今回の記事では
Excelで印刷しようとすると切れたり、ズレたりするのはどうにかならないの？
スムースに印刷する方法があるなら対処方法が知りたい
Excelで印刷範囲に表示される点線があるけどどうすれば表示や非表示が出来るの？
点線を動かして印刷範囲を指定したいけど動かせないからどうしたら良いのか分からない
こういった疑問に答えます
✔Excelの印刷系トラブルの対処方法のテーマ
①Excelで印刷が切れたりズレたりする時は印刷設定で解決出来ます
②印刷範囲の点線を調整するにはオプションや印刷設定がポイント
この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら
ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に
「Excelの印刷系トラブルの対処方法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています
今回の内容を一緒にやりたい場合は▼のファイルをダウンロードして下さい
目次を使って読みたい項目へ
Excelで印刷が切れたりズレたりする時は印刷設定で解決出来ます
Excelで印刷が切れたりズレたりする原因は印刷範囲に関する設定で解決することが出来ます
なぜなら、Excelの印刷範囲は入力内容によって左右されるので上手く調整してあげることがコツだからです
それではExcelで印刷が切れたり、ズレたりする場合の原因と対処法について解説しています
Excelのトラブルで常に上位に上がるのが「印刷が上手くいかない」というものです
このトラブルの原因は、Excelが印刷を前提にして作られていない(自由度が高い)ことです
Excelとは逆にWordは1ページの書類の中に文章などを設定して作るので印刷トラブルはそこまで多くありません
今回は印刷トラブルを避けるための方法を順を追って解説していきます
まずは、書類を作る前にページ設定を確認しておきましょう
ページレイアウトで用紙の設定をする
「ページレイアウト」タブの「ページ設定」グループにある「サイズ」ボタンをクリック
用紙サイズが合っているか確認しましょう
もし、A4サイズ以外ならココで目的の用紙を選択しておきます
ページ設定は「印刷結果に直結」する設定なので最初に設定しておくのが正解です
次は用紙の向きの確認です
「ページレイアウト」タブの「印刷の向き」ボタンをクリックします
用紙を横向きで印刷したい場合は、そちらを選択しておきます
最後に用紙の余白を確認します
「ページレイアウト」タブの「余白」ボタンをクリックします
余白を調整したい時はココで先に調整しておきます
この余白は印刷結果に一番影響すると言ってもいい部分なので用紙いっぱいまで印刷したい時は「狭い」を選んでおくのがベストです
これらの設定は書類の作成前に必ずやっておかないといけない訳では無いですが、どんな書類を作りたいのか先に分かっている場合は、設定しておくのがトラブル防止に役立ちます
もちろん、後からでも設定は出来ますが書類の内容を調整する手間が掛かるので先に設定するのがベストと言えます
印刷範囲を把握しておこう
次は印刷範囲を事前に把握しておくことが重要です
どこまでが印刷範囲なのか分かっていないと、Excelで印刷しようとした時に上手く対応出来なくて困ってしまうことになります
まずは、Excelの印刷範囲を見てみましょう
ちょっと見づらいですが、ページ設定をするとグレーの点線が表示されます
この線は用紙と用紙の境界線になるのでこの線を超えないように書類をつくることで印刷トラブルの多くを避けることができるので意識しましょう
Excelはすごく大きな表でその一部を使って書類を作ります
そのため用紙として印刷できる境界線が引かれるという訳です
イメージとしてはこんな感じでしょうか
実際にはもっとたくさんのブロックに分けられるくらい大きな表がExcelの正体です
列幅や行との高さが重要
最後に列幅や行の高さについて把握しておきましょう
Excelは「セル」と呼ばれるブロックの集まりで出来ています
セルの高さや幅を変更すると当然印刷結果にも影響してきます
何も設定していない場合は、「I列」が用紙の一番端に来ています
この列幅が変わらなければ何も問題ありません
列幅を変更すると「I列」は線より右に移動してしまいました
当たり前なのですが意外とこの線より右側は2枚目に印刷されてしまうということを知っている人は少ないです
行の高さも同じことが言えるので行列の高さや幅の調整も意識しましょう
実務ではセルの大きさを変えることはよくあることなので、書類を作りたいときには注意しましょう
もし、印刷の線が表示されない時は印刷設定や印刷プレビュー画面(ファイル→印刷)を表示させることで線が表示されるので見えるようにしてみましょう
手軽に印刷位置を調整するなら「ページ中央」
印刷される位置を手軽に調整したい時は、ページ中央機能を使うと簡単に調整出来ます
Excelで書類を作る時は、左上が基準になるのでどうしても余白に偏りが出来てしまいます
そんな時は簡単な設定で解決出来るのでその方法を見ていきましょう
「ページレイアウト」タブの余白ボタンをクリック
「ユーザー設定の余白」をクリック
ページ中央オプションの「水平」と「垂直」のチェック項目をクリック
「OK」ボタンをクリック
コレだけの操作で用紙のど真ん中に書類を配置出来るので配置の調整をしたい時は、このオプションをONにしてみましょう
繰り返しになりますが、Excelで印刷が切れたりズレたりする原因は印刷範囲に関する設定で解決することが出来ます
印刷範囲の点線を調整するにはオプションや印刷設定がポイント
印刷の範囲調整をするにはオプションや印刷設定を活かすことがポイントです
なぜなら、印刷範囲の点線は印刷出来る範囲を自動で表示してくれる機能なので印刷範囲に作成内容を納めるにはコツが必要だからです
それではページサイズに上手く内容を納める方法について解説していきます
まず、印刷結果が２枚以上の用紙になってしまう場合の対策方法を見てみましょう
拡大縮小して１ページに納める
印刷プレビューを見ると縦横の文字が多いので合計で３枚印刷されてしまう様な場合、２枚目と３枚目がほとんど印刷されないのでもったいない場合があります
そんな時は自動で１枚に収めてもらう設定にするのがスムースなやり方です
「ページレイアウト」タブの「拡大縮小印刷」グループにある「横・縦」のリストボックスからそれぞれ1ページを選択します
コレで１ページに縦横を納めるように自動で縮小してくれるため無駄な印刷をしなくて済みます
すごく便利な機能なので多少縮小されてもいいので１ページに収めたい時には活用してみましょう
ただ、縦長の書類を何枚かに分けて印刷する時は、縦の設定は自動にしておくのがオススメです
タイトルを全ての用紙に印刷する
印刷結果が復数の用紙に分けて印刷する必要がある場合はタイトルがそれぞれの用紙に含まれている方がいい場合もあるので合わせてその方法も知っておきましょう
こんな風に「タイトルと各項目」が一番上に配置されるケースは結構ありますよね
そんな時は「印刷タイトル」を設定するのが正解です
「ページレイアウト」タブの「ページ設定」グループにある
「印刷タイトル」ボタンをクリック
タイトル行項目の「範囲指定」ボタンをクリック
１行目～２行目をドラッグします
「OK」ボタンをクリック
たったコレだけで２枚目以降にも「タイトル＋項目名」が印刷されます
すごく便利な機能なのでぜひ覚えておきましょう
こんな風に印刷に関する設定やオプションの設定を上手に活用することが印刷のコツです
繰り返しになりますが、印刷の範囲調整をするにはオプションや印刷設定を活かすことがポイントです
コメントを残す