差し込み印刷の画像反映の基本は「クイックパーツのフィールド挿入」［商品紹介などの資料作りに最適］

今回の記事では

差し込み印刷機能を使って画像の挿入まで出来たら便利なんだけどそれって出来ないの？

もし、出来るのならなるべく簡単な方法でやり方を教えて欲しい

差し込み印刷で画像やイラストが挿入できるなら具体的な使い方について教えて欲しい

どんな風に使えば便利になるのか？　どうやって設定したら良いのか？　など具体的に知りたい

こういった疑問に答えます

✔差し込み印刷機能を使って画像を設置する方法のテーマ

①差し込み印刷で画像反映させるには「クイックパーツのフィールド挿入」を理解することが重要です

②画像の差し込み印刷を活用するなら商品紹介など「文字+イメージ」を組み合わせた資料が最適です

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「差し込み印刷機能を使って画像を設置する方法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

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差し込み印刷で画像反映させるには「クイックパーツのフィールド挿入」を理解することが重要です

差し込み印刷機能を応用した画像と商品をサクッと切り替える基本設定は「クイックパーツのフィールド挿入」機能を理解することが最重要です

なぜなら、クイックパーツのフィールド挿入の仕組みを応用してすることで、画像と文字の内容を簡単に切り替える仕組みを作れるからです

Wordの差し込み機能を使っていると「一緒に画像も切り替えられたら便利なのに」と思うことってありますよね

例えばAという商品の名前や大きさ・価格などの情報を切り替えるたびに一緒に画像が切り替わってくれたらすごく見やすいし便利です

でもそんな難しいことはプログラミングでもしない限り無理なように思えます

本格的なシステムのような便利なものは作れませんが、差し込み印刷機能を応用することで画像を簡単に切替えることは出来ます

今回は、そんな差し込み印刷機能を応用させた画像切替資料の作り方について解説していきます

こんな風に商品画像と説明文がセットになったページがあります

フィールドの切り替えをすることでこんな風に「画像と商品説明」を切り替えることが出来ます

この機能を活かすと自動的にデータベースの内容に合わせて全ての資料を半自動で作ることが出来ます

今回はこの仕組を作っていきましょう

資料の作り方の詳しい手順は後半で解説するので、まずは基本になる「クイックパーツのフィールド挿入」を設定した画像の表示方法について解説していきます

前提として差し込み印刷の使い方は分かっているものとして話を進めるのでもし、差し込み印刷機能の使い方に不安がある場合は「Wordで同じ文書の一部を自動変更するなら差込印刷」という記事などで解説しているので参考にしてみて下さい

最初に「表示したい画像」と「Word・データベースになるExcel」ファイルを同じ場所に保存しておきましょう

同じ場所に保存されている画像をフィールド設定で表示する

まずは、差し込み印刷機能を設定したいファイルと同じ場所に置かれている画像を表示する基本の方法について解説します

テストなので今回はデスクトップにそれぞれのファイルを置いて作業します

あとで項目の設定をする時に必要なので「挿入したい画像のファイル名(拡張子含む)」をコピーするか覚えておきましょう

Excelの内容はこんな感じです

必要になった時に解説しますが、この表のポイントは「画像」にファイル名が入力されていることです

表の画像を挿入したい場所をクリック

「挿入」タブをクリック

「テキスト」グループにある「クイックパーツ」をクリック

一覧から「フィールド」をクリック

「フィールド」のダイアログが表示されるので「IncludePicture(画像を含める)」というフィールドを選択します

ちなみに直接入力モードで「in」と入力すると自動的に選択されます

「ファイル名またはURL」のテキストボックスに「表示したい画像の名前(tento.png)」を入力

フィールドオプションの

「文書に保存されていないデータ・元の画像に合わせて幅を調整する・元の画像に合わせて高さを調整する」のチェックボックスに全てチェックを入れる

「OK」ボタンをクリック

その結果指定した画像が表示されます

挿入された画像は普通の画像と同じように扱えるのでサイズを調整します

画像を選択した状態で「Shiftキー+F9キー」を押すとフィールドが表示されます

今回のポイントは「￥d・￥x・￥y」というフィールド設定です

この内容はフィールドオプションに設定した3つのチェックボックスの正体です

「￥dはWordに画像を挿入しないで画像の場所を参照する」という設定です

「参照」とは簡単にいうと「指定された場所にある指定されたファイル名の画像を表示するよ」という設定です

この設定のメリットは実際に画像を挿入しないのでWordのファイルが軽くなること

デメリットは元の画像を削除してしまうとエラーになってしまうことです

「￥xと￥yは表示される画像の高さと幅を変えないで表示してね」という意味です

今回ファイル名に「tento.png」としていますが、同じ場所に保存されている場合はコレだけでOKですが、違う場所に保存されえている画像ファイルを表示するには「フルパス」の設定が必要です

