今回の記事では
差し込み印刷の結果を両面印刷する方法って無いの？
何故か差し込み印刷の結果を印刷しようとすると上手く印刷設定出来なくて困る
差し込み印刷を使ってラベルや名刺を作ったのは良いけど印刷しようとすると白紙が出てきちゃう
なぜか最後に追加される白紙を印刷しないようにするにはどうしたら良いの？
こういった疑問に答えます
✔差し込み印刷で両面印刷や白紙が印刷されて困った時の対処法のテーマ
①差し込み印刷の結果を両面印刷したい時はプリンターの設定を変更するのが最適解です
②宛名ラベルや名刺を差し込み印刷で作って白紙が印刷される時は行間調整するのが正解
この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら
ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に
「差し込み印刷で両面印刷や白紙が印刷されて困った時の対処法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています
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差し込み印刷の結果を両面印刷したい時はプリンターの設定を変更するのが最適解です
差し込み印刷で作った書類の両面印刷をしたい時はプリンターの設定を変更するのが最適解です
なぜなら、差し込み印刷だけではなく両面印刷は基本的にプリンターの機能で出来るできないが決まるからです
差し込み印刷で作った書類や名刺などを両面印刷したい時ってありますよね
そんな時は差し込み印刷の設定ではなくプリンターの設定にポイントがあります
現代では自宅用のプリンターでも両面印刷はほとんどの機種で出来るので設定すれば結構簡単に出来るものです
今回は差し込み印刷で作った書類を直接、両面印刷する方法とWordの標準機能で両面印刷する方法について解説していきます
今回はこんな感じの書類を使って印刷していきます
2ページ目はこんな感じの作りです
このページが裏側に印刷されます
データベースになる個人情報はこんな感じです
完了と差し込み機能から両面印刷する
まずは「完了と差し込み印刷機能」を使った両面印刷の方法を紹介します
やり方は簡単なので覚えてしまえば簡単ですよ
「差し込み文書」タブの「完了」グループにある「完了と差し込み」ボタンをクリック
一覧の中から「文書の印刷」をクリック
「プリンターに差し込み」ダイアログが表示されるので「OK」ボタンをクリック
「印刷」ダイアログが開くので「プロパティ」ボタンをクリック
プリンターのプロパティダイアログが開きます
ただし、プリンターのプロパティはメーカーなどによって違いがあります
「おまかせ設定」の場合は一覧から「両面印刷」をクリック
「基本設定」タブの場合は「両面印刷／小冊子印刷」のリストボタンの中から「両面印刷」を選択
「OK」ボタンをクリック
「印刷」ダイアログに戻るので「OK」ボタンをクリック
これでちゃんと両面印刷が出来ます
ちなみに裏面である2ページ目のメールアドレスは「メールのフィールド」が挿入されているので人のよって自動的にアドレスが切り替わります
こんな風に簡単に両面印刷をすることが出来るのでチャレンジしてみましょう
Wordの印刷機能を使って両面印刷する
次は印刷イメージを出力してWordの標準機能から印刷する方法です
こちらもやることは単純なので気楽にチャレンジしてみましょう
「完了と差し込み」ボタンをクリック「個々のドキュメントの編集」をクリック
「OK」ボタンをクリック
新規のWordファイルで全ての書類が表示されます
表面はこんな感じです
裏面もちゃんと人数分作られます
この機能を使えば印刷前にちゃんと自動変更やレイアウトに問題ないかチェックできます
では、実際に印刷してみましょう
「ファイル」タブをクリック
「印刷」をクリック
印刷の設定を「両面印刷 長編を綴じます」を選択
「印刷」ボタンをクリック
これでちゃんと全ての書類をきれいに両面印刷することが出来ます
こっちの方法は結果をちゃんと確認して印刷することが出来るのでより安全に印刷したい時にはこちらの方法を使ってみましょう
繰り返しになりますが、差し込み印刷で作った書類の両面印刷をしたい時はプリンターの設定を変更するのが最適解です
宛名ラベルや名刺を差し込み印刷で作って白紙が印刷される時は行間調整するのが正解
宛名ラベルや名刺を差し込み印刷で作った時に白紙が印刷されてしまうような時は白紙ページの行間隔を調整すると無駄なページを印刷せずに済みます
なぜなら、表を使って用紙いっぱいに作られた名刺などは空白ページの行間を工夫すると無駄に印刷せずに済むからです
名刺やラベルを差し込み印刷で作った結果、最後に白紙が追加されてしまうことがあります
原因は表を用紙のギリギリに作ると強制的に表の下に1行挿入されてしまうからです
今回の対策はすごく簡単ですが、意外と知られていない方法なので知っておいて損は無いですよ
それでは実際にやってみましょう
ラベル作成で名刺を作ります
「個々のドキュメントの編集」機能を使うと最後に白紙のページが挿入されてしまいます
この原因は、ラベルの雛形である表を用紙いっぱいに作ったので強制的に1行分が挿入され白紙になってしまっているという訳です
ただ、ある設定をするとこんな風にギリギリまで挿入されていた表があっても白紙を表示させずに済みます
ではやり方を見ていきましょう
「白紙の用紙の改行マーク」の部分で「ホーム」タブの「段落グループ」にある「オプション」ボタンをクリック
「行間」が「1行」になっているのでリストボックスをクリック
一覧の中から「固定値」をクリック
間隔が「12 pt」なので数字を書き換えます
「1 pt」に修正
「OK」ボタンをクリック
その結果、空白ページは消えてキレイに収まりました
本当は元になっているラベルのテンプレート(表の設定)を変更すれば良いのですが、デザインの関係でサイズを変更したくない場合もありますよね
そんな時に使える技なので覚えておきましょう
また、Wordで表を扱っている時も同じ問題が発生するので困った時は同じように設定してみましょう
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繰り返しになりますが、宛名ラベルや名刺を差し込み印刷で作った時に白紙が印刷されてしまうような時は白紙ページの行間隔を調整すると無駄なページを印刷せずに済みます
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