Excelで表を作るには完成した表を具体的にするのが正解【Excelはセルの集まり】

今回の記事では

  1. Excelで表を作るにはどうしたら良いの?
  2. Excelの格子を使って表を作ったはずなのにどうして印刷されないの?
  3. Excelを使って簡単に表を作ることは出来ないの?
  4. Excelで罫線を引いて表は出来たけど見た目はどうやって変更すれば良いの?
  5. Excelで表を作ったら文字が途中で消えてるけどどうしたら良いの?

こういった疑問に答えます

✔Excelで表を作るためのテーマ

  • 完成後の表を具体的にしておけば途中で混乱して作り直しする手間を避けられます
  • Excelはセルを印刷しないことを理解していれば表作りがスムースになります
  • Excel初心者のうちは表作りの方法を2つ覚えていれば実務でも通用します
  • Excelの最初の表はセルというブロックの集まりだと思っておけば表作りは簡単になります

この記事を書いているのはOffice歴約20年
現在、エステサロン経営をしながらITを使った現場のマネジメントをしています
「Excel初心者に必要なオススメの本」に関して実体験に基づいて解説しています

これらのテーマについて実体験を交えて解説します

Excelで表を作るには完成した表を具体的にするのが正解です

Excelで表を作る前に完成した表を具体的にすることが重要です

Excelで表を作り始める前にまずは、完成後の表のイメージを具体的にしておきましょう

理由は完成した表のイメージが無いままいきなりExcelで表を作り始めてしまうと、余計な作業が増える上に修正が必要だったり、修正すら出来なくなってしまったりすることが多いからです

例えばロシアには「ボルシチ」という料理がありますが、完成品を知らないで材料と作り方だけ渡されて料理してねと言われたらどうですか?

私ならまず完成させることは出来ないです
いくら材料や作り方が分かっていたとしても同じものは作れないですよね

これは肉じゃがと同じです
肉じゃがのルーツは明治時代にビーフシチューを再現するために当時の料理人が悪戦苦闘して作り上げたものだそうです

料理は例え別物になったとしても、味が美味しければ文化になって完成するかも知れません
ただ、ExcelなどのITというものはパソコンのやり方に人間が合わせないと完成させることは出来ません

例えば、健康管理シートを作ろうと思ったとしたらこんな風に具体的にイメージをまとめておくことでスムースに表を作ることが出来ます

もちろん、ココまで完成させる必要はありませんが、このイメージを元に表を作り出す場合と何も無い状態で作り始める場合では相当な違いがありますよね

繰り返しますがまずは、Excelで表を作る前に完成した表を具体的にすることが重要です

よくある質問:そう言われても結局入力するのが目的なんだから最初から表を作った方が効率的でしょ?

こういった意見もあると思います
確かにExcelを使い慣れている人であれば、大体の完成形は頭の中にあって修正にもそこまで時間が掛からずにできるので最初からExcelで作り始めた方が良いように思えますよね

ただ、いくらExcelを使い慣れている人でもイメージを固めてからでないと結局修正するのに時間が掛かるので完成イメージは具体的にすべきです

なぜなら、私も長い間Excelを使っていくつもの表を作ってきましたが、完成系を書き出すほどでは無い表でも頭の中で一度作ります

但し、これはあくまで今までの積み重ねた経験からやっているだけで、サラッとした表で良いので具体化させた方が圧倒的に作業効率がUPします

そして、仕事で表を作るのであれば必ず他の人とも共有しますよね

イメージの共有するには、具体的なイメージを書き出して完成イメージに違いが無いことを確認しないと、余計な時間を掛けるだけでなくあなたの評価も下げてしまうことになります

例えばパソコンの操作が苦手な人のアイディアを具体的な表にすることになったとしましょう

ここで下書きでも良いのでイメージを共有しないと、表の完成後に「全然イメージと違うから作り直して」と言われてしまうでしょう

更にExcelの操作に慣れていないとどうしたら良いのか分からず途方にくれてしまうことも考えられます

そうならないようにいくらExcelを使い慣れている人でも、イメージを固めてからで無いと結局修正するのに時間が掛かるので完成イメージは具体的にすべきです

Excelはセルというブロックの集まりだと思うと分かりやすい

Excelは表で作られているのでは無く、セルというブロックで作られているということが分かれば楽勝です

Excelの初心者はExcelは「表」だと思っています

ところが、Excelは「セルというブロックの集まり」なので線を書いてあげないと表として印刷出来ないという事を知っていますか?

