条件付き書式の基本は条件の設定とルール管理[対象の範囲が広い時は設定の工夫が重要]

今回の記事では

Excelの条件付き書式を使ってセルの色を塗るにはどうしたら良いの?

条件付き書式の基本的な設定方法を含めてセルに色をつける方法が知りたい

条件付き書式を復数のセルに反映するにはどうしたら良いの?

一定の範囲に対してセルの塗りつぶしをする方法について知りたい

こういった疑問に答えます

✔条件付き書式の基本的な使い方のテーマ

①条件付き書式の基本は条件の設定とルールの管理をちゃんと使えば簡単です

②条件付き書式を対象の範囲に設定するには正しい式を設定するのが重要です

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「条件付き書式の基本的な使い方のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

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条件付き書式の基本は条件の設定とルールの管理をちゃんと使えば簡単です

条件付き書式の基本は条件の設定とルールをちゃんと把握すれば簡単に扱えます

なぜなら、条件付き書式は目的に合わせてグループ分けされているので分かってしまえば直感的に使えるからです

今回は条件付き書式の基本的な使い方として条件が一致した場合、背景の色を自動的に設定して見やすくする方法について解説します

まずは、自動的に色分けされた結果を見てみましょう

こんな風に魚の名前から「ウツボ」が入力された行だけ背景色が設定されています

もちろん自動で色分けされています

では、どうやって自動で色分けするのか見てみましょう

塗り分け設定をしたい「B5~B14」の範囲を選択

「ホーム」タブにある「スタイル」グループの「条件付き書式」をクリック

「セルの強調表示ルール」を選択して「文字列」をクリック

文字列のダイアログが開きます

「次の文字列を含むセルを書式設定」のテキストボックス横にある選択ボタンをクリック

「ウツボ」のセルである「B10」のセルをクリック

セルの位置が自動で反映されます

セルの選択ボタンをクリック

もしくは、色分けしたい対象の「ウツボ」を直接入力してもOKです

初期設定だと「赤い文字に赤い背景」なので今回は自分で色を設定します

「書式」のリストボックスをクリック

「ユーザー設定の書式」をクリック

「セルの書式設定」ダイアログが表示されるので「塗りつぶし」タブをクリック

好きな色の背景色をクリック

「OK」ボタンをクリック

「文字列」のダイアログが表示されるので「OK」ボタンをクリック

これで自動的に「ウツボ」の背景色が自動で変更されました

では本当に自動で切り替わるのか内容を変更してみましょう

こんな風にちゃんと「ウツボ」の行だけ自動で色分けされました

これが条件付き書式の基本的な使い方です

条件の修正と削除

条件を修正したり削除する方法も覚えておきましょう

まず、修正したい場合は設定している範囲を選択します

「条件付き書式」をクリック

「ルールの管理」をクリック

「条件付き書式のルールの管理」ダイアログが表示されます

ルールの一覧から今回のルールをクリックして「ルールの編集」ボタンをクリック

主な設定は「ルールの内容を修正してください」の各項目なので必要に応じて変更します

もしくは、「ルールの種類を選択してください」の設定を変更する場合もあります

修正が終わったら「OK」ボタンをクリック

変更内容に問題が無いようなら「OK」ボタンをクリック

次は条件付き書式を削除する方法も見ておきましょう

設定した条件を無くしたい場合は、「条件付き書式」の「ルールのクリア」を選択

「選択したセルからルールをクリア」か「シート全体からルールをクリア」のどちらかをクリックすると

設定したルールを全てクリアします

もしくは、「ルールの管理」ボタンをクリック

ルールの一覧から削除したいルールをクリック

「ルールの削除」ボタンをクリック

この場合、複数の条件が設定されている場合は、選択した対象のルールだけを削除する方法です

目的に合わせて編集や削除をして書式設定を活用しましょう

繰り返しになりますが、条件付き書式の基本は条件の設定とルールをちゃんと把握すれば簡単に扱えます

条件付き書式を対象の範囲に設定するには正しい式を設定するのが重要です

条件付き書式を複数の範囲に対して設定する時は正しい式を設定するのが重要です

なぜなら、複数の列に指定した条件で書式設定を反映させるには複合参照や関数を使った式を工夫して設定する必要があるからです

前半で解説した方法の場合、複数の列に条件付き書式を設定することは難しいです

でも、複数の列に同じ条件で書式設定をしたい場合は実務では多くあります

そんな時はどうしたら良いのでしょうか?

答えは、複合参照と関数などを活用した数式の設定をすれば実現出来ます

ちょっと難しい内容になりますが、何度も挑戦していると間隔で分かってくるので困ったときの参考にして下さい

今回は、2022年7月1日~7月31日までの間のデータの背景色を自動で変えてみます

こんな風に日付を1行ずつ確認して魚の名前の行も合わせて自動で色を塗っていきます

設定した内容はこんな感じです

「A5~B14」という表全体に書式設定をしています

今回のポイントは「数式を使用して、書式設定するセルを決定」項目を選択し

数式のテキストボックスに「=AND($A5>DATE(2022,7,1),$A5<=DATE(2022,7,31))」という設定をしていることです

簡単に言うと「2022年7月1日~7月31日までの範囲のセルに色を塗ってね」という設定です

難しく見えますが、簡単な関数の組み合わせだけでできてるので意外と簡単です

関数以外のポイントは、$A5の部分で複合参照にすることで日付を順番に見ています

この方法は「Excelで条件一致する行の色分けは条件付き書式」という記事で解説しているので分からない場合は参考にして下さい

では、日付の指定をもう少し分かりやすくしてみましょう

日付の指定はこんな感じです

  • AND関数で2つの条件を満たした場合色を変えるということをしています
  • 日付の設定はDATE関数を使って日付の管理をすると上手くいきます
  • 最後に不等号の記号を使って「以上やより小さい」を設定することで日付の範囲を指定しています

慣れないと難しい考え方なので、どうしても理解出来ない場合はまずはコピペしてみて下さい

この式を理解したい場合は、関数を単位でバラしてみると比較的分かりやすくなりますよ

こんな風に複数の列にまたがって書式設定を自動化したい場合は、工夫する必要があるということだけは覚えておきましょう

繰り返しになりますが、条件付き書式を複数の範囲に対して設定する時は正しい式に設定するのが重要です

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