複数ファイルの目次作りはフィールド設定で実現［複数フォルダはフルパス指定］

今回の記事では

複数のファイルの見出しを一つのファイルにまとめて目次を作る方法って無いの？

いくつかに別れているファイルの中身を1つにまとめて表示出来たら便利なのに

別々のファイルの見出しを目次に設定する方法は分かったけど違うフォルダのファイルも目次に出来ない？

2つ以上のフォルダの中身を1つのファイルにまとめる方法があれば教えてほしい

こういった疑問に答えます

✔複数のファイルから目次を作る方法のテーマ

①複数ファイルの見出しを目次にまとめるにはフィールド設定をするのが正解です

②複数フォルダのファイルから目次を作るならフルパスを指定するのが最適解です

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

複数のファイルから目次を作る方法に関して実体験に基づいて解説しています

今回の内容を一緒にやりたい場合は▼のファイルをダウンロードして下さい

複数ファイルの見出しを目次にまとめるにはフィールド設定をするのが正解です

複数のファイルの見出しを別のWordでまとめて目次にするにはフィールドの設定をするのが正解です

なぜなら、目次機能＋フィールド設定をすることで別ファイルの見出しを目次に自動反映してくれるからです

Wordの目次機能は見出しを設定することで簡単に自動化出来てすごく便利な機能です

1つのファイル(資料)の中で作った見出しを目次にするのは簡単ですが、複数のファイルの内容を別のファイルにまとめるには設定が必要です

例えば、1つ目のファイルには概要が見出しでまとめられていて、2つ目のファイルはそれぞれの内容が見出しでまとめられているとしましょう

そんな時は、1つ目と2つ目のファイルの見出しを自動的にまとめられると便利ですよね

今回はそんな複数のファイルの見出しを自動的に目次にまとめる方法について解説していきます

今回の設定をすると、こんな風に目次用のファイルに2つのファイルの見出し情報を集めて目次を作ることが出来ます

「資料1」にはNo1とNo2の見出しが設定されています

「資料2」には「No3」と「まとめ」の見出しが設定されています

この条件を元に一つの目次にまとめる方法を見ていきましょう

まず最初に「目次を作るファイル」「資料1」「資料2」の3つのファイルは必ず同じフォルダ内に保存します

「参考資料」タブをクリック

「目次」ボタンをクリック

一覧から「自動作成の目次2」をクリック

警告が表示されますが「OK」ボタンをクリック

「目次項目が見つかりません」と表示されますが気にせずに1行改行しましょう

「挿入」タブの「テキスト」グループにある「クイックパーツの表示」ボタンをクリック

一覧から「フィールド」をクリック

「フィールド」ダイアログが開くので「分類」のリストボックスをクリック

一覧から「索引と目次」をクリック

「フィールドの名前」の一覧から「RD」をクリック

「ファイル名またはURL」のテキストボックスに「ファイル名」を入力

最後に「フィールドオプション」の「現在の文書の相対パス」のチェックボックスをクリックしてONにします

「OK」ボタンをクリック

目次のメッセージ下に「｛ RD 資料1.docx ￥f ｝」と設定されればOKです

もう一つの資料も取り込みたいので改行します

資料1と同じ操作をして資料2の設定もします

「1と2」がそれぞれ表示されたら準備完了です

仕上げに「目次の更新」をクリック

その結果、ちゃんと資料1と資料2の各項目がページに分けられてキレイに表示されます

但し、リンクは出来ないのでクリック1つで移動することは出来ません

フィールド名を非表示にする方法

基本は完了ですが「RDから始まるフィールド名」は表示され続けます

ただし、フィールド名は印刷されない「隠し文字」という特殊な扱いになっているので印刷されることはありません

ただ、どうしても気になるようであればオプションの設定を変更しましょう

「オプション」をクリック

Wordのオプションダイアログから「表示」をクリック

「隠し文字」のチェックボックスをクリックしてOFFに設定

「すべての編集記号を表示する」のチェックボックスをクリックしてOFFに設定

「OK」ボタンをクリック

これでフィールド名が表示されなくなりました

但し、このオプション機能はONにしておいた方がオススメです

なぜなら、このままだと全ての編集記号が非表示になってしまうのでタブ設定の時などにすごく不便だからです

目的に合わせて使い分けましょう

繰り返しになりますが、複数のファイルの見出しを別のWordでまとめて目次にするにはフィールドの設定をするのが正解です

複数フォルダのファイルから目次を作るならフルパスを指定するのが最適解です

複数のフォルダに保存されたファイルから目次を作るならフルパスを指定するのが最適解です

なぜなら、別のフォルダに保存されたファイルから目次を作るためには、フルパスを指定してファイルの場所を正確に設定する必要があるからです

目次を作りたいファイルと目次の元になるファイルが入っているフォルダが「別の場所」にある場合は、フィールドの設定でフルパスを指定する必要があります

後半ではその方法のコツについて解説します

ただ、基本は前半と同じなので基本が分かっていれば簡単ですよ

設定内容は、こんな風にフルパスとファイル名を設定すればちゃんと目次が作れます

準備として対象のファイルのフルパスをコピーしておきましょう

「Shiftキーを押しながらファイルの上で右クリック」

メニューの一覧から「パスのコピー」をクリック

これで対象ファイルのフルパスをコピー出来ます

フィールドの設定方法は同じなので「ファイル名またはURL」のテキストボックスにフルパスを貼り付けます

ココで注意したいのがフルパスをコピーすると前後に「”(ダブルクォーテーション)」が含まれてしまうことです

この前後の「”(ダブルクォーテーション)」は必ず削除して下さい

相対パスのチェックボックスをクリック

「OK」ボタンをクリック

その結果フルパスの設定が完了です

同じ要領で2つ目のフルパスを設定

「目次の更新」をクリック

これでちゃんと目次が表示出来ました

こんな風に別フォルダでもちゃんと設定することで目次を作ることが出来るので必要になったらチャレンジしてみましょう

繰り返しになりますが、複数のフォルダのファイルから目次を作るならフルパスで指定するのが最適解です