違う場所に保存されている画像を表示する

次は違う場所に保存されている画像を表示する方法を見ていきましょう

まず、今回は複数の画像を画像の場所のフォルダにまとめて保存しました

画像のフルパスをコピーしたいので「Shiftキー+右クリック」します

表示された一覧から「パスのコピー」をクリック

これでテントの画像のフルパスをコピーできます

Word戻って「F9キー」を押すと「リンク先(参照先)に画像がないので表示出来ません」と表示されます

画像の場所を移したので当然の結果ですね

一度フィールドは削除してもう一度設定し直しましょう

ポイントはフィールドに「フルパス」を貼り付けるというところだけで他の設定は同じです

その結果ちゃんとテントが表示されました

ココが重要です

このフルパスの最後のファイル名を切り替えられれば自動で画像を切替えられそうですよね

ここで画像をクリックした状態で「Shiftキー+F9キー」を押します

その結果フルパスが入力されている事が分かりますね

注目のポイントはフルパスは「”(ダブルクォーテーション)」で囲うこと

パスの書き方は「￥￥」と2回「￥」を入力されている点です

コレがフィールドを使ったフルパスの書き方です

この設定を応用することで書類の切り替えを半自動化をしていきます

まずは、ココが基本になってくるので覚えておきましょう

繰り返しになりますが、差し込み印刷機能を応用した画像と商品をサクッと切り替える基本設定は「クイックパーツのフィールド挿入」機能を理解することが最重要です

画像の差し込み印刷を活用するなら商品紹介など「文字+イメージ」を組み合わせた資料が最適です

画像の差し込み印刷を活用するなら、商品紹介などの文字とイメージを組み合わせた資料の作成が最適です

なぜなら、文字データと画像がリンクして切り替わる資料であれば差し込み印刷機能が生かせるからです

では、後半では自動的に画像が切り替わる仕組みを最初から作っていきましょう

商品名～価格の項目にそれぞれフィールドを設定

こんな風に表示されればOKです

画像のフィールドコードも前半の最後で解説したフルパスで設定

次に画像のフィールドコードを一部修正します

今のままだと「テント」の画像しか表示されないので切り替わらないですね

この部分を書き換えます

「tento.png」の文字を選択

差し込みフィールドから「画像」をクリック

これで画像の名前がフィールドの設定に変わり画像が切り替わります

但し、こんな風に次の項目である「ランタン」に切り替えても画像は切り替わりません

最後に画像をクリックして「F9キー」を押さないと切り替わらないのでこの点は注意が必要です

でもどうして画像名を差し替えただけで画像が切り替わるようになったのでしょう？

その答えはこんな感じです

フィールドの番号を切り替えるとExcelのデータを上から順位切り替えていきます

画像のフィールドには「表示したい画像の名前」が順番に入っていますよね

つまり、フィールドを切り替えることで「フルパスの最後のファイル名が自動で切り替わる」からこんな風に表示される画像を切替えられたという訳です

自動で切り替わった資料の一覧を保存しておく方法

最後に画像の切り替えに手間が掛かるので一覧として正しい内容で保存方法を解説します

「完了と差し込み」ボタンをクリック

「個々のドキュメントの編集」をクリック

「OK」ボタンをクリック

全てのページが表示されますが画像が一緒ですね

「Ctrlキー+Aキー」を押す

全てのページが選択されたら「F9キー」を押します

「警告」ダイアログが表示されるので「はい」ボタンをクリック

これで全てのページの画像が変更されます

こんな風に差し込み印刷機能を使った画像切替はWordに相当なれていないと難しい作業なので自分の今のレベルに合った方法で資料作りをしましょう

今回の機能は便利ですがコピペや画像の貼り付けでも出来ない作業ではないので本当に必要な時にチャレンジしてみることをオススメします

繰り返しになりますが、画像の差し込み印刷を活用するなら、商品紹介などの文字とイメージを組み合わせた資料の作成が最適です