このことをちゃんと知っていればExcelの表作成は簡単になります

まず「セル」とは何かという事を知っておきましょう
「セル」を日本語にすると「細胞」という意味があります
これは、Excelの作りを細胞のように見立てられることから来ています
つまり、セルは表(英語でテーブル)とは言っていないのでExcelは表では無いということです

そのためセルを利用して表を作ったり、セルの中に「文字・数字・日付」などを入力することで書類を作ったり、グラフなどを作ることが出来ます

細胞と言っても理解しにくいので「セルはブロック」だと思ってみると更に分かりやすいです
Excelは「行を数字」で表し「列をアルファベット」で表します
その交点のセルを例えば「A1のセル」などと呼んで場所を特定することが出来ます

行は数字で表されるので1行はこの行全てのことを言います

2行目・3行目というように下に続いていきます

列はアルファベットで表されこの列全てのことを言います

B列・C列というように右に続いていきます

行と列の交点になる部分を「セル」と呼びます

この場合は「A1セル」という呼び方をします

この呼び方であれば、他の人もどのセルのことを言っているので分かりやすいですよね

では、この状態で印刷をするとどうなるか見てみましょう

これが印刷しようとした結果です

こんな風にセルしか無いExcelでは何も印刷出来ないということを覚えておきましょう

繰り返しになりますが、Excelは表で作られているのでは無くセルというブロックで作られているということが分かれば楽勝です

Excelで表を作る方法は2つだけ覚えればOKです

Excelで表を作るには「罫線を引いて表にする」か「テーブルとして書式設定」を覚えるのが正解です

この2つの方法を覚えることで、基本的な表の作り方と応用的な表の作り方を覚えることが出来るからです

具体的な表の作り方は次の通りです

まずは基本的な表の作り方を見てみましょう

今回の料金表は「ふもとっぱらキャンプ場」様の資料を参考にさせていただきました

このままでも表になっていそうですがこれはセルに内容を入力しただけなので、罫線(けいせん)と呼ばれる線を引いて表を作りましょう

一番早い表の作り方は、まず表にしたい範囲を選択します

今回は「A2セル~C8セル」の範囲を選択します

「ホームタブ」の「フォントグループ」にある「格子ボタン」の▼をクリック

一覧の中から「格子」をクリックします

これで基本的な表は完成しました

基本的な表の作り方はこれだけです

表を作るもう一つの方法は、「テーブルとして書式設定」をする方法です

テーブル(表)にしたい範囲を選択します

「ホームタブ」の「スタイルグループ」にある「テーブルとして書式設定ボタン」をクリック

「線、テーブル スタイル(中間)7」をクリックします

「テーブルの作成」ダイアログが表示されるので「OK」ボタンをクリック

これで「テーブルとして書式設定」を使った表が完成します

但し、「テーブルとして書式設定」はデータベースと呼ばれる表に向いています

今回のようなセルの中で改行したり、何も入力されていないセルがある場合は向いていないので注意して下さい

こんな風に表は案外簡単に作れるのでコツを掴んでしまえばExcelの表作りは簡単です

繰り返しになりますが、Excelで表を作るには「罫線を引いて表にする」か「テーブルとして書式設定」を覚えるのが正解です

表の中の文字が途中で消えた時の4つの対処法を覚えましょう

セルに収まらない長文を表示する4つの方法を覚えておけば表作りで困ることは激減します

表の中で文字が途中で消える原因は、一つのセルに収まらない長文が入力されていることです

長文を表示させる方法は次の4つ方法で解決することが出来ます

それでは対処方法を順番に見ていきましょう

解決方法1:列幅を広げる

例えば「B3セル」に列幅より長い文章を入力すると文字が途中で消えてしまうことがあります

