ピボットテーブルは条件をクリアして更新[エラーの原因はデータベースの作り方]

今回の記事では

ピボットテーブルを使っているけど入力した情報が反映されないけどどうすればいいの?
ちゃんと反映されないと意味が無いから何とかしたいけどどうしたら良い?

ピボットテーブルを更新しようとしたらエラーになっちゃうのはどうして?
ピボットテーブルをちゃんと使うコツって何か無いの?

こういった疑問に答えます

✔ピボットテーブルが更新されないトラブルの対策方法のテーマ

①ピボットテーブルの更新条件をクリアすればちゃんと更新できます

②ピボットテーブルでエラーになる原因はデータベースの作り方です

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「ピボットテーブルが更新されないトラブルの対策方法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

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ピボットテーブルの更新条件をクリアすればちゃんと更新できます

ピボットテーブルが更新出来ない理由は条件を満たしていないデータベースが原因です

なぜなら、ピボットテーブルはデータベースを元にして作る表だからです

今回は「野菜販売管理一覧表」を元にピボットテーブルが更新されない原因について見ていきましょう

まず、前提としてデータベースとは一定のルールに従った一覧表のことを言います

自分で自由なレイアウトで作った表はデータベースとは言えません

後半で2つの表については解説していきます

この内容をピボットテーブルにしてみましょう

表(データベース)の中の好きなセルをクリックしておいて下さい

「挿入タブ」の「テーブルグループ」にある「ピボットテーブルボタン」をクリック

「OK」ボタンをクリック

フィールドの設定はこんな感じで適当で大丈夫です

それでは、データベースを更新してもピボットテーブルに反映されないケースを見ていきましょう

【ケース1】更新ボタンを押していない

今回はこの品名を「かぼちゃ(カット)1/4切」に変更してみましょう

その後にピボットテーブルを見てみます

ピボットテーブルを確認しても全く変更されていませんね

もちろんデータベースの内容は変更済みです

これが、更新されない理由の1つ目です

データベースを変更したら、必ず「更新」ボタンを押しましょう

押さない限りずっと反映されないので注意して下さい

では、実際に更新してみましょう

更新の時は必ずピボットテーブルの好きなセルをクリックしておきましょう

ピボットテーブルが選択されていないと、ツールが表示されないので注意が必要です

「ピボットテーブルツール」の「ピボット分析タブ」にある「データグループ」の「更新」をクリック

ピボットテーブルにちゃんと反映されました

では次のパターンを見てみましょう

【ケース2】項目を追加したら範囲を再設定しないとダメ

次はデータベースに項目を追加してみましょう

実務ではデータベースに情報を追加することはよくあります

地域名を追加したかったのでA列に追加しました

この状態だといくら更新ボタンを押しても一切変更されません

理由はピボットテーブルの対象範囲から外れてしまっているからです

ではどうすれば新しい列を取り込むことができるのか見てみましょう

対象範囲を調整するには「ピボットテーブルツール」→「ピボットテーブル分析」→「データグループ」にある「データソースの変更」ボタンをクリック

ピボットテーブルの設定用ダイアログが表示されるので、範囲設定ボタンをクリック

「地域」を含めた範囲を選択し直してみましょう

選択が終わったらもう一度範囲選択ボタンをクリック

ピボットテーブルのダイアログに戻るので「OKボタン」をクリック

これで無事にピボットテーブルのフィールドに「地域」が表示されました

あとは、目的のフィールドにセットしてあげればOKですね

では最後にピボットテーブルの自動更新の設定を見てみましょう

設定一つでファイルを開いた時に更新出来ます

ピボットテーブルは基本的に更新ボタンを押さないとデータが反映されない仕組みになっています

ただ、ファイルを開き直した時だけ自動で更新してくれる機能があります

但し、この設定は行・列などを追加して項目を増やした時やその場での更新は出来ないので注意して下さい

更新の自動化については、「ピボットテーブルは表の作り方で決まる」という記事でより詳しく解説しているので参考にしてみて下さい

では設定方法を解説してきます

対象範囲を調整するには「ピボットテーブルツール」→「ピボットテーブル分析」→「ピボットテーブル」ボタンをクリック

「オプション」ボタンをクリック

「ピボットテーブルオプション」ダイアログが開かれるので「データ」タブの「ファイルを開いたときにデータを更新する」をクリックして「OK」ボタンをクリック

これでファイルを開いた時に自動でピボットテーブルの内容が更新されます

ただし、基本的にはピボットテーブルは更新が必要だということを覚えておきましょう

繰り返しなりますが、ピボットテーブルが更新出来ない理由は条件を満たしていないデータベースが原因です

ピボットテーブルでエラーになる原因はデータベースの作り方です

ピボットテーブルがエラーになる原因はデータベースの作り方に問題があるからです

なぜなら、データベースの作り方をきちんと守らないとピボットテーブルが確実にエラーを起こすからです

ではエラーになる条件を具体的にいくつか上げてみましょう

そもそもデータベースに合わない表を作っている場合

こんな風に自由なレイアウトで作っている表はデータベースとして使えません

なぜなら、データベースにはルールがあるからです

特に問題になるポイントは

  1. 項目名が空白である
  2. 項目名などのセルが結合されている

こんな風にエラーになる条件は決まっているのでもしエラーが発生したら見直してみましょう

では実際に実務であり得るケースを見ながらどんなエラーになるのか見てみましょう

実務では、こんな風に誰かが意識せずに項目名を削除してしまうこともありますよね

この状態でピボットテーブルの更新をしてみましょう

結果は、こんな風に「そのピボットテーブルの~」というメッセージが表示されます

こんな時はまず、項目名がちゃんと入力されているのか確認してみましょう

次は項目名を結合しているパターンです

こんな風に個数を表示しようとして項目名を結合することもよくあります

特にExcelの基本は理解していても、ピボットテーブルを使ったことが無いといった場合はこうしてしまうこともありますね

これだと同じエラーになってしまうので注意しましょう

では、どうすればエラーを避けることが出来るのでしょうか?

答えは次のようなシンプルな表を作ることです

結合などは一切しないで項目に合った内容を1つずつ入力するのが正しいデータベースの作り方です

データベースはあくまでデータの集まりなので表とは別のルールがあるということを覚えておきましょう

ただ、一番良い解決方法はデータベースをテーブル機能を使って作ることです

テーブル機能については「テーブルの作り方」を別記事で解説しているので参考にして下さい

テーブルとして設定した場合は、項目名を消してしまっても「項目1」といった感じで自動的に項目名を設定してくれる点とセルの結合を防止してくれるというメリットがあります

その他にも項目を追加したときにテーブルの範囲を自動で調整してくるなど、メリットがたくさんあるので、「テーブルとして書式設定+ピボットテーブル」は最強の組み合わせだと覚えておくと今後も役立ちます

繰り返しになりますが、ピボットテーブルがエラーになる原因はデータベースの作り方に問題があるからです

オススメのピボットテーブルの解説書 5選

ピボットテーブルを本で学ぶ時は次に上げるものがオススメです

本はいつでも見ることができ知識の宝庫なので読んで損なしです

スキマ時間などを活用して本で独学や教わったことを復習するなど活用の幅はたくさんあります

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