今回の記事では
相手からもらったExcelを開いたらグレーの部分と青い線が表示されるのはどうして？
この表示を解除する方法と意味について教えて欲しい
Excelの改ページプレビューを上手に使うにはどんな方法があるの？
印刷範囲を指定したり、調節したりする以外にどんなメリットがあるのか知りたい
こういった疑問に答えます
✔改ページプレビューを使いこなす方法のテーマ
①Excelの表示がグレー＋青色の線で表示されたのは改ページプレビューだからです
②改ページプレビューを使えば印刷対象にされている範囲を簡単に見ることが可能
この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら
ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に
「改ページプレビューを使いこなす方法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています
今回の内容を一緒にやりたい場合は▼のファイルをダウンロードして下さい
Excelの表示がグレー＋青色の線で表示されたのは改ページプレビューだからです
Excelを開いた時に背景がグレーでシートの中に青い線が表示された場合は、改ページプレビュー表示になっています
なぜそう言えるのかというと、改ページプレビューでは、印刷されない部分をグレーで表示して印刷されるページの範囲を青い線で表現するので通常表示との違いが一目で分かります
それでは、改ページプレビュー画面について見ていきましょう
人からもらったExcelファイルの表示が次の様な表示になっていた経験は1度くらい無いでしょうか？
こんな感じで真ん中当たりに「ページ数」が表示され、印刷範囲が青い実線で囲われています
印刷されない部分はグレーで色分けされている
こんな画面を見たことがあれば、それは印刷プレビュー画面を見ているということになります
この印刷プレビュー画面を見慣れていないと「あれ？ これって本当にExcel？」となってしまいます
そんな時は通常表示に直せば問題解決です
手順は簡単で画面右下の「標準」ボタンをクリックすれば、一発でいつもの表示に切り替えてくれます
もう一度改ページプレビューに戻したい時は
画面右下の「改ページプレビュ－」画面をクリックします
コレを覚えておけば標準の表示方法と改ページプレビュー画面を自由に切り替えることが出来ます
改ページプレビューのもう一つの特徴が、この点線です
この点線はページ同士の区切りの線でココからココまでが１ページの範囲だよ
ということを表しています
この区切り線を自由に動かすことで印刷範囲を指定することが出来ます
ドラッグ操作だけで移動出来るので印刷範囲を限定したい時は、移動して印刷範囲を指定することも簡単にできてしまうという訳です
例えば、３ページ目と4ページ目を印刷したくない場合は、青い線を動かします
右側の青線をを左方向へドラッグ
カレンダーの範囲までドラッグしたら、手を話すとさっきまで3ページ目の背景がグレーに変わり印刷対象外に設定できました
こんな風に改ページプレビューは印刷範囲を自由に変更出来る機能なので使い方次第ですごく使える機能と言えますね
ただ、たまにこのドラッグ操作が使えない使えない時がありますそんな時はオプション機能をチェックしましょう
「ホーム」タブ→「オプション」をクリック
「詳細設定」ボタンをクリックし「フィルハンドルおよびセルのドラッグ アンド ドロップを使用する」のチェックボックスにチェックを入れる
「OK」ボタンをクリック
これでもし、青い線がマウス操作で動かない時でもまた動かせるようになるので困ったらチェックしてみましょう
繰り返しになりますが、Excelを開いた時に背景がグレーでシートの中に青い線が表示された場合は、改ページプレビュー表示になっています
改ページプレビューを使えば印刷対象にされている範囲を簡単に見ることが可能
改ページプレビュー機能を使えば印刷対象に指定されている範囲を簡単に確認出来ます
なぜなら、印刷プレビューは印刷される範囲を青い線で囲み印刷されない場所はグレーで色分けしてくれるからです
それでは、実際に印刷プレビュー画面を使って印刷されるエリアについて見ていきましょう
例えば、通常モードでこんな風に指定した範囲を印刷対象にしてした場合、通常モードではどこを印刷範囲に指定したか分かりません
指定した範囲を確認するには、印刷プレビューや改ページプレビューで確認するのが速いです
こんな風に改ページプレビュー機能を使えば一僕瞭然ですね
実務でも、Excelを使い慣れていない人が作った書類はなぜかこういったいい加減な設定になっていることも多いので設定の見直しとして活用します
また、離れた範囲でもこの方法は有効です
こんな風に離れた範囲でも一発で見分けが付くので、目標に応じて修正や調整をしてみましょう
最後に「改ページの挿入」機能の使い方について見てみましょう
改ページとは、改ページプレビューで見ることが出来る青い線のことです
つまり、ページを変えるための設定ということですね
この改ページの挿入という機能を使ってカレンダーを4つに分解してみましょう
12日のセルをクリックして「ページレイアウト」タブの「ページ設定」グループにある「改ページ」ボタンの▼をクリック
「改ページの挿入」ボタンをクリック
これで約4分の1ページにページを分割出来ます
もし、間違って改ページの設定をしてしまったら、改ページの青い線の右下のセルをクリック
「改ページの解除」ボタンをクリックすれば、青い線を消すことが出来ます
これでいくらでもページを分割することが出来ちゃいます
ただ、間違って分割してしまった時は
「すべての改ページを解除」ボタンをクリックすることで簡単に今までの設定をリセット出来ます。
もし、ページを好きな位置で分割したくなったら、こんな機能も使ってみて下さいね
繰り返しになりますが、改ページプレビュー機能を使えば印刷対象に指定されている範囲を簡単に確認出来ます
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