差し込み印刷の文字配置にはタブやインデント［ラベルの長文はフォントサイズ設定］

今回の記事では

Wordの差し込み印刷機能を使っていると印刷位置がずれるのはどうして？

印刷の位置を修正する方法があればなるべく簡単な方法で教えて欲しい

差し込み印刷で長い文章を設定すると文字が途中で切れちゃうんだけどどうにかならない？

どうしたらラベル作りなどの差し込み印刷で文字の調整をしたら良いのか良くわからない

こういった疑問に答えます

✔差し込み印刷で文字の配置を調整する方法のテーマ

①差し込み印刷で文字配置を調整したい時はタブやインデントなどの設定をするのが正解です

②ラベルなどに長文を設定した時に文字切れを防ぐにはフォントサイズを設定するのが正解

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「差し込み印刷で文字の配置を調整する方法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

今回の内容を一緒にやりたい場合は▼のファイルをダウンロードして下さい

差し込み印刷で文字配置を調整したい時はタブやインデントなどの設定をするのが正解です

差し込み印刷で文字の配置を調整したい時は難しく考えずにタブやインデントなど文字列の配置機能を上手く活用するのが最適解です

なぜなら、差し込み印刷機能は設置したフィールドを消さなければWordの機能でフォントの設定をすることが出来るからです

Wordの差し込み印刷を使ってラベル印刷をすると、内容の切り替えや他のラベルへのデータ反映が楽になるのですごく便利です

ただ、差し込み印刷機能の厄介なところはフィールドの扱い方がいまいち分からない所にあります

例えば、フォントサイズの変更や配置をどうしたら良いのか分からない

フィールドの設定がおかしくなっちゃったらどうしよう？

そんな悩みがついて回りますよね

でも、実は差し込み印刷機能はフィールドを削除したり、変に編集しなければフォント設定は意外と簡単に出来るものです

今回はそんな差し込み印刷の配置方法について解説していきます

差し込み機能を使ったラベル印刷に不安がある場合は「ラベル印刷WordとExcelの連携で簡単作成」という記事で解説してるので参考にして下さい

今回はこんな風にわざと長文を入れてレイアウトが崩れるようにしています

長文部分の設定については後半で解説するので前半では、郵便場号から宛名までの配置について解説していきます

データベースはこんな感じで用意しています

差し込み印刷を設定すると左上に配置されます

「ホーム」タブの「段落」グループにある「行と段落の間隔」ボタンの「▼」をクリック

一覧から「段落前に間隔を追加」をクリック

これで少し郵便番号が下方向に移動しました

続いて「行間オプション」をクリック

「段落」ダイアログが表示され「インデント」の「左」の「▲」をクリック

「5mm」に設定ができたら「OK」ボタンをクリック

これで郵便番号が右側に移動しました

こんな風にインデントの設定をすることで郵便番号の配置を調整する事が出来ます

つまり、Wordの配置の基本的な設定でキレイに配置することが出来るという訳です

もう少し一緒に設定してみましょう

住所を選択した状態で「ホーム」タブの「段落」グループにある「段落の設定」ボタンをクリック

段落の設定は好きなやり方でOKです

「段落」のダイアログが表示されます

「インデント」の「左」項目を「10mm」に設定

「段落前」を「1行」に設定

「OK」ボタンをクリック

その結果、住所の配置を調整する事ができました

同じ要領で宛名の設定をしてみましょう

「段落」ダイアログで「段落前」に「0.5行」を設定

「OK」ボタンをクリック

「ホーム」タブの「中央揃え」をクリック

これでラベルの中央に宛名を配置できました

「フォントのサイズ」を「20」に設定

宛名と様の間に「タブ」を設定しましょう

これで宛名と敬称の間に適度な隙間を自動で入れてくれます

ただ、ラベルの設定の場合は表と同じ扱いになるので「Ctrlキー+Tabキー」で設定することが出来ます

こんな風にラベルの配置では、Wordのインデント設定やタブの設定がなどの基本が分かっていれば簡単です

その他のラベルにも同じ設定が反映されるので意外と簡単に設定出来ますよ

繰り返しになりますが、差し込み印刷で文字の配置を調整したい時は難しく考えずにタブやインデントなど文字列の配置機能を上手く活用するのが最適解です

ラベルなどに長文を設定した時に文字切れを防ぐにはフォントサイズを設定するのが正解

ラベルなどに長文を設定した時は文字が切れないようにフォントサイズを設定するのが最適解です

なぜなら、長い文字を途中で切れずにラベルに表示したいなら文字のサイズを小さくするしか無いからです

では最後に長文をラベルに反映させた時の対処方法について解説していきます

長文を反映するとこんな風にラベルに収まらないので文字が切れてしまう事があります

一旦、見える範囲のフォントサイズを調整しましょう

フォントサイズを「8」に設定

文字のサイズが小さくなると、隠れている部分が表示されてくるので徐々にサイズ調整をしていきます

最終的には「7」まで下げることで全体を表示することが出来ました

最後に「複数ラベルに反映」ボタンをクリック

これで、その他のラベルにもちゃんとフォントの大きさや配置が反映されます

但し、長文すぎると文字を相当小さくするしかなくなり見えなくなってしまうので、長すぎる文章は使わないようにするのがオススメです

こんな風に長文を収めたい時は文字を小さく設定することで全てに反映されるので困った時はこんな風に対処してみましょう

繰り返しになりますが、ラベルなどに長文を設定した時は文字が切れないようにフォントサイズを設定するのが最適解です