Excelの基本を理解するには10項目の基礎知識を覚えよう【時短で資料作成】

Excelの基本が分からずに仕事で苦労してる方の
「学生時代に使ったExcelを仕事のために学び直すにはどうすればいいの?」
「Excel基礎の練習問題をやりたいけどどうしたら良いの?」
「仕事で使う資料を早く作れるようにするために何を学び直せば良いの?」
といった疑問に答えます

✔ Excelの基本スキルを解決するテーマ
Excelの基本を理解するには【10項目の基礎知識】を覚えるのが正解
Excelの基礎を理解すれば上司の評価が上がり時短で資料が作れる
Excelの問題に挑戦するなら本とサイトで勉強するのが正解

✔ 記事の信頼性
この記事を書いているのはOffice歴約20年
現在、エステサロン経営をしながらITを使った現場のマネジメントをしています
「Excel初心者に必要なオススメの本」に関して実体験に基づいて解説しています

Excelの基本を理解するには【10項目の基礎知識】を覚えるのが正解

Excelの基礎を覚えたいなら「10項目の基礎知識」を覚えることが重要です

Excel以外にも共通することですが、基礎が分かっていない人は何から覚えて良いのか? ということすら分かりません

私も最初はそうでしたしExcelに関わる人全員に共通して言えることですね

今から上げる基本の10項目をしっかり抑えずにどんどん先に進もうとする方もいますが、基礎部分をしっかり抑えた方が、結果的に一番効率的なのでしっかり抑えましょう

なぜなら私も過去、多くの人にOfficeの使い方を教えてきましたが先に進むことを急いで失敗するケースは多く見られます

例えば「合計金額を求めたい」ので四則演算を使って合計額を求める式を入力したとしましょう

ここでよくあるパターンとして、式が途中で間違っていた場合どうやって修正するのか分かっていないとがあります

まず考えられる操作として「BackSpaceキー」で消そうとします

Excelを分かっている人ならピンと来るかもしれませんが、Excelではセルを選択した状態でBackSpaceキーを押すとセルの内容を消して入力モードになります

つまり、「計算式の一部を変更しようと思っているのに全部消えちゃったどうしよう!!」
となるわけです

Excelのデータの消去や修正方法を知っていればサクッと修正できるのに基礎を抑えていないともう一度計算式を入力しなくなるんです

これだと、ただ面倒が増えるという悪循環にハマってExcel嫌いになってしまいます

基礎を無視したもう一つのよくある失敗例は、どのセルに文字が入力されているか分かっていないということです

例えば、「B1のセル」に「Excel基本講座」と入力されていたとしましょう

このタイトルを修正したい時は、B1のセルの内容を修正するのが正しいのですが、タイトルだから一番左側に入力されていると思い込んで「A1のセル」を修正しようとします

結果、どうしたら修正することが出来るのか分からずExcelは複雑で面倒だから嫌いとなってしまうケースも意外と多いものです

よくある質問①:そうは言っても仕事で使うから早く実践的なやり方を教えてよ!!

そう思うことってありますよね。

私も昔は難しいことは良いから結果だけ教えてよと思っていました
ただ、今となっては当時の自分を叱ってやりたいです

確かに結果だけ教えてくれれば楽だし時間が短縮出来ていいですよね
Excelが出来る人に聞くことはとても良いことなので否定はしません

ただし、よく考えて下さい。
いつも教えてくれる人がそばにいるとは限らないし、教えてもらうということはその人の貴重な時間を使って自分のワガママを通しているのと同じです

ちゃんとExcelを使いたいのであれば、必要な基礎知識をしっかりと覚えて分からなくなったら理解できるまでもう一度見直してみましょう

もし、それでも分からないのであれば他の人に聞いてみましょう。
経緯をキチンと説明した上なら教える方も喜んで教えてくれることでしょう

繰り返しになりますが、Excelの基礎を覚えたいなら「10項目の基礎知識」を覚えることが重要です

特にExcel初心者の時は、なかなか前に進まなくてイラ立つこともあると思いますが、そんな時は自分で基礎がちゃんと理解しているかもう一度確認してみましょう

または、分かっていない人に教えてあげて下さい。
自分の理解も深まり教えてあげた人にも喜ばれるので一石二鳥です。

Excelの基礎知識10選

Excelを扱うのに必要な基礎知識をまとめました

解説では無いので画像などは参考にして下さい

①Excelって何?

