改ページをスムースにするなら4つの段落オプション［フォント設定のトラブルは書式のクリアで解決］

今回の記事では

目次の作り方は分かったけど本文が編集されるたびに見出しがページを移動することがある

改行などの方法でも調整できるけど、もう少し効率よく改ページしてくれる方法って無いの？

目次用に色々とスタイルを設定していたら、なんだかフォントの設定がおかしくなった

原因は見出しの設定だと思うけど書式を元に戻すにはどうしたら良いの？

こういった疑問に答えます

✔見出しの改ページやフォント設定のトラブル解決法のテーマ

①見出しの改ページをスムースにするためには4つの段落オプションの設定が鍵です

②見出し設定でフォントの設定がおかしくなった時は書式のクリアをするのが正解

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

見出しの改ページやフォント設定のトラブル解決法に関して実体験に基づいて解説しています

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見出しの改ページをスムースにするためには4つの段落オプションの設定が鍵です

見出しの改ページのタイミングを効率よくするには４つの段落オプションの設定をすることで、ある程度自動化出来ます

なぜなら、段落オプションは段落が変わる時にどんな動作をするのか設定する機能だからです

Wordの目次を自動的に設定するには見出しの設定が重要になってきます

ただ、書類を編集していると今まで1ページ目に収まっていた内容が2ページ目に移動してしまう

なんていうことはよくあることです

ただ、ページ数が多くなると最後に切りが良いところで改ページなどの設定をして読みやすい資料にすることが重要になってきます

そうなると、時には改行したり改ページを設置して強制的に次のページに移動させる作業が必要になります

その結果、作業量が増えて目次に反映した時もページ数をその都度更新させないといけなくなります

そんな時は今回解説する4つの段落オプションを上手く設定することで、ある程度自動化することができます

それでは、そんな便利な4つの段落オプションの使い方について学んでいきましょう

機能1:改ページ時1行残して段落を区切らない

まずは「改ページ時1行残して段落を区切らない」の機能について説明します

この機能は「次のページに段落が押し出されたら1行だけ前のページに残さないでね」という設定です

「百聞は一見にしかず」ということで実際の設定について見てみましょう

この機能が「OFF」の場合はこんな風に同じ段落が次のページに行ってしまっても1行は前のページに残っていますね

それとは逆にこの機能が「ON」の場合は、自動的に次のページに段落ごと移動しています

機能はこれだけですが、結構重要な機能なので最初から「ON」の状態になっています

もし、ギリギリまで用紙を使いたい時は「OFF」にするという選択肢もありです

但し見栄えが悪くなるのは仕方がないと思って下さい

ちなみに段落とは簡単に言うと「改行しないで次の行に折り返されている文字列のかたまり」のことです

もっと簡単に言うと「長い文章」のことですね

そのため、その「かたまり」を途中で切ると読みにくくなるから自動で次のページに送ってねという機能です

では、設定の方法を見ておきましょう

設定自体はすごく簡単なのでサクッと出来ますよ

設定したい範囲を選択

「ホーム」タブの段落グループにある「オプション」ボタンをクリック

「段落」のダイアログが表示されるので

「改ページと改行」のタブをクリック

「改ページ時1行残して段落を区切らない」のチェックボックスをクリック

