差込印刷をPDF変換するには標準機能かフリーソフト［PDFファイルをページ別に分けるにはフリーソフトを活用することで無料で出来ます］

今回の記事では

差し込み印刷して作った書類をPDFファイルとして保存するにはどうしたら良いの？

相手に色々なファイルを渡す訳にはいかないのでPDFファイルとして渡したい

出来上がったPDFファイルのページ数が多い時は1ファイルずつ分割したいけど、そんな時はどうしたら良いの？

なるべく簡単でシンプルな方法で分割する方法を教えてほしい

こういった疑問に答えます

✔差し込み印刷の書類をPDF変換したり分割したりする方法のテーマ

①差し込み印刷の結果をPDFファイルに変換するには標準機能かフリーソフトを使うのが最適解です

②出来上がったPDFファイルをページ別に分けるにはフリーソフトを活用することで無料で出来ます

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「差し込み印刷の書類をPDF変換したり分割したりする方法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

今回の内容を一緒にやりたい場合は▼のファイルをダウンロードして下さい

差し込み印刷の結果をPDFファイルに変換するには標準機能かフリーソフトを使うのが最適解です

差し込み印刷の結果をPDFフィアルに変換するにはWordの標準機能かフリーソフトを使うのが最適解です

なぜなら、標準機能でPDFファイルで変換する場合はひと手間が必要ですがフリーソフトを使うともっと簡単に変換出来るからです

今回はラベル機能を使って解説しますが、もし差し込み印刷の基本が分からない場合は「Wordで同じ文書の一部を自動変更するなら差込印刷」という記事で解説しているので参考にして下さい

PDFファイルに変換することで相手が差し込み印刷機能を知らなかったり、使いこなせていない時でも問題なく見ることができます

なによりWordのバージョンに左右されずに書類を共有出来ます

今回はそんなメリットが大きいPDFに差し込み印刷を使った書類を変換する方法について解説していきます

まずは、今回の内容について見てみましょう

作業自体はすごく簡単なので分かってしまえば簡単です

完成したラベルはこんな感じです

データベースはこんな感じで100件分用意しています

Wordの標準機能でPDFファイルとして保存する

まずは、Wordの標準機能を使ってPDFファイルとして保存してみましょう

まず、最初のページだけPDFファイルに変換したい場合は「ファイル」タブをクリック

「エクスポート」ボタンをクリックして「PDF／XPSの作成」ボタンをクリック

保存するファイル名を設定して「発行」ボタンをクリック

これで1ページ目だけは簡単にPDFファイルとして保存出来ました

ただ、このままだと他のページが変換出来ていないのでもう少し設定していきましょう

「差し込み文書」タブの「完了」グループにある「完了と差し込み」ボタンをクリック

一覧から「個々のドキュメントの編集」をクリック

「新規文書への差し込み」ダイアログが開くので「すべて」のラジオボタンが選択されていることを確認

「OK」ボタンをクリック

その結果こんな風に10枚分のラベルが作成されます

これをPDF化していきましょう

1枚の時と同じようにPDFファイルとしてエクスポートしてみましょう

「PDF／XPSの作成」ボタンをクリック

ファイル名を設定して「発行」ボタンをクリック

その結果、複数のラベルをPDFファイルとして保存できました

こんな風に少しだけ工夫すれば標準機能でもPDFファイルを作ることが出来ます

フリーソフトを使ってPDFファイルとして保存する

次はフリーソフトを使ったPDFファイルへの変換について解説していきます

今回使うフリーソフトは「CubePDF(キューブPDF)」というソフトです

ソフトのインストール方法などは「WordでPDF変換が出来ない時はサイト利用かフリーソフト」という記事で解説しているので参考にして下さい

最初からインストールしている前提で解説を進めますね

「完了と差し込み」ボタンをクリック

「プリンターに差し込み」ダイアログが開くので「OK」ボタンをクリック

「印刷」ダイアログが開くので「プリンター名」のリストから「CubePDF」を選択

「OK」ボタンをクリック

CubePDFのダイアログで「出力ファイル」の「…」ボタンをクリック

保存場所と名前を設定して「保存」ボタンをクリック

「変換」ボタンをクリック

その結果コレだけの設定で全てのラベルをPDFに変更することが出来ました

フリーソフトが使えない時は標準機能を使い、フリーソフトが使えるようであればCubePDFファイルを活用しましょう

繰り返しになりますが、差し込み印刷の結果をPDFフィアルに変換するにはWordの標準機能かフリーソフトを使うのが最適解です

出来上がったPDFファイルをページ別に分けるにはフリーソフトを活用することで無料で出来ます

出来上がったPDFファイルをページごとに分けるにはフリーソフトを活用すれば無料で簡単に1ページずつ分けることが出来ます

なぜなら、PDFファイルの結合や分割の専用のフリーソフトがあるのでそのソフトを使うのが一番簡単にPDFファイルを分割出来るからです

今回は「Cube PDF Page(キューブ・PDF・ページ)」というソフトを使った方法を解説します

やり方自体はすごく簡単なのでサクッと挑戦してみましょう

Cube PDF Pageのセットアップ方法については「Wordのページを１枚ずつPDFにするにはフリーソフト」という記事で解説しているので参考にして下さい

「Cube PDF Page」は「CubePDF」と同じ会社のソフトなので使い方は同じくらい簡単です

「Cube PDF Page」のダイアログが表示されます

「追加」ボタンをクリック

分割したいファイルがある場所を選択

目的のファイルをクリック

「開く」ボタンをクリック

「分割」ボタンをクリック

「フォルダーの参照」ダイアログが開くのでファイルを保存したい場所をクリック

「OK」ボタンをクリック

保存が終了すると一覧からファイル名が消えます

「終了」ボタンをクリック

保存先のフォルダに「元のファイル名＋番号」の名前で分割されたファイルが保存されます

全てのファイルを開くと1ページずつに分かれて10枚分保存されていることが確認出来ればOKです

こんな風にフリーソフトを使えば手軽に無料でPDFを1ページずつに分けることが出来ます

目的に合わせて各ソフトを使い分けてみましょう

繰り返しになりますが、出来上がったPDFファイルをページごとに分けるにはフリーソフトを活用すれば無料で簡単に1ページずつ分けることが出来ます