Excelとは米マイクロソフト社が開発販売している「表計算ソフト」のことです

表計算ソフトというのは表を作ったり、セルと呼ばれるスペースに文字や数字を入力

入力した内容を計算させるなどデスクワークをするには欠かせないソフトのことです

②Excelは何が出来るの?

Excelで出来ることは、表の作成・計算の自動化・グラフの作成・図形の挿入など仕事で使うような書類作成に向いているソフトです

例えば「見積書・納品書・請求書・領収書」を関連付けて作成したり、データベースと呼ばれるデータの塊を集計・分析・グラフ化するなどのことが出来ます

VBAを使いこなせればルーティンワークを自動化出来るなど非常に使い勝手が良いソフトです

③Excelの起動方法

Windows10では次の手順でExcelを起動します

  1. Windowsマークをクリック
  2. Excelを選択してクリック

作業はこれだけですが他にも「検索バーで名前を検索する」「スタートメニューにピン留めしておく」「タスクバーにピン留めする」などの応用方法があります

④Excelの基本用語を覚える

Excelの基本用語は「ブック」「シート」「タブ」「グループ」「リボン」など基本的な用語を押さえましょう

最低限の基本用語を覚えておかないと、説明自体分からなくなってしまうのでしっかり覚えましょう

⑤画面の構成を押さえよう

基本用語とセットで覚えておきたいのが「画面の構成」です

画面構成は基本用語とセットで使いながら覚えていきましょう

できれば覚えたことを人に教えながら、例えば「縦スクロールバーと横スクロールバーはよく使うから覚えておいてね」などと声に出してみると覚えやすいのでオススメです

⑥自分がどのバージョンのExcelを使っているかを知っておこう

Excelはどんどん進化しているのでバージョンによって見た目や使える機能が違ってきます

つまり、基本を勉強しようと本を買ったとしてもバージョンが違っていて余計混乱することになるでしょう

確認方法は「ファイル→(その他)→アカウント」の順番で確認出来ます

まずは、自分が使っているExcelのバージョンを把握してから勉強を始めましょう

⑦セルの範囲を選択しよう

Excelで一番重要なものが「セル」です

セルに入力したり、セルの範囲を対象に計算したりすることで表計算機能を実現しています

そこで大切な操作が「セルの範囲選択」です

選択した範囲をドラッグ操作で選ぶだけなので簡単ですが、意外な落とし穴もあるのでしっかり押さえておきましょう

⑧データの消し方を覚えよう

データの消し方はセルやセル範囲を選択して「Deleteキーを押す」基本はこれだけです

但し、Back Spaceやクリアといった方法やセル内の文字の削除方法もあります

意外と消し方を分かっていないと後で苦労することになるのでしっかり押さえておきましょう

⑨オートフィル機能を覚えないという選択肢は無い

オートフィル機能は非常に便利な機能です

例えば連番を振りたい時は、「1・2・3」とセルに入力したらオートフィル機能を使うだけで簡単に連番を振ることが出来ます

ずっと使える機能なので必ず覚えましょう

⑩四則演算(足し算・引き算・掛け算・割り算)を覚える

四則演算は計算の基本です

算数で習った基本的な計算方法のことです

ただ、Excelでは一部算数とは違う演算記号があるんでその違いを押さえておく必要があります

Excelの重要な部分になってくるのでぜひ覚えましょう

Excelの基礎を理解すれば上司の評価が上がり時短で資料が作れる

Excelの基礎を理解していないと上司からの評価や資料作成の時間に大きな差がつきます

Excelの基礎は非常に大切でちゃんと理解していれば、資料の作成時間が短くなるのは確実です

なぜなら、基本を抑えて正しい手順を身につけてしまえば自然とコツが分かってくるからです

コツが分かっているということは、基礎知識が身に付いているということなので多少応用が必要になっても勘が働きます
応用力が必要な場面でも自分なりの答えが自然と浮かび上がってくるものです

基礎をいい加減に覚えてしまうと自己流で仕事をしてしまうため、もっと良い方法に気づく機会を失ってしまうことになります

私も昔は目先のテクニックばかり追いかけていていました
ところが、人に教える立場になり基礎を学びなおした時にその重要性を改めて感じたのです
それくらい基礎は固めは重要なのだと初めて実感しました

よくある質問①:評価が上がるとどんなメリットがありますか?