その原因は隣の「C3セル」に文字が入力されることにあります

これを解決するためには、こんな風に「列と列の間の線」の上でマウスカーソルが上図の形になったらドラッグ操作で列幅を調整しましょう

この操作を覚えれば入力した文字が見えないということは無くなります

解決方法2:文字の折返しを設定する

次の方法は文字を折り返すという方法です

こんな風に列幅の調整だけでは調整が難しい場合は文字の折返しを設定します

C3の文字は長いのでバランスが悪くなっています

この文字をセル内で折り返して文字が改行してくれればもう少し見やすくなりますね

そんな時は、行の高さを先に調整して文字を折り返せるように調整します

  1. 行の高さを適当に調整しておきます
  2. 「C3セル」をクリックします
  3. 「ホーム」タブ→「配置」グループ→「オプション」ボタン→「折り返して全体を表示する(W)」→「OK」ボタンをクリックします

結果はこんな風に「セルの右端」で文字が自動的に改行(折返し)してくれます

解決方法3:文字を縮小してセルサイズに合わせる

次の方法は文字のサイズをセルの幅に自動的に合わせる方法です

手順は文字の折返しとほぼ同じなので簡単です

今回は「A8セル」に設定するので先に列幅を縮めておきます

  1. 列の幅を適当に調整しておきます
  2. 「A8セル」をクリックします
  3. 「ホーム」タブ→「配置」グループ→「オプション」ボタン→「縮小して全体を表示する(K)」→「OK」ボタンをクリックします

結果はこんな風に「セルの幅に合わせて」で文字を小さくしてくれます

注意

文字数が多い場合は字が小さくなりすぎるので注意が必要です

解決方法4:セル内で改行する

文字の折返し設定や文字の縮小をしてもどうしても上手く行かない時があります

そんなときは「セル内で改行」させるのが正解です

例えば「C3セル」のように列幅は変えられなくて文字の縮小も出来ない場合です

こんな風に「14時を過ぎた~」と「日帰り料金~」の部分を上手く表示させるためにセル内で改行させます

改行というと「エンターキー」だと思いますが、Excelでは次のセルに移動してしまうので少し特殊な方法を使います

やり方は「ALTキーを押しながらエンターキーを押す」これだけです

これでセル内で文字を改行させることが出来ます

分かってしまえば簡単なので是非覚えておきましょう

繰り返しになりますが、セルに収まらない長文を表示する4つの方法を覚えておけば表作りで困ることは激減します

分からなくなったら何度もやり方を確認すれば慣れてくるので少しずつ覚えてきましょう

表の見た目を変えるには文字色の変更とセルを塗りつぶすだけ

表の見栄えを整えるには文字の色の変更とセルの塗りつぶしをするのが正解です

表に罫線を引いただけだと伝わりにくい場合は、文字色とセルの塗りつぶし設定すればある程度見栄えの良い表にすることが出来ます

例えば今回の表のタイトルを目立つように色を変えてみましょう

  1. タイトルの「B2~C2セル」を範囲選択します
  2. 「ホーム」タブ→「フォントグループの塗りつぶしの色ボタンの▼」をクリック→「好きな色」をクリック

手順はこれだけです

次は文字色の変更をしてみましょう

手順はセルの塗りつぶしとほぼ一緒です

  1. タイトルの「B2~C2セル」を範囲選択します
  2. 「ホーム」タブ→「フォントグループのフォントの色ボタンの▼」をクリック→「好きな色」をクリック

これで完成です

コツとして背景が濃い色のときは白文字にすると見やすくなります

繰り返しますが、表の見栄えを整えるには文字の色の変更とセルの塗りつぶしをするのが正解です

簡単ですが王道のやり方なので覚えておきましょう

このやり方は融通が効くのですごく便利です

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