Excelの表計算は計算を楽にする仕組み［関数は計算を簡単にする機能］

今回の記事では

Excelは表計算をするソフトだって言うのは聞いたことがあるけどそもそも表計算って何？

計算が便利になる位のイメージはあるけど実際どうやったら計算出来るのか分からない

Excelでは関数を使うからすごく便利っていう話は聞いたことがあるけど普通の計算と何が違うの？

そもそも関数が何なのか良くわからないし、どう活用したら便利なのか教えて欲しい

こういった疑問に答えます

✔Excelの表計算の基本のテーマ

①Excelの表計算とは計算式を活用して計算を楽にするための仕組みのことです

②関数とは計算をすごく簡単で使いやすくするためのExcelの機能のことです

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「Excelの表計算の基本のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

今回の内容を一緒にやりたい場合は▼のファイルをダウンロードして下さい

Excelの表計算とは計算式を活用して計算を楽にするための仕組みのことです

Excelの表計算とは計算を自動化して楽にしてくれるExcel独自の計算方法のことを言います

表計算がExcel独自という理由は、セルと呼ばれる表に似た枠の中に計算式を入力する仕組みを使い計算を自動化するからです

では実際に表計算がどんなものなのか知っておきましょう

設定方法はすごく簡単ですが普通の計算式と少し違う部分もあるので合わせて解説していきます

まず、表計算について解説します

こんな風に「D2」のセルに「単価×数量」の合計額を表示したい場合は次のように設定します

半角英数(直接入力)で「=B2*C2」と入力

数式バーにも計算式が表示されています

その結果合計額が自動計算されて表示されます

これがExcelの「表計算」と呼ばれる計算方法です

もし、Excelの基本について不安がある場合は「表作りから始まるExcel初心者講座」という記事で解説しているので参考にして下さい

「表計算」とはExcelが表に見えて自動計算ができることからそう呼ばれていますが

正確には表計算という言葉はありません

Excelの計算方法は「数式」と「関数」の２種類だけです

「表計算」とはあくまで一般的な呼び方なのでこの２つがあるということをまずは覚えておきましょう

ちなみに表という言い方をしていますが、エクエルでは１つのマス目を「セル」と呼びます

「セルとは細胞」という意味で細胞の組織に似ているのが理由です

つまり、そもそも「表という言い方が間違い」なのですが、特に日本では表という表現にした方が分かりやすい事から一般的に「Excelは表を使った計算ソフトというイメージ」が強いという訳です

数式を扱うための基礎知識

まず、数式について改めて解説します

数式の基礎は「算数の計算」とほとんど一緒です

算数の基本は「足し算・引き算・掛け算・割り算」の４つですね

例えば「１＋１＝２」これが算数の計算式です

これをExcelの計算式で表現してみましょう

「＝A１＋B１」こんな感じです

「=(イコール)」記号が前にきている以外は基本的に同じです

但し、大きく違うのは算数は「計算式の中に計算したい数字が入力されている」こと

Excelでは「セルの位置が指定」されていることです

また、「計算記号」にも違いがあります

こんな風に「掛け算は＊(アスタリスク)」「割り算は／(スラッシュ)」で表現します

但し、Excelでも算数の計算方法で計算することは出来ます

こんな風に計算式を直接入力してもちゃんと結果は表示されます

ここまでが計算式の基礎です

次はどうしてExcelでは直接計算が出来るのにわざわざセルの位置を指定しているのか考えてみましょう

一度自分の中で答えを出しておくと「あ～、なるほどね」と思えるので楽しいですよ

Excelがセルを参照して計算をする理由

Excelはどうしてわざわざセルの位置を参照(指定)して計算をするのか分かりましたか？

答えはセルの内容を参照した方が便利だからです

ではどうして便利なのでしょうか？

実際に計算することを想定してみましょう

こんな風に数式を「直接」ではなく「セルを参照」する形にしても計算結果は同じです

また、計算をセル参照にすることで「セルの内容が変わった」タイミングで瞬間的に計算してくれます

もし、直接入力型だったら数字が変わる度に式の内容を変えないといけないですよね

それだと返って面倒になるだけです

こんな風にセルの内容を参照することで数字に変化があっても簡単に自動計算してくれるのが数式の最大のメリットです

これだけでも簡単な計算であればめちゃくちゃ楽になります

電卓で計算しなくても良く、計算が合っているか検算したりしなくて済むというのも大きなメリットですね

実務では内容が変更になったり、検討した結果細かい調整が必要になる時が結構あるのでかなり重宝します

これが「Excelの真の価値の1つ」です

繰返しになりますが、Excelの表計算とは計算を自動化して楽にしてくれるExcel独自の計算方法のことを言います

関数とは計算をすごく簡単で使いやすくするためのExcelの機能のことです

関数は数式では面倒になる計算をすごく簡単にしてくれるExcelには欠かせない機能です

なぜなら、関数を使わないと実務で発生する大量のデータを計算するのに非常に手間が掛かるからです

それでは実際に数式だけでは面倒になる計算式を関数を使って簡単にしてみましょう

こんな風に例えば「合計額」を計算する時もサクッと設定出来ます

「E16」のセルの内容を見てみましょう

設定されている関数はSUM(サム)関数で式は「=SUM(E2:E15)」となっています

基本的な書き方は数式と同じですよね

でも「合計」つまり足し算なら数式でも出来ると思いませんか？

答えとしては数式でもできます

但し、すっごく面倒です

では実際に数式を使って合計額を計算してみましょう

数式だけで計算するとこんな感じです

数式はセルの範囲を指定して合計することが出来ません

そのため式がすごく長くなってしまうという訳です

一方、関数であれば参照範囲を指定することで簡単に合計額を計算することが出来ます

まずは、関数の設定方法について見てきましょう

今回はSUM関数を使って解説していきます

関数の設定方法は手動と設定機能を使った２通り

まずは、SUM関数を手動で設定しましょう

手動で設定と言っても基本は数式と変わらないので簡単です

ちなみに単価と数量は自動的に変わるように設定しています

「E16」のセルに「=SUM」まで入力すると関数の候補が表示されるので「SUM」を選択

「Tab」キーを押す

自動的にSUM関数が設定されるので「合計したいセル範囲」をドラッグで選択します

選択が終わったら「Enterキー」を押す

これだけで指定した範囲の合計を表示してくれます

では、関数の設定機能を使った方法でSUM関数の設定をしてみましょう

SUM関数は使う回数が最も多い関数なので設定が一番簡単です

「E16」のセルを選択した状態で「数式」タブの「関数ライブラリ」グループにある「オートSUM」ボタンをクリック

これだけの操作で自動的にSUM関数の設定と範囲の設定が出来ます

まずは、一番簡単なSUM関数の使い方から覚えることで色々な関数を扱えるようになります

つまり、Excelにはシンプルに計算式を設定する方法と関数を設定してより簡単に計算することが出来るということをまずは覚えておきましょう

使い慣れてくると関数と数式を組み合わせたり、より複雑な条件でも自動化出来るなどExcelの計算機能を活かせば心強い味方になってくれますよ

繰り返しになりますが、関数は数式では面倒になる計算をすごく簡単にしてくれるExcelには欠かせない機能です