上司や会社からの評価が上がると、色々なチャンスに巡り会えたり昇給や昇進の話があったりとメリットはたくさんあります

例えば次のような感じです

  1. 新しい仕事を頼まれやすくなる
  2. 昇給して生活に余裕が出来る
  3. 社内セミナーや学習セミナーを任せられる
  4. 新人や部下の教育係を任されるようになる

こんな風に自然と自分のスキルを上達させてくれるチャンスに巡り合うことができます

また、Excelの使い方が上達すれば上司から頼りにされるので、自然と仲良くなることもできます

仲良くなれば自分にとって居心地の良い職場になってくるので、仕事が楽しくなり充実した生活を送ることだって出来ます

更に人に教える立場になればますます自分のスキルが磨かれてくるので、人から信頼され頼られることで自信がついて、自然とやる気が出てきます

よくある質問②:上司から頼られるようになったら仕事が増えるだけじゃないの?

確かに上司に気に入られることで仕事が増える可能性はありますね。
ただし、それは決して悪いことではありません

なぜなら、それは成長するチャンスが増えることだからです

仕事が増えるだけじゃないか? というネガティブな考え方は自分を中心に世界を見ているので「嫌だなとか面倒だな」という想いに自分自身を縛り付けているからです

そんな時は、少し目線を変えて物事をもっと大きな視点から見てみましょう

そもそも会社とは、人間社会の安全が確保され快適で便利な環境を維持するために努力し続ける集団のことです

つまり、人々の役に立つ(自分を含む)ことが目的でありそこに喜びを感じる
そうやって人間は充実した集団生活を送ることで厳しい自然の中を生き残ってきました

ということは、会社という集団の上司という立場の人が仕事を任せるということは
「信頼できるスキルを持ったあなたなら、任せても大丈夫だからやってもらおう」
というのが本当の意味なので積極的に取り組んで助けてあげて下さい

人助けの為に自分のスキルが生きてくるということは、自分にとっても喜びになるはずです

正しく仕事の意味を理解できれば、楽しくなってくるのでそのチャンスを活かしましょう
頼られていると思えば助けたくなるのが人情です

以上の理由から上司に頼られることは決して悪いことばかりではありません
スキルを伸ばすチャンスが来たと考えて楽しく仕事に活かしましょう

よくある質問③:セミナーや新人教育の仕事が増えたら残業も増えて大変でしょ?

確かに色々と任せられれば、仕事は一時的に増えると思います

ただし、それは信頼出来る部下の育成や上司とのコミュにケーション、生産性を考えていれば解決します

仕事が多いと言う人の傾向として、部下育成をしないで自分で仕事を抱え込むタイプの方がいます

その理由は「自分で仕事を片付けた方が早いから」
この考え方では自分の首を自分でしめることになってすぐに限界がくるでしょう

厳しい言い方になりますが、首をしめているのは自分で何も考えていないからです
「自分が全部やらなきゃいけない」とか、「人に任せると教える手間が増える」と考えている事が多いです

結果、自分で自分の首を絞めることになります

こういう場合は人を動かす方法を動画や本を使って学んでみましょう
答えは必ず見つかるので「人に動いてもらう」勉強をするのが正解です
また、上司とのコミュニケーションや生産性の向上ができれば、自然と仕事はスムースに片付きます

