差し込み印刷で条件表示させるにはIF文［自動判断で切り替えるには応用で解決］

今回の記事では

差し込み印刷で設定した項目が空白だった場合、敬称などの文字を表示したくない時はどうしたら良いの？

なるべくなら、手動じゃなく自動的に条件に合わせて結果を変えるように設定できたらすごく助かる

例えばサークルの参加料金を性別によって変更して表示したい時はどうしたら良いの？

活動内容の案内の中に「相手の名前＋料金」のように離れた場所でも表示する方法が知りたい

こういった疑問に答えます

✔差し込み印刷の結果を条件によって自動的に切り替える方法のテーマ

①差し込み印刷で条件に合わせた表示を自動的にさせるにはIF文の設定が必要です

②相手の条件によって表示の内容を自動的に判断させるにはIF文の応用で解決可能

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「差し込み印刷の結果を条件によって自動的に切り替える方法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています/

今回の内容を一緒にやりたい場合は▼のファイルをダウンロードして下さい

差し込み印刷で条件に合わせた表示を自動的にさせるにはIF文の設定が必要です

差し込み印刷で条件に合わせた表示を自動化するためにはIF文の設定をすれば実現出来ます

なぜなら、差し込み印刷機能にはExcelのIF関数とほぼ同じことが出来る機能が用意されているからです

差し込み印刷はデータベースに登録されている内容を自動的に切り替えたり、複数のラベルや宛名を作る時にすごく便利な機能です

でも、作る書類によっては余計な文字だけが表示されてしまって困ってしまうこともあります

今回は、そんな差し込み印刷の機能をもっと便利にする応用技について解説していきます

尚、差し込み印刷の基本が不安な場合は「ラベル印刷WordとExcelの連携で簡単作成」という記事で解説しているので参考にして下さい

今回は差し込み印刷の使い方が分かっているという前提で話を進めていきます

それでは差し込み印刷の便利な使い方について解説していきます

こんな風に「会社名と担当者名」が表示されている時は「御中」は表示しない

などの設定を自動化することが出来ます

元になるデータベースはこんな感じです

会社単位で登録されているものや、担当者が登録されている場合など項目にブランク(空白)が設定されることがあります

今回はこんな風にブランクがある場合でも表示内容を自動的に設定する方法について解説します

一般的な差し込み印刷の場合こんな風に表示することになります

この場合問題になるのは会社名に「御中」という言葉が入っていることです

正確には担当者には「様」をつけますが、担当者名がある場合は会社名に「御中」は付けません

「御中」とは簡単にいうと相手の会社を丁寧に表現するための敬称(けしょう)のことです

つまり、相手が会社であってもお客様になるので特定の担当者がいない場合は「〇〇会社さん」といった表現をするのが正しいとされています

つまり気遣いの言葉ですね

ただ、担当者の方がいれば敬語は2重に付けるとおかしいというルールがあるので、御中は付けずに「担当者名」に「様」をつけるのが正しいという訳です

結構面倒な日本の文化ですね

今回はこの問題を解決します

また、この設定の問題は次のコードを表示させると更に分かります

こんな風に今度は担当者がいないので「様」だけが入力されたままになってしまいます

このままだと、せっかくの差し込み印刷機能の価値が無くなっちゃいます

ではこの問題も合わせて解決してきましょう

IF文を使って「御中と様」の表示問題を解決する

それではIF文を使って表示内容を切り分ける方法について見てみましょう

まずは、フィールドの表示をします

全てのフィールドを表示したい時は「Altキー＋F9キー」を押します

一つずつフィールドを表示したい時は「Shiftキー＋F9キー」を押します

「御中と様」の敬語は削除します

まずは、会社名のフィールドの後ろをクリックして敬称を設定したい位置を指定します

「差し込み文書」タブの「文章入力とフィールドの挿入」グループにある「ルール」ボタンをクリック

表示された一覧から「If…Then…Else(IF文)」をクリック

Wordのフィールドの挿入ダイアログが開くので「フィールド名」のリストをクリック

一覧から「担当者名」をクリック

続いて「比較」のリストをクリック

一覧から「空白である」をクリック

この設定は「担当者フィールドが空白なら」という意味を設定しています

「挿入する文字列」のテキストボックスに「御中」と入力

「OK」ボタンをクリック

この設定は「担当者フィールドが空白なら」という条件に対して「御中」と表示してね

という意味です

その結果、会社名のフィールドの後ろにIF文のフィールドが設定されました

続いて「担当者名」のフィールドの後ろをクリックしておきましょう

「フィールド名」から「担当者名」を選択

「比較」のリストから「空白でない」をクリック

挿入する文字列に「様」を入力して「OK」ボタンをクリック

この設定は「担当者名があれば様を表示してね」という意味になります

フィールド設定はこんな感じで担当者名の後にIF分が挿入されます

結果のプレビューボタンをクリックしてみましょう

その結果1つ目のレコードでは「会社名＋担当者名」がちゃんと表示されていますね

しかも、担当者のデータがあるので「御中」は表示されていません

レコードを「２」に進めると担当者のデータがブランクなので「会社名だけ」が表示されます

同時に「会社名＋御中」とちゃんと表示出来ました

こんな風にルールというExcelでいう関数を設定してあげれば条件に合わせて、表示内容を変えることが出来ます

使い慣れてしまえば簡単なので条件を設定した時は積極的に設定してみましょう

繰り返しになりますが、差し込み印刷で条件に合わせた表示を自動化するためにはIF文の設定をすれば実現出来ます

相手の条件によって表示の内容を自動的に判断させるにはIF文の応用で解決可能

相手の条件によって表示の内容を自動的に判断させて表示内容を変えるには、IF文を少し応用させることで手軽に設定出来ます

なぜなら、IF分の設定を少し応用させると例えば性別によって料金の表示を自動的に切り替えるといったことが出来るからです

では実際に条件に合わせた表示方法内容の切り替え方法について解説していきます

こんな風にちょっとした応用をすれば「表示された人の性別によって金額を切り替える」ことが出来ます

データベースを見ると「担当者と性別」が入力されているのが今回のポイントです

設定方法は基本的に同じ要領です

フィールドを設定したい位置の「～ですがを」と「なるべく～」の間をクリックした状態でIF文をクリック

「フィールド名」から「性別」をクリック

比較はそのまま「=」を選択して「比較対象」のテキストボックスに「男性」と入力

これで「性別が男性」の場合という条件設定が出来ました

「挿入する文字列」に「￥３，０００」と入力

「それ以外の場合に挿入する文字列」の項目に「￥１，５００」と入力

これは男性以外の場合に表示したい金額の設定です

「OK」ボタンをクリック

これで人の名前を切り替えるだけで「金額」が自動的に切り替わる仕組みができました

つまり、性別はデータベースに入力されていればWordに表示されていなくても自動的に判断してくれるという訳です

この仕組みを上手く活用していろいろな文章に活用してみましょう

繰り返しになりますが、相手の条件によって表示の内容を自動的に判断させて表示内容を変えるには、IF文を少し応用させることで手軽に設定出来ます