今回の記事では
Excelには数字や文字があって扱いが違うって聞くけど何が違うの？
そもそも数字と文字の違いを意識しなくちゃいけない理由がよく分からない
Excelで「日付や金額」が自動的に変更される書類って作れるの？
作れるなら日付や金額を柔軟に反映した書類作りの方法を知りたい
こういった疑問に答えます
✔Excelで文字列を活かす方法のテーマ
①数字と文字の違いを知ることがExcelを活かすための鍵です
②数字はTEXT関数を活用することで用途の幅が広がります
この記事を書いているのはOffice歴約20年
現在、エステサロン経営をしながらITを使った現場のマネジメントをしています
「Excelで文字列を活かす方法」に関して実体験に基づいて解説しています
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数字と文字の違いを知ることがExcelを活かすための鍵です
Excelが数字と文字を別物として扱っていることを知ると、活用の幅がぐっと広がります
なぜならExcelの本来の目的が計算することだからです
では、具体的に数字と文字列の違いについて見ていきましょう
数字と文字の違いはこんな風にぱっと見ではあまり変わりません
大きな違いは「数字はセルの右側」「文字はセルの左側」に寄っているという点です
また、文字のことは「文字列」という言い方をするので覚えておきましょう
今回は比較のために「数字は半角」「文字は全角」にしています
但し、文字として数字を扱うことも出来るので半角で表現しても、同じように文字列にすることが出来ます
それが次のようなケースです
こちらは半角でも「文字列」として扱われます
基本的にExcelは「全角で数字や日付を入力」すると強制的に半角の数字として変換してしまいます
これは、Excelが数字として扱った方が良いものを強制的に数字に変換する機能が原因で起こります
ではどうしてExcelは数字と文字を強制的に分けて考える必要があるか考えてみましょう
その理由は大きく分けて2つあります
- 文字と数字は計算出来ないから
- 数字で扱った方が文字よりも使える幅が大きいから
こういったことが主な理由です
例えばこんな風に「A2のセルの2022」と「B2のセルの2022」は数字と文字列という違いがあるので計算出来ません
人間だったら半角でも全角でも経験から両方とも数字だから足そうという「あいまい」な計算ができますが、Excelは同じ数字でも数字なのか文字なのか？
「厳密に判断」して計算するように作られています
この融通が効かないところがExcelが計算に向いている理由ですが、こんな風に数字と文字列はExcelでは完全に違うものとして扱います
同じように「半角の数字と半角の文字」でも計算は出来ません
それが次のようなパターンです
こんな風にパッと見が一緒でも数字と文字列なので合計されることはありません
次はどうやって文字列と数字を分けることが出来るか知っておきましょう
答えはめちゃくちゃ簡単で数字などの前に「'(半角のカンマ)」を入力するだけです
では、実際に設定した内容を見てみましょう
たったこれだけです
めちゃくちゃ簡単なので設定方法は問題無いですよね
次は「数字と文字の組合せ」について見ていきましょう
まずは「日付＋曜日を数字同士」でつなげて表示してみます
結果はこんな風に数字の組合せになります
数字の組合せ方は「A3セルとA5セルを＆でつなげた」だけです
Excelでは日時は「シリアル値」という数字を使って管理しているので数字同士の組合せだと長い数字が表示されるという結果になります
シリアル値に関しては、「日付と時刻はシリアル値で出来ている」という記事で解説しているので知っておきたい場合は確認してみて下さい
次は「数字と文字」を組合せた場合を見てみましょう
こんな風に「日付はシリアル値」で曜日は「土曜日」と表示されています
これは、数字と文字をくっつけただけなのでこういう結果になったということです
同じように文字の日付と曜日をくっつけた「D4セル」は文字同士をくっつけているので、本来表示したい内容になっています
色々と検証してきましたが、こんな風にExcelでは「数字と文字は違うもの」ということをしっかり押さえておくことが重要です
繰り返しになりますが、Excelが数字と文字を別物として扱っていることを知ると、活用の幅がぐっと広がります
数字はTEXT関数を活用することで用途の幅が広がります
数字は表示方法を工夫することで使い道がグッと広がるので、Excelの活用方法も一緒に増やせます
なぜなら数字を使いこなすことでExcelは自動化を実現してくれるツールだからです
では、前半の続きとして「数字の日付と曜日」をくっつけて正しい表示にする方法から見ていきましょう
こんな風に数字同士でもTEXT関数を組合せて繋ぐことで数字の集まりではなく「文字として表示」することが出来ます
今回の式は「=TEXT(A3,“yyyy年mm月dd日”)&TEXT(A5,“aaaa”)」なのでこれを日本語にしてみましょう
「=TEXT(A3セルを,「西暦の年月日で表示して」)&TEXT(A5セルを,「曜日で表示して」)」といった感じです
つまり、TEXT関数は指定したセルの内容を「指定したの表示方法」で表示してくれる関数です
表示形式は「”yyyy年mm月dd日”」のように「””」で表示方法を指定します
今回は「yyyy年mm月dd日」なので西暦で「2022年01月01日」といった感じで表示させる方法です
「”aaaa”」は「○曜日」という表示方法を指定しています
TEXT関数の表示方法には次のようにものがあります
| 元の数字 | 表示したい内容 | 表示形式 | 結果 |
|---|---|---|---|
| 2022/1/15 | 西暦の日本語日付 | yyyy年mm月dd日 | 2021年01月15日 |
| 2022/1/15 | 西暦の年数 | yyyy | 2021 |
| 2022/1/15 | 曜日 | aaa | 土 |
| 2022/1/15 | 長い曜日 | aaaa | 土曜日 |
| 2022 | 桁区切り | #,###0 | 2,022 |
| 2022 | 桁区切りの通貨 | ￥#,###0 | ￥2,022 |
これはほんの一部ですが、基本的にはセルの表示形式と一緒だっと思ってもらえれば大丈夫です
次は「数字＋文字」というパターンを見てみましょう
こんな風にTEXT関数を使って数字は日付として表示
文字の「土曜日」はそのままくっつけることで表示出来ています
では最後にこの仕組みを応用してタイトルの日付を自動的に変更する方法を見てみましょう
こんな風に文字＋日付をくっつけることが出来ます
もちろんB1のセルなどに文字を書いておいても出来ますね
つまり、セルの値を変更するだけで自動的に日付を更新出来るというわけです
ちなみにA1セルをNOW関数にするとこんな事もできます
こんな風に「=NOW()」と設定すると自動で今日の日付を設定してくれるので自動的にタイトルを最新の日付にすることが出来ました
こうやって「数字と文字」を目的によって使い分けて活用してあげるとExcelでも便利な書類を作ることが出来るので覚えておきましょう
繰り返しになりますが、数字は表示方法を工夫することで使い道がグッと広がるので、Excelの活用方法も一緒に増やせます
オススメのExcel関数の解説書 5選
関数を本で学ぶ時は次に上げるものがオススメです
本を購入をオススメしている理由と各本の紹介に関して、下記の記事で詳しく解説しているので合わせて読んでみてください
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