関数を使った表示形式設定ならTEXT関数[他の関数との組み合わせも抜群]

今回の記事では

Excelの書式設定を関数を使って表示する方法って無いの?

なるべく簡単な方法で自由に表示内容を変えられたら便利なのに

関数を使って表示形式を設定する応用方法が知りたい

書類作成などの時に関数を利用して表示を自由に切り替えられれば便利になりそう

こういった疑問に答えます

✔関数を使って書式設定する方法のテーマ

①関数を使って表示形式を変更したいならTEXT関数を使うのが最適解です

②TEXT関数を書類作成などに活かすなら他の関数との組み合わせるのが正解

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「関数を使って書式設定する方法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説していま

今回の内容を一緒にやりたい場合は▼のファイルをダウンロードして下さい

関数を使って表示形式を変更したいならTEXT関数を使うのが最適解です

関数を使って表示形式を設定したいならTEXT関数を使うのが一番シンプルな方法です

なぜなら、TEXT関数は表示形式を設定するための関数だからです

表示形式は実務でもとても良く使う必須テクニックです

表示形式の設定は「入力されている内容を変えずに見た目だけを変える」とても使える技なので、ぜひ覚えておきましょう

Excelはセルの内容を組み合わせて文章を作ることが出来ます

ただ、そうすると上手くいかないことがあるんです

そんな時は今回紹介するTEXT関数を使うことで上手く対応出来るのでぜひ活用しましょう

まずは、TEXT関数の基本的な使い方から解説します

TEXT関数を使うとこんな風に基の情報を活用して表示形式を変更

文章を作ることも出来ます

まずは、標高の表示を変えてみましょう

基の表(左の表)は数字のみですが、右の表ではちゃんと「m」の表示ができています

設定内容は「=TEXT(D5,”#,##0″)&”m”」です

TEXT関数の基本的な使い方は

「=TEXT(値,表示形式)」とすごくシンプルです

今回の式を日本語にすると「=TEXT(D5のセルの内容を,「#,##0」形式で表示してね)+「m」を付けてね」

という意味になります

「#,##0」は3桁区切りの数字を表示して内容が「0」だったら「0」を表示する

という設定です

ここまではシンプルですね

ではどうして最後に「&”m”」を付けているのか解説します

じつは最後の「&”m”」という設定をしないとこんな風にエラー表示になってしまいます

エラー表示になる原因は「”#,##0m”」としているからです

要は桁区切りの数字の最後に「m」を表示したいのですが、こんな表示形式は設定出来ないよ

という意味でExcelがエラーを表示しているという訳です

そこで今回のように最後に「&”m”」と設定してあげることで思い通りに表示出来ました

今回の設定をコピペすることで「m」の表示がちゃんと出来ます

次は「乗り物の料金」を円表示にしてみましょう

設定内容は「=TEXT(E5,”¥#,##0″)」なので特に難しくは無いですね

設定した結果はこんな感じです

でも、ここまでの設定なら表示形式を設定すれば済む話ですよね

特にTEXT関数を使わなくても良い気がします

実はこれだけならTEXT関数は必要ありません

では、どんな時にTEXT関数を使うのが正解なのでしょうか

それがこんな風にセルの内容を流用して文章を作る時です

設定した数式を見ると「=G5&”の山で”&H5&”必要”」です

ポイントは「参照先のセルと文字列を「&」を繋げている」ことです

要は「G5のセルの文字+表示したい文字+H5のセルの文字+表示したい文字」としてオリジナルの文字を表示しています

このセルをコピーすると

結果、特に問題なくちゃんと表示されましたね

ここまでがTEXT関数を使った表示形式の基本的な使い方です

ただ、どうしてTEXT関数が必要なのかイマイチ分からないですよね

詳しくは次の段階でもう少し深掘りして解説します

繰り返しなりますが、関数を使って表示形式を設定したいならTEXT関数を使うのが一番シンプルな方法です

TEXT関数を書類作成などに活かすなら他の関数との組み合わせるのが正解

TEXT関数を書類作成に活かすなら他の関数などと組み合わせるとTEXT関数の真価が分かります

なぜならTEXT関数を使うことで思い通りの文字を柔軟に表示できるようになるからです

では、今回は前半の解説をより深掘りしてExcelの文字を柔軟に表示する方法を解説します

まず、テキスト関数を使うことでこんな風に「表示したい文字+任意の表示形式の数字」で表示することが出来ます

また、山の名前を変更してもちゃんと内容を変更して表示することも簡単です

まず、設定してある数式を見てみましょう

こんな風にVLOOKUP関数とTEXT関数を組み合わせています

コレだとちょっと難しいのでもう少し簡単にしてTEXT関数の効果を見てみましょう

次はTEXT関数を設定しない方法で表示内容を見てみましょう

分かりやすくするために文章の前半部分だけ使いますね

今度はだいぶスッキリしました

今回のポイントは「標高が599m」と表示されていますが、文字にすると単位が消えてしまっていますよね

「m」の表示が無くなってしまうと文章として分かりにくくなってしまいます

この問題の原因は数式でセルの文字列を参照した場合、「元の表示形式は引き継がれない」ことにあります

基の標高は「数字と書式設定」で〇〇mと表示していますが、その正体は普通の数字です

そのため「セルの文字列+他の文字列」だと上手く表示してくれません

本当はこんな風に単位もちゃんと表示した方が分かりやすいですよね

では、どうしたらこんな風にちゃんと表示出来るのでしょうか?

答えがこの設定です

まず、「=G5&”の標高は”」までが「高尾山の標高は」までの部分を表示しています

これで「山の名前に変化」があっても対応出来ます

次のポイントが

「&TEXT(VLOOKUP(G5,B5:E9,3,0),”#,##0″)&”m”&”です”」の部分です”

この部分が「〇〇mです」という表示をさせています

まず、「VLOOKUP(G5,B5:E9,3,0)」の部分は「山の名前を元に一覧表の3列目(標高)」を表示させています

今回のケースだと答えは「599」です

ここまでは大丈夫ですか?

あとは仕上げとして表示形式をTEXT関数で整えたいのでVLOOKUP関数の結果を取り込みます

要は、「TEXT(「599」,”#,##0″)&”m”」と設定した訳です

この表示方法はさっきと同じなので「599を3桁区切りの数字として表示」その後に「m」の文字をくっつけて表示してね

となるので結果「599m」として表示されるという訳です

つまり、数式で参照した書式設定は「TEXT関数でしか設定出来ない」ということを覚えておきましょう

TEXT関数はこんな風に使い所さえ押さえられればすごく優秀な関数なのでぜひ覚えてみましょう

繰返しになりますが、TEXT関数を書類作成に活かすなら他の関数などと組み合わせるとTEXT関数の真価が分かります

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