Excelの印刷は改ページプレビューが重要［オプション設定でトラブル解決］

今回の記事では

Excelで書類を印刷した時に中途半端なところで切れてしまうので困った

続きが２ページ目以降に印刷されちゃうのはどうにかならない？

改ページプレビュー機能の設定方法については分かったけど上手くいかない時がある

改ページの青い線が動かせなかったり表示されなかったりした時はどうしたら良いの？

こういった疑問に答えます

改ページプレビューの使い方のテーマ

①Excelで作った書類を上手く印刷するには改ページプレビュー

②改ページプレビューのトラブルはオプション設定で解決出来る

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「改ページプレビューの使い方のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

今回の内容を一緒にやりたい場合は▼のファイルをダウンロードして下さい

Excelで作った書類を上手く印刷するには改ページプレビュー

Excelで印刷が上手くいかない時は改ページプレビュー機能を使うのが正解です

なぜなら、Excelで印刷が上手くいかない時は印刷設定に問題があり、問題解決のためには改ページプレビューの設定を修正すれば簡単だからです

Excelでよくあるトラブルの常連がこの「印刷が上手く出来ない問題」です

Excelは用紙にキレイに印刷することが目的ではないので印刷した時によくトラブルを起こします

Excelに慣れていないとどうしたら良いか分からずExcelが嫌いになってしまいます

そんな時は、改ページプレビューを使って修正すると簡単に調整できます

但し、注意点もあるのでその当たりも合わせて解説してきます

今回は、こんな表を使って印刷範囲の設定について解説しています

今回の表はこのままだと印刷した時に合計4ページになってしまう大きな表です

この表をA4サイズ縦向きの用紙に印刷するために改ページプレビュー機能を使って1ページに収めてみましょう

但し、印刷範囲を1ページに納めるその他の方法は「Excelの印刷範囲設定は拡大縮小印刷」という記事で紹介しているので1ページにサクッと収めて印刷したい場合はこちらを参考にして下さい

では、「改ページプレビュー」機能を使って1ページに収めてみましょう

やり方はすごく簡単です

改ページプレビューを見るためには「表示」タブの「ブックの表示」グループにある「改ページプレビュー」ボタンをクリック

もしくは、画面右下の「改ページプレビュー」ボタンをクリック

これが改ページプレビューの画面です

青い点線が自動的に改ページ(この線から右側は次のページだよ)という境界線です

これはExcelが今の設定を元に自動的に設定した線です

一方「青い実線」は入力された範囲はココまでだよということを表しています

つまり、この点線の範囲がA4用紙の範囲だよと言っている訳です

一緒に標準表示に戻す方法も覚えておきましょう

方法はすごく簡単です

表示タブの「標準」ボタンか画面右下の「標準」ボタンをクリックすれば、いつも通り画面に切り替えることが出来ます

では実際に1ページに収まるように印刷範囲を調整してみましょう

印刷範囲の調整とは印刷出来る範囲を表の全体に指定し直せばいいので「点線を実線の位置まで移動する」だけでOKです

点線の上にマウスカーソルを持ってくると「両方向の矢印マーク」に変わるので右側に向かってドラッグします

右端の実線っと重なったら手を離します

これで列方向への修正は終わりです

もし、行(行数がA4サイズよりも大きい)の調整が必要な時は、行方向でも同じ修正をすればA4サイズに納めることが出来ます

改ページプレビュー機能を使った印刷トラブルの対処法はこれだけです

ただ、改ページプレビュー機能にも弱点はあるので注意点も合わせて覚えておきましょう

改ページプレビューは強制的に縮小しているので注意が必要

改ページプレビューの調整とは、つまり入力している内容をA4サイズに収まるように強制的に縮小して印刷しているということです

こんな風に「ページレイアウト」タブの「拡大／縮小」項目が75%になっています

これは、A4サイズに収まる範囲を100%としているので約3割小さくしています

つまり、全体的に文字などが小さくなるので見づらくなる可能性があるということです

そのため、何でもかんでも改ページプレビュー機能を使って強制的に調整するのはやめましょう

たとえば、内容を削ったり余白を調整するなどなるべく目的の用紙サイズに収まるように工夫することが最優先です

どうしても、収めたい時はこの方法を使ってみましょう

繰り返しになりますが、Excelで印刷が上手くいかない時は改ページプレビュー機能を使うのが正解です

改ページプレビューのトラブルはオプション設定で解決出来る

改ページプレビューの操作でトラブルが起きた時はオプションの設定を見直すことが重要です

なぜなら、改ページプレビューの設定はオプション設定でON・OFFの切り替えが出来てしまうからです

トラブルの対処法の前に印刷範囲を表す「点線」について確認しておきましょう

見づらいですが、この点線が「印刷される範囲」を表しています

つまり、改ページプレビューで見た「青い点線の範囲」ということです

この線は、主に「印刷プレビュー」や「ページ設定」などをすると表示されます

この点線の範囲を超えないように書類を作るのがExcelで書類を作る時のポイントです

それでも、改ページプレビューで印刷範囲の設定をしなければいけない時があります

そんな時に「青い点線を移動しようとしても出来ない」というトラブルに合うこともあります

そんな時の対処方法を見ていきましょう

青い点線をドラッグ操作出来ない時の対処法

青い点線がドラッグ操作で動かせない時はオプション設定をチェックしましょう

「ファイル」タブをクリック

「オプションボタン」をクリック

オプション設定のダイアログが表示されるので「詳細設定」をクリック

「編集オプション」の「フィルハンドルおよびセルのドラッグ　アンド　ドロップをしようする」のチェックが外れていないかチェック

外れてていると操作できないのでチェックを入れておきましょう

これで「青い線の移動問題」は解決です

次は青い線より外側に文字があり、その文字が印刷できない時の対処法について解説します

青い線より外側に文字が印刷できない

最後に青い線より外側の文字を印刷したい時の対処方法について確認しておきます

こんな風に印刷プレビューで見た時に青い線の枠外(濃い灰色部分)に文字がある場合は、青い実線を右方向に移動して印刷範囲を広げると問題が解決できます

逆に範囲外にわざと文字を入力することで見ることはできても、印刷はできないという使い方も出来るので目的に合わせて使い分けてみましょう

以上で改ページプレビューの解説は終わりますが、Excelでの印刷トラブルはよくあることなのでそんな時は慌てずに印刷設定などを見直してみましょう

繰り返しになりますが、改ページプレビューの操作でトラブルが起きた時はオプションの設定を見直すことが重要です