条件付き書式にIF関数を設定すれば色分け簡単［キーワードで色分けするCOUNTIF関数］

今回の記事では

Excelの条件付き書式にIF関数を使って条件に合わせた色分けをするにはどうすればいいの？

条件に合わせて自動で色分けしてくれたら作業がの手間が減るのに

条件付き書式で探しているキーワードを自動で色分けして目立たせるにはどうすればいいの？

なるべく簡単な方法で設定出来れば助かるんだけど

こういった疑問に答えます

条件付き書式でIF関数などを使った色分け方法のテーマ

①条件付き書式にIF関数を設定すれば条件に合った色分けは簡単に出来ます

②探しているキーワードを自動で色分けするにはCOUNTIF関数で実現可能

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「条件付き書式でIF関数などを使った色分け方法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

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条件付き書式にIF関数を設定すれば条件に合った色分けは簡単に出来ます

条件付き書式で条件に合った色分けはIF関数を使うことで簡単に設定することが出来ます

なぜなら、IF関数は条件を判断するための関数でその結果を色分け設定に流用出来るからです

まずは条件付き書式の設定でIF関数を使った色分け設定の完成イメージから見てみましょう

今回はこんな風に「去年の売上と今年の売上を比較して、今年の売上が低い場合は背景の色を変える」という設定をしています

それでは具体的な設定方法について解説していきます

まずは「表全体」を選択

「ホーム」タブの「スタイル」グループにある「条件付き書式」ボタンをクリック

一覧から「新しいルール」をクリック

「新しい書式ルール」ダイアログが開きます

ルールの種類から「数式を使用して、書式設定するセルを決定」をクリック

「次の式を満たす場合に値を書式設定」のテキストボックスに

「=IF($B2>$D2,TRUE,FALSE)」と入力

この式はすごく簡単です

式を日本語にすると「=もし(「B2のセルの数字」が、「D2のセルの数字」より大きかったら、「TRUE」と表示してね,そうでなければ「FALSE」と表示してね)」という意味です

つまり、「去年よりも今年の売上額が減っていたら背景色を塗って目立たせたい」というのが目的です

ただ、条件付き書式の場合は普通の関数の使い方とは少し違います

それは、今回の場合「TRUE」という答えが出たら書式設定を適用

「FALSE」という答えなら何もしない

という違いがあるということだけ覚えておきましょう

続いて「書式」ボタンをクリック

「セルの書式設定」ダイアログが表示されるので「塗りつぶし」タブをクリック

カラーパレットから好きな色をクリック

「OK」ボタンをクリック

「OK」ボタンをクリックすれば完成です

こんな風に意外と簡単な設定で色分けできちゃいます

ちなみに今回のポイントは「$B2や$D2」を複合参照している点です

この理由について詳しく知りたい場合は、「Excelで条件一致する行の色分けは条件付き書式」という記事で解説してるので確認して下さい

IF関数を使わない方法

今回の式の設定、実はIF関数を使わなくても同じ結果にすることも出来ます

その方法も合わせて見てみましょう

IF関数を抜くとこんな風に「$B2>$D2」という書き方だけで同じ結果になります

つまり、IF関数の条件式の条件部分だけ書いても同じ結果になるという訳です

もちろん意味は同じなので、条件付き書式は関数を使うことも出来るしもっとシンプルな方法でも設定出来るということを覚えておきましょう

関数を使ったほうがより柔軟な設定が出来るので両方の使い方を覚えておくと実務でもすごく役立ちます

繰り返しになりますが、条件付き書式で条件に合った色分けはIF関数を使うことで簡単に設定することが出来ます

探しているキーワードを自動で色分けするにはCOUNTIF関数で実現可能

探しているキーワードを自動で色分けするには、COUNTIF関数を書式設定に設定すれば実現出来ます

なぜなら、COUNTIF関数は探しているキーワードの数を数えてくれる機能を持った関数だからです

今回は魚の名前の一覧表から、指定のキーワードが含まれている魚の名前を見つけて背景色を塗るということを自動化してみます

今回は「マグロで終わる」というキーワードを検索して色を変えてみました

もちろん、自動で色分けしてくれるので一度設定すれば内容がどんなに変わってもその都度色分けしてくれます

設定方法はIF関数を設定した時とほぼ変わらないので簡単です

表全体を選択

条件付き書式から「新しいルール」をクリック

(真ん中にある魚の名前の一覧は練習用なので必要に応じて使って下さい)

数式に「=COUNTIF($B2,”*マグロ”)」と入力

「書式」ボタンから好きな色を設定

「OK」ボタンを押せば設定完了です

今回のポイントは「=COUNTIF($B2,”*マグロ”)」ですね

COUNTIF関数の詳しい使い方は「指定範囲から文字を見つけたいならCOUNTIF関数」という記事で解説してるので参考にして下さい

今回の式を日本語にすると「条件と一致したら数を数えてね(「B2セル」の内容が,「マグロ」という文字で終わっていたら」)」という意味になります

「*(アスタリスク)+調べたい文字」は「〇〇で終わる」という「ワイルドカード」です

コレを1行ずつ調べると

「〇〇マグロ」という文字があれば「1」なければ「0」という答えを返してくれます

今回は条件付き書式は「1以上であれば書式を設定」「0」であれば書式を設定しない

という判断を自動でやてくれたのでこんな風にキーワードを見つけたら、背景を塗るということが実現出来たという訳です

ちょっと難しい部分がありますが、こんな風に設定することでキーワードを発見したら色を塗ってくれる機能も設定出来るんだな

ということを覚えておきましょう

実務でも結構役に立ってくれますよ

繰り返しになりますが、探しているキーワードを自動で色分けするには、COUNTIF関数を書式設定に設定すれば実現出来ます