エクセル使うならまず覚えろ!! メッチャすげぇフィルターの使い方

今回は、Excelの「フィルター機能」についてのお話です。

「フィルター機能」というのは、簡単にいうと「絞り込み機能」のことを言います。

エアコンのフィルターとか、エンジンオイルのフィルターって耳にしたことありますよね。

フィルターには「ふるい分けをする」という意味があるのでピンと来るかもしれません

このフィルターですが、実は実務ですごく重宝します。

特にたくさんのデータから条件に合う情報だけに絞り込んで表示したり、全てのデータを再表示するなんてことも1秒あれば出来ちゃいます。

例えば、1,000行×5列の表があったとしましょう。

この表が印刷されていてその中から、送り先が「青森県○○市」の商品を全部でいくつあるか調べてほしい

なんて話があったとしましょう。

これ、やりたいと思いますか? 私なら聞かなかったことにして逃げます。

こんな条件でもフィルターを使えばサクッと終らせることができる機能の魅力についてお話していっちゃいます。

フィルターの設定はめちゃ簡単

今回は、キャンプ用品の購入予定リストを用意してみました。

それがこんな感じのリストです。

練習用の資料が必要な場合は、【キャンプ用品購入予定リスト】を用意してあるのでこれをダウンロードして下さい。

フィルターの解説資料も一緒になっています。

フィルターの設定方法はめっちゃ簡単です。

まず、フィルターを設定したい表の中をクリックしましょう。

表の中ならどこでもOKですが、今回は「A2のセル」をクリックしておきましょう。

次に「データ」タブ→並べ替えとフィルターグループの「フィルター」ボタンをクリックしましょう。

設定が終わると、表の見出し行(2行目)の各項目の右側に「▼」マークが追加されてフィルター機能が使えるようになりました。

設定はたったこれだけです。

めっちゃ簡単ですね。

ちなみにフィルター機能を外すときは、表内のどこかをクリックして、フィルターの設定ボタンをもう一度クリックするだけです。

次は、フィルター機能の基本的な使い方を見てみましょう。

3つのフィルター機能を使いこなそう

次はコレだけは押さえておきたい3つの機能を使ってフィルターを使えるようになっちゃいましょう。

フィルター機能を使うには、「▼」マークをクリックします。

これがフィルター機能の内容です。

押さえておきたい機能は次の3つ

昇順・降順昇順・降順で並べ替えます
日付フィルター日付での絞り込みなどをします(内容で項目名が変わります)
検索・絞り込み条件に合う項目を検索したり、絞り込んだりできます

①の昇順とは、昇る順番と書くので「1・2・3……」のような順番で、降順とはその逆順に並べ替えてくれる機能のことです。

②の日付フィルターは、日付単位で並べ替えや絞り込みをしてくれます。

③の検索・絞り込みは、調べたい項目について検索したり、条件で絞り込んだりする機能です。

では、早速「昇順・降順」機能について知っておきましょう。

①「昇順・降順」機能の使い方

昇順・降順という機能は、入力されている文字・日付・金額などを小さい順や大きい順に並べ替える機能です。

こんな風に「数字など」を昇順・降順に一瞬で並べ替えることができます。

操作方法は、目をつむってても出来るくらい簡単です。

こんな風に数字の文字の「▼」をクリックして、「昇順」をクリックすればサッと並べ替えられます。

ちなみにこの作業、目をつむって出来る人は天才です!! 自分を褒めてあげて下さい。 私はガッツリ見開いてないと出来ません。

注意

注意点ですが、フィルター機能は1シートにつき1つしか設定出来ません。
今回は、わかり易さ重視で「テーブルとして書式設定」という機能を使ったので同じシートにカラフルな3つの表とそれぞれフィルター機能が使えています。
フィルター機能の使い方は同じですが、テーブルとして書式設定について知りたい場合は、クリックしてみて下さい。

他の「文字」「日付」「金額」についても、たったこれだけで全てが並べ変わるのですごい便利ですよね。

この作業、手作業でやってたらすごい大変です。

エクセルはこういう所が本当に便利で楽しいので私は大好きです。

ポイント

フィルターの並べ替え機能ですが、1つ大きな特徴があります。
その特徴とは、行単位で並べ変わることです。
例えば、「数字で昇順」の並べ替えをした場合と「日付で昇順」の並べ替えをした場合は、それぞれ結果が変わります。
理由は、「1行分=1つの情報の塊」として並べ替えるからです。
つまり、「1」の数字行は、「C」という文字「2020/11/9」という日付「¥56,748」という金額が1セットだから、行をまとめて並べ替えるよ
という様に「行単位」で並べ変わることが特徴なんですね。

それでは、次に日付の並べ替えについて触れていきましょう。

②日付フィルターの使い方

日付フィルターは、色々な条件で日付を絞り込むことが出来る機能です。

条件がたくさんあるので、特に使い勝手位の良い機能を紹介します。

まずは、今年の日付だけに絞り込む方法を見てみましょう。

日付文字の横の▼「フィルターボタンをクリック」します。

「日付フィルター」をクリック→「今年」をクリックしましょう。

これだけで、今年(2020年)の日付だけに絞り込むことが出来ました。

めっちゃ便利なのに超簡単です。

ポイント

フィルター設定で1つポイントを紹介します。
それは、フィルターの解除方法です。
この質問は意外と多いんですが、やり方は簡単「フィルターボタンをもう一度押してフィルターをクリア」これだけです。
手順も紹介するのでこのタイミングでマスターしておきましょう

