今回の記事では
Excelで文字の数を数えてくれる便利な関数って無いの？
指定文字数に達しているか？ オーバーしていないか常に分かると便利なんだけど
文字の数や全角半角を指定されるフォームが増えてるけど簡単に把握する方法って無いの？
Excelなら全半角や文字の総数を管理できそうだけど何とかならないかな？
こういった疑問に答えます
✔Excelで文字数を管理する方法のテーマ
①LEN関数とLENB関数を使えば文字数を数えるのは簡単です
②LEN関数とLENB関数の使い方を応用すれば自動管理出来ます
この記事を書いているのはOffice歴約20年
現在、エステサロン経営をしながらITを使った現場のマネジメントをしています
「Excelで文字数を管理する方法」に関して実体験に基づいて解説しています
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LEN関数とLENB関数を使えば文字数を数えるのは簡単です
LEN関数とLENB関数を使いこなせば文字数の管理が楽に出来るようになります
なぜなら、Excelと関数を使って文字数を管理すると常に最新の情報を目で確認することが出来るからです
Excelで文章を管理したい場合、目的は色々あると思います
- 課題のレポートを提出するために文字数を数えたい
- ライティングの仕事で文字数を確認したい
- 指定の文字が含まれているか確認したい
- 指定された上限文字数以内に文字が収まっているか確認しながら作業を進めたい
今回は「４」の方法がExcelで文章を管理するのに一番適していると判断したので、こちらの方法について解説していきます
では各関数の基本的な使い方と文字数の管理方法を具体的に見ていきましょう
文字数を数えるならLEN(レン)関数を使いましょう
LEN関数の使い方は非常に簡単で「=LEN(対象のセル)」これだけです
これだけで文字数が表示されます
但し、LEN関数が返す「文字数」は全角・半角関係なく「一文字=１」とするので全半角のスペースや文字も「1」とすることを覚えておきましょう
次にLENB(レン・ビー)関数の使い方も一緒に覚えておきましょう
LENB関数はLEN関数と使い方の基本は同じです
こんな風に使い方は「=LENB(対象セル)」これだけです
LEN関数と比べると数字に違いがありますよね
理由はLENB関数は「文字のバイト数」を数える関数だからです
バイト数とは簡単に言うと「文字の情報量」のことです
LENB関数は「全角=2バイト」で「半角=１バイト」として数えます
要は「半角が１バイト」で「全角は倍の幅をとるから２バイト」だよということです
図解するとこんな感じです
こんな感じで「半角文字を1バイト」という基準にして「全角文字はその2倍のサイズがあるので2バイト」になるという訳です
そのため「アウトドア」はLEN関数では「5文字」ですが全角なので、LENB関数では「10文字」となり、数字に倍の差が出来るという訳です
また、「ﾃﾝﾄ(一人用)」は文字数としては「8文字」ですが「ﾃﾝﾄ()」の5文字は半角「一人用」は全角なので「3文字×2=6文字」合わせると「5+6=11文字」という訳です
全半角を気にしないで文字数だけ数えれば良いならLEN関数で1発OKです
繰り返しになりますが、LEN関数とLENB関数を使いこなせば文字数の管理が楽に出来るようになります
よくある質問：全半角の文字の数え方は分かったけど全角と半角それぞれ何文字ずつあるかも把握したい時はどうすればいいの？
全半角をそれぞれいつも分かるようにするには、LEN関数とLENB関数の差を出すことでいつも表示出来ます
なぜなら、計算を工夫することで目的を実現することが出来るからです
まずは全角の文字数の計算方法から見てきましょう
設定方法は意外と簡単で次の通りです
全角を自動で表示する方法は「=LENB(A2)-LEN(A2)」という式です
これは「LENB関数の結果からLEN関数の結果を引くことで全角の文字を計算」しています
つまり、計算式にするとこんな感じです
- LENB=5文字(全て全角なので)×2=10文字
