサンプルファイルは,本書のサポートサイトからダウンロード可能です。

技術評論社様より引用

繰り返しになりますが、初心者が関数を覚えるには1冊で良いので関数の使い方がまとまっている本を用意しましょう

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