目次専用ページ作りは「先頭ページのみ別指定」が鍵［引継資料のトラブルは書式クリア］

今回の記事では

Wordで作った目次のページ数と見出しを設定したページ数に番号のズレがある時はどうやって修正すればいいの？

そもそも、どうして目次の番号とページの番号がずれるのか知りたい

引き継いだ資料の続きを作っていたら、なぜか目次の表示内容とページの内容がおかしい時がある

そんな時は、どうしたら簡単に目次の内容や資料の内容を修正出来るのか分からない

こういった疑問に答えます

✔Wordの目次にずれがあった時の対処法のテーマ

①Wordで目次のページを作った時はページ番号の「先頭ページのみ別指定」を設定するのが正解です

②引き継いだ資料の目次の表示内容が上手く表示されない時は原因を探さずに書式クリアが正解です

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

Wordの目次にずれがあった時の対処法に関して実体験に基づいて解説しています

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Wordで目次のページを作った時はページ番号の「先頭ページのみ別指定」を設定するのが正解です

Wordで目次ページとして表紙を作った時はページ番号の調整のために「先頭ページのみ別指定」に指定することで目次と実際のページ番号を合わせることが出来ます

なぜなら、ページ番号の設定と目次のページ表示の設定は別の機能で管理されているからです

Wordの目次機能は見出しを元に自動で目次を作ってくれ、簡単な操作で内容の変更をしてくれます

ただ、目次のページ番号と各ページの番号が合っていないこともあります

その原因はページの番号設定が目次に反映されているからです

そこで必要なのが、ページ番号を調整して目次のページ番号に反映させること

今回はそんな目次のページ番号と実際のページ番号が合わない時の原因と対処方法について解説します

こんな風に1ページ目が「タイトルと目次」のような「表紙」だったとしましょう

その目次には本当は、「No1.キャンプ」から始まるページ番号は「1」から始めたいですよね

この結果だけ見ると「ページ番号がおかしい」ということになります

番号がおかしい原因はこんな風に表紙の番号が「1」で始まっているからです

今回はこの設定を変更する方法を解説します

設定方法はすごく簡単なので設定はサクッと出来ますよ

「挿入」タブの「ヘッダーとフッター」グループにある「ページ番号」ボタンをクリック

「ページの下部」をクリック

「番号のみ2」をクリック

これでページ番号を表示出来るようになります

その結果、目次のページ番号が「1」と表示されます

まずは、表紙である1ページ目の設定だけ個別に設定する必要があります

「オプション」グループにある「先頭ページのみ別指定」のチェックボックスをクリックして「ON」にします

表紙のページ番号を設定していきます

「ページ番号」のボタンをクリック

表示された一覧から「ページ番号の書式設定」をクリック

開始番号のラジオボタンをクリック

開始番号をスピンボタンで「0」に設定

「OK」ボタンをクリック

その結果、表紙の番号が「0」に設定されます

それと同時に1ページ目のページ番号は「1」に変更されました

次に目次の更新をしたいので「ヘッダーとフッターを閉じる」ボタンをクリック

目次をクリックして「目次の更新」ボタンをクリック

目次の更新ダイアログが開くので「ページ番号だけを更新する」の項目を選択

「OK」ボタンをクリック

その結果、ちゃんと目次に表示される番号が修正出来ました

ページ番号を非表示にしたい時は「挿入」タブの「ページ番号」ボタンをクリック

一覧から「ページ番号の削除」ボタンをクリック

これでページ番号は消えますが「目次のページ番号」は消えません

こんな風にページ番号の設定と目次の設定は連動しているので、目次のページ番号を正しく修正することで目次の番号を調整しましょう

繰り返しになりますが、Wordで目次ページとして表紙を作った時はページ番号の調整のために「先頭ページのみ別指定」にした方が目次と実際のページ番号を合わせることが出来ます

引き継いだ資料の目次の表示内容が上手く表示されない時は原因を探さずに書式クリアが正解です

引き継いだ資料の目次の表示内容がちゃんと表示されない時は、原因がどこにあるか分からないので書式をクリアして見出し設定を解除するのが正解です

なぜなら、Wordには色々な機能があり目次の修正をしようとしても原因が分からない時は、書式のリセットをして設定し直す方が効率が良いからです

例えば、仕事の先輩や上司がやっていた資料を引き継いで資料の修正を頼まれたとしましょう

それも、退職や異動などで作った本人がいなくなってしまい気軽に聞くことも出来ない場合

先任が間違った設定で目次の表示ががおかしいといったケース

こんな時どうしますか？

私ならある程度あたりを付けて修正してみる

修正しても無理そうなら問題になっている部分の書式をクリアして設定し直します

なぜなら、どこにどんな設定がしてあるか見つけ出す方が大変だからです

それに、あくまでも目的は資料を修正して完成させることです

つまり、原因を見つけ出すために時間を使うのは無駄ですよね

もちろん、どうしても原因を見つけてほしいと言われるケースもあるかもしれませんが、その時はちゃんと説明して元の状態に近い状態で戻せば問題ないと思います

例えばこんな風におかしな設定が目次に表示されてしまったとしましょう

でも、こんな風にひと目見ただけじゃ見出しに表示されている部分が分からない状態もあります

もちろん、今回はサンプルとして分かりやすく作っていますが、実際の書類はもっと複雑で分かりづらくなっているはずです

見出しに設定していないのに見出しっぽく見えたり

途中の文書だけ見出し設定がされているかもしれません

こんな時は、一度書式をクリアして設定し直したほうが手っ取り早いです

その方法についてやり方を見ていきましょう

おかしな所に当たりをつけて「ホーム」タブの「フォント」グループにある「すべての書式をクリア」ボタンをクリック

改めて正しい見出しの部分を選択

「ホーム」タブの「見出し1」をクリック

その他の見出しも正しく設定し直します

目次の内容を修正するために「目次の更新」をクリック

「目次の更新」ダイアログが表示されるので「目次を全て更新する」を選択

「OK」ボタンをクリック

その結果、ちゃんと修正されます

こんな風に目次の項目やページ番号が違う時には改めて設定し直しましょう

見出しの設定を見える化する方法

おまけですが、見出しの設定を見直す方法を簡単に紹介しましょう

「ホーム」タブの「編集記号の表示／非表示」ボタンをクリック

編集記号が表示されると見出しの記号(・)が表示されるので見出しの場所が分かりやすくなります

但し、段落記号などが設定がされている場合は分かりづらい可能性があります

この設定はオプション機能の「表示」項目にある「段落記号」のチェックボックスがOFFになっているとこの結果になります

オプションの設定がONになると「編集記号のボタンがOFF」の場合でもちゃんと見出し記号を表示してくれます

通常はこの状態ですが、オプションを間違って設定してしまった場合などは分かりづらくなってしまいます

もう一つの方法は「アウトライン」表示にすることです

「表示」タブの「アウトライン」ボタンをクリック

その結果、その行が本文なのか？　見出しなのか？　ということが見て分かります

「本文」や「レベル」の設定で分かるので判断はできます

その他にもテーマを変えてみるなどの方法がありますが、どの方法もWordを使いこなしていないと余計分からなくなってしまいます

その反面「書式のクリア」は一番簡単で使う機会が多いので「書式のクリアと見出しの再設定」の方法がベストです

繰り返しになりますが、引き継いだ資料の目次の表示内容がちゃんと表示されない時は、原因がどこにあるか分からないので書式をクリアして見出し設定を解除するのが正解です