なぜなら、仕事が溜まっているのはやらなくても良いことに時間を使いすぎていることが原因だからです

上司とのコミュニケーションは、頼まれた仕事を上手にこなしていれば自然と生まれてきます

先にお話しましたが、上司の信頼を得ているのであればちゃんと優先順位を調整して効率よく無理のないスケジュールを組むことが出来ます

これが出来ていないのであれば今すぐやりましょう
上司は敵ではありません「仲間」です
困っている仲間の手伝いをして喜んで貰えば良いことなので難しくないですよ

「生産性の向上」については勉強しましょう

多くのYouTuberや本で正解を知ることが出来ます
詳細はココではお話しませんが、整理整頓などの5Sや習慣化が重要です

エクセルの場合は効率化や機能を活用しましょう
初心者のうちは基礎を学ぶことが優先ですが、例えばショートカットキー、データベース化、ピボットテーブル、関数、ユニークな値、マクロ機能などの活用です

今は基礎固めだけに集中すべきですが、将来的にはそういったことを勉強すれば必ず自分自身を助けてくれるので、今は頭の片隅に残しておいて下さい

つまり、信頼出来る部下育成や上司とのコミュにケーションをとって上手に仕事をこなしていくことが重要です

繰り返しになりますが、仕事を上手に片付けるには信頼出来る部下の育成や上司とのコミュにケーション、生産性を考えていれば解決できることを覚えておきましょう

Excelの問題に挑戦するなら本とサイトで勉強するのが正解

Excelの問題に挑戦したいなら本とサイトを使って効率的に勉強するのが正解です

Excelを覚える為に練習したいと思ったら、最初に初心者向けの本を買って作業をしながら読み進めるのが一番早い方法です

本を使って学習した方が良い理由やオススメの本に関しては、下記の記事で紹介しているので参考にしてみて下さい

本も非常に有効な手段ですが、どうしても早くExcelを使いこなしたいと思った時はYou Tubeの動画で学ぶという手があります

You Tubeも製作者さんの考え方や教え方にバラツキはありますが、ちゃんとした方が解説しているのであれば問題ありません

Excelを本や動画で学ぶメリットは、ExcelなどのOffice製品を使いこなしているプロが内容を分かりやすくまとめていることにあります

本は出版社が関わっているので当然内容のクオリティーが高く、体系的でしっかりと作り込まれています。

筆者も本の制作に関わってくれている方々に迷惑を掛ける訳にはいきません
また、自分の信用にも関わってくるので品質は保証されてきます。

You Tubeは原則個人配信なのでクオリティーにバラツキはあるものの再生数や信用の面からもいい加減に作られている動画は少ないです

どうしても急ぐ必要があったり、本を読むのが苦手な方は動画という選択肢もありです。

具体的に私がオススメする初心者さん向けのOffice解説サイトやYou Tube動画の再生リストをまとめたので参考にして下さい。

どのサイトさんも内容は素晴らしいものばかりなので積極的に活用して、より効率的にExcelの基礎を学んでいきましょう

《オススメのサイト》

Be COOL Users】さん

親切丁寧で分かりやすく素晴らしいサイトです

初心者ならココで勉強すれば問題無しです

よね】さん

シンプルなサイトを運営されています

練習問題も公開されているのでオススメです

エクセルTips】さん

一緒に学んでいくスタイルのサイトを運営されています

学びながら練習出来るのでチャレンジしてみましょう

《オススメのYou Tube》

Be COOL Users】さん

公式You Tubeチャンネルです

音声の有無など気遣いされた動画が多くあります

金子晃之】さん

OfficeのYouTuberとして非常に有名な方です

本の執筆などもされているプロ運営するチャンネルです

いなわくTV】さん

親切に解説されているのですごく聞きやすいです

内容も丁寧なので初心者の方は必見です

PC活用ちゃんねる】さん

10万人を超える登録者数を誇るOffice解説チャンネル

動画も多く分かりやすい内容なので活用させて頂きましょう

繰り返しになりますが、Excelの問題に挑戦したいなら本とサイトを使って効率的に勉強するのが正解です

しっかりとExcelの基礎を抑えておけば、よりExcelの便利さを実感して仕事の時短や残業をする時間を減らして自分の好きな時間を確保できるようになるので、頑張ってマスターしてみましょう

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