今回の記事では
ピボットテーブルで表示される「(空白)」の文字を削除するにはどうすれば良いの？
何の設定が原因なのか分からないからどうしたら良いか分からない
ピボットテーブルで空白の項目を含んでいる場合「(空白)」の文字を表示させたくない
何も表示させない方法はどうしたら設定出来るのか教えてほしい
こういった疑問に答えます
✔ピボットテーブルで空白を表示させない方法のテーマ
①ピボットテーブルに(空白)と表示させないためには範囲設定と項目入力が必須です
②空白の文字を表示させたくないならフィルターの設定で一時的に解決出来ます
この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら
ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に
「ピボットテーブルで空白を表示させない方法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています
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ピボットテーブルに(空白)と表示させないためには範囲設定と項目入力が必須です
ピボットテーブルで「(空白)」と表示させない方法はデータの参照範囲の設定か項目を入力することで解決出来ます
なぜなら、(空白)と表示されるのはデータの参照範囲に空白のセルがあることが原因だからです
それでは今回は「魚介類の販売実績一覧表」を元にどうして(空白)と表示されてしまうのか見ていきましょう
今回のデータベースはこんな感じです
そして、これが今回のピボットテーブルです
もし、「データベース」や「ピボットテーブル」の基礎が分かってないなと思ったら、「ピボットテーブルは情報分析に特化した表」という記事で基礎を解説しているので、慌てずに一度理解してから再挑戦してみましょう
今回のポイントは2点あります
それは、ピボットテーブルの参照先の範囲に間違いがあることと、未入力のセルがあることです
この2点の問題を解決出来えば(空白)の文字を削除(非表示に)出来ます
(空白)文字を表示させない方法1：ピボットテーブルの参照範囲を正しく指定する
ピボットテーブルの行の項目に「(空白)」と表示されていますね
この理由は、ピボットテーブルの参照先のデータ範囲に問題があります
では、ピボットテーブルの元データ(データベース)の参照内容を確認してみましょう
確認方法はすごく簡単です
「ピボットテーブルツール」の「分析タブ」のデータグループにある「データソースの変更」ボタンをクリック
ピボットテーブルのデータソースの変更ダイアログが表示されます
ここで注目なのが選択している範囲です
本来は「19行目」までが範囲なのに「25行目」まで選択されてしまっていますよね
選択範囲(緑の点線の範囲)を見てもらえば分かる通り、20～25行目は空白です
そのためピボットテーブルの行フィールドに「(空白)」と表示されてしまっているという訳です
ではどうしたら空白を削除(非表示)にすることができるのでしょうか？
答えは簡単です
ピボットテーブルの参照範囲を再度設定してあげれば解決します
では、早速この続きの操作で参照範囲を変更してみましょう
ピボットテーブルのデータ範囲のダイアログボックスが表示された状態で正しい範囲をドラッグして選び直します
修正が終わったら「OK」ボタンをクリック
自動的にピボットテーブルに戻りますがちゃんと「(空白)」の文字は消えていますよね
今回のケースではピボットテーブルのことをよく理解出来ていない人が項目の追加に備えてあらかじめ範囲を広く設定していた
というのが原因で起こったミスの可能性が高いですね
実務でも複数の人が同じファイルを操作するケースが多々あります
今回のように人によっては気を効かせて広めに範囲を設定していただけかもしれません
今回のようなケースをなるべく防ぐためには、テーブル機能を使うのがベストです
テーブル機能を使えば、項目の追加に自動で対応してくれるため今回のようなミスは起こりにくくなるでしょう
ピボットテーブルとテーブルの連携については「ピボットテーブルは表の作り方で決まる」という記事で紹介しているので分からない場合は参考にしてみて下さい
ではもう一つの方法で(空白)の文字を消してみましょう
(空白)文字を表示させない方法2：項目名を全て入力する
もう一つの方法はとっても単純です
データベースの空白セルに内容を入力するだけです
では実際に入力して改善されるか見てみましょう
未入力だったカテゴリーに刺し身という項目を追加してその他の項目も全て入力します
データベースの変更が終わったので今度はピボットテーブルの更新作業ですね
ピボットテーブルで「ピボットテーブルツール」の「分析」タブをクリック
「データ」にある「更新」ボタンをクリック
更新した結果、ちゃんと内容が反映されました
つまり、きちんとデータベースを入力してピボットテーブルで更新してあげれば、(空白)の文字を無くすことができるということです
繰り返しになりますが、ピボットテーブルで「(空白)」と表示させない方法はデータの参照範囲の設定か項目を入力することで解決出来ます
空白の文字を表示させたくないならフィルターの設定で一時的に解決出来ます
空白の文字を一時的に消すならフィルターの設定で簡単に実現できます
なぜなら、空白という項目を非表示にすればピボットテーブルから一時的に見えなくすることができるからです
ピボットテーブルはフィルター機能が用意されているので非表示にしたい項目を指定して見えなくさせることが出来ます
では、実際にフィルター機能を使って(空白)の文字をピボットテーブル上で表示させない方法について見ていきましょう
例えば入力の途中の段階だったり、どうしても内容を空白にしなくてはいけない状況になった場合はこの方法が有効です
操作はすごく簡単です
「行ラベル」の「フィルター」ボタンをクリック
「空白をクリック」してチェックを外します
「OK」ボタンをクリック
結果、ピボットテーブルから空白は非表示になりました
今回のように「データベース」では空白を残しておきたいけど「ピボットテーブル」は一時的にでも表示させたく無い時はこの方法が有効です
但し、ピボットテーブルを作る時はデータベースの「空白」は避けるのが正解です
繰り返しになりますが、空白の文字を一時的に消すならフィルターの設定で簡単に実現できます
よくある質問：ピボットテーブルで参照範囲を変更したりせずにデータベースを工夫することで「(空白)」の表示を無くすことは出来ませんか？
データベース側でピボットテーブルの空白表示を防止するには対象の行を削除してしまうのが最適解です
なぜなら、行ごと削除してしまえばピボットテーブルの参照範囲も強制的に変更できるからです
この方法はすごく簡単なのでデータベースの空白行を削除できる場合は最適な方法です
こんな風にピボットテーブルの参照範囲が広すぎる場合は、ピボットテーブル側で調整することも出来ますが、一番手っ取り早い方法が20～25行目までを削除してしまう方法です
削除対象の「20～25行目を行選択」します
右クリックのショートカットメニューから「削除」をクリック
これだけでちゃんと正しい範囲に修正されていますよね
どうしてこんなことができるかと言うと
参照範囲はセルの範囲を指定しているので、行を削除したことで一時的に参照先が無くなります
参照先が無くなったことをきっかけに、ピボットテーブルの参照機能が再度参照範囲を調整してくれるのでいらない行を削除するだけで、参照範囲を自動で指定できたというわけです
やることはたったこれだけですが、参照先の再調整やフィルターの調整も必要無いのでデータベースの行ごと削除するのも一つの手だと覚えておきましょう
繰り返しになりますが、データベース側でピボットテーブルの空白表示を防止するには対象の行を削除してしまうのが最適解です
オススメのピボットテーブルの解説書 5選
ピボットテーブルを本で学ぶ時は次に上げるものがオススメです
本はいつでも見ることができ知識の宝庫なので読んで損なしです
スキマ時間などを活用して本で独学や教わったことを復習するなど活用の幅はたくさんあります
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