- LEN=文字数(空白含む)=5文字
コレを計算すると「10文字ー5文字=5文字」なのでA2のセルには「全角5文字」が入力されているという結果になります
まだ分かりにくいと思うのでA4セルの「ﾃﾝﾄ(一人用)」でも計算してみましょう
- LENB①=「一人用(全て全角なので)」×2=6文字
- LENB②=「ﾃﾝﾄ()(全て半角なので)」=5文字
- LEN=文字数=8文字
コレを計算すると「6文字+5文字－8文字=3文字」なのでA4のセルには「全角3文字」が入力されているという結果になります
それでも良く分からない場合は式を覚えておけばOKです
深く考えすぎるより、結果の出し方を押さえておけば大丈夫です
次は半角の文字数を出す方法も見てみましょう
全角とそう変わらない式で計算できるので意外と簡単ですよ
これで半角が含まれている文字数の設定が出来ました
では、「=LEN(A2)*2-LENB(A2)」の式をなるべく分かりやすく解説します
さっきと同じく「ﾃﾝﾄ(一人用)」を例にしてみましょう
- LEN=半角文字数と合わせるために倍にしたいので8×2=16文字
- LENB①=「ﾃﾝﾄ()」は半角だけなので=5文字
- LENB②=「一人用」は全角なので3×2=6文字
コレを計算すると「16文字ー5文字－6文字=5文字」なのでA4のセルには「半角5文字」が入力されているという結果になります
もう一つの考え方は、文字数から全角の文字数を引いても良いので「B列-C列」でも計算できます
ちょっと複雑ですが、この方法であれば常に全角と半角の文字を目で見ることが出来ます
繰り返しになりますが、全半角をそれぞれいつも分かるようにするには、LEN関数とLENB関数の差を出すことでいつも表示出来ます
LEN関数とLENB関数の使い方を応用すれば自動管理出来ます
入力フォームで全半角を合わせた文字数制限がある時は、LEN関数とLENB関数を上手く活用することで自動的に文字数を管理出来ます
なぜなら、数を瞬間的に計算して自動表示出来るのはExcelの最大の特徴だからです
それでは、実例を基に文字数を自動的に管理してくれる仕組みを作ってみましょう
今回はフォームへの入力を基にしたいので実際に使用している「サロンボード」という「ホットペッパービューティー」の裏側のシステムのフォームを使って解説します
コレはサロンボードのクーポン作成画面です
注目してもらいたいのが「クーポン名」と「クーポン内容」の部分です
サロンボードのフォームは共通して「全角の文字と半角の文字の合計文字数で入力の文字数を制限」しています
つまり、全半角が混じっている文章を作ると、あと何文字入力できるのか分からないのですごく手間が掛かります
そこで今回は、その手間をなくすためにExcelでツールを作ってみましょう
ツールを作ると言ってもさっき解説した方法を使えば、サクッと出来るくらい簡単なので気楽に作っていきましょう
完成したものがコレです
全半角はさっきと同じなので解説は省略します
注目したいのは合計の計算方法です
サロンボードでは、「全角を1文字」「半角を0.5文字」としてカウントしています
つまり、「15.5文字」などと計算されるとうことです
そのため全角である「C6のセルはそのまま」で半角の「D6のセルは2で割る」必要がります
これは、半角の場合0.5文字にする必要があるので半角1文字を2で割ることで「0.5」という数字に変換しています
今回の場合は、たまたまピッタリの数字になっています
あとは、Excelで完成した文字をサロンボードのフォームにコピペすれば良いのでコレなら作業が簡単になりますよね
繰り返しになりますが、入力フォームで全半角を合わせた文字数制限がある時は、LEN関数とLENB関数を上手く活用することで自動的に文字数を管理出来ます
オススメのExcel関数の解説書 5選
関数を本で学ぶ時は次に上げるものがオススメです
本を購入をオススメしている理由と各本の紹介に関して、下記の記事で詳しく解説しているので合わせて読んでみてください
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