フィルターの解除(クリア)方法

ここで、フィルターの解除方法について触れていきましょう。

フィルターの設定と解除はセットなので、このタイミングで一緒に覚えちゃいましょう。

まず、今回のような「1個所だけ」フィルターを解除するには、フィルターをもう一度クリックしてクリアします。

日付列のフィルターをクリックして、「“日付”からフィルターをクリア(C)」をクリックします。

これで、フィルターの絞り込み機能が解除されました。

2019年の情報もちゃんと表示されましたね。

ちょっと注目してほしいのが、絞り込みをしても元のデータは全て残っているという点です。

初めてフィルター機能を使うと、消えてしまったデータはどうなってしまったのか? 不安になりますよね。

でも心配無用です。

ちゃんと全てのデータは残っていて非表示(条件に合わないデータの行は表示しないよ)になっているだけなんですね。

もう一つ注目してもらいたいのが、フィルターの形です。

「▼」マークの時は、何も絞り込んでいない状態ですが、フラスコマークの時はフィルターで何かの条件が絞り込まれているということになります。

このマーク、一箇所なら良いんですが使っていくうちに何箇所もフィルター設定をすることがあります。

例えば、「2020年1月の女性で〇〇市に住んでいる人」に絞り込むなんてパターンのときです。

1箇所でもフィルター設定がされていると、他の条件を設定したときにあれ? 何でこの人表示されなかったんだろ? なんてことにも

そんな時は、フィルターの設定を一括解除しちゃいましょう。

やり方は簡単。先にフィルターの行をクリックします。(どこでも良いです)

「データタブ」→「並べ替えとフィルターグループ」の「クリア」をクリックしましょう。

これだけで全てのフィルターの解除が終わりました。 めっちゃ簡単ですね。

ちょっと話が横道にそれちゃいましたが、意外とつまづくポイントなのでしっかり抑えておきましょう。

次は、指定した範囲に絞り込む方法について触れていきます。

指定の範囲内の日付に絞り込む

次に範囲内の日付に絞り込んでみましょう。やり方は簡単です。

「日付フィルター」→「指定範囲内(w)」をクリックします。

絞りたい最初の日付を「カレンダー」のボタンをクリックして選択しましょう。

カレンダーになっているので目的の日付をクリックするだけで、日付設定ができて簡単です。

絞りたい最後の日付を「カレンダー」のボタンをクリックして選択しましょう。

日付の設定を見直して問題なければ、「OK」ボタンをクリックしましょう。

日付が絞られていればOKです。

たったこれだけの作業で複雑な絞り込みをサクッとやってくれるフィルターの機能はすごく優秀だと思います。

その他にも色々な絞り込み方法がありますが、目的に応じて試してみると良いでしょう。

まずは、この機能に慣れて覚えてしまうと、かなり便利なのでマスターしちゃいましょう。

最後は、「検索・絞り込み」機能について見ていきましょう。

③検索・絞り込みの使い方

最後に検索と絞り込みの使い方を見ていきましょう。

まずは、人の名前を検索してみます。

検索ボックスに「烏山(からすやま)」を入力すると名前の中に「烏山」が含まれる人物が自動的に選択されます。

例えば、「佐藤 栄子・佐藤 美衣子・佐藤 椎子」のように名前に検索している文字が含まれていれば、該当者全員が自動的に選択されます。

問題が無ければ、「OK」ボタンをクリックしましょう。

検索した結果、該当者だけが表示されればOKです。

次は、絞り込みの方法を見てみましょう。

「(すべて選択)」左横の「□」のチェックボックスをクリックして、全ての人のチェックを外します。

表示させたい人の名前横の「□」をクリックしてチェックを入れましょう。

問題なければ、「OK」ボタンをクリックしましょう。

選択した人が全員表示されていればOKです。

今回、紹介した方法は絞り込み方の一例です。

今回とは逆に少数の人を非表示にさせたい時は、その人の「□」のチェックを外した方がいい場合があります。

目的に応じて使いこなしちゃいましょう。

まとめ

さて、今回のフィルターの使い方についての話はいかがでしたか?

意外とフィルター機能を知ってて使っている人は、いないんですよね。

並べ替えは知っていても、絞り込んだり検索したり条件に合わせてピックアップ出来る人は結構めずらしいです。

でも、フィルターの機能って設定が簡単なのに意外と高機能なので知らなきゃ損だと思いませんか?

実務では、こういった分析が必要な仕事は結構あるものです。

人の名前もそうですが、〇〇市に住んでいる人の数は? とか

どんな悩みを抱えてる人が多いのか? など絞り込みや検索・並べ替えをしたい項目を上手に設定してあげればもっと活用の幅が増えますよ。

ぜひ、今回の記事を参考にフィルター機能を使いこなしてもらえると嬉しいです。

最後まで読んでいただきありがとうございます。

それでは、また次回お会いしましょう。 また会おう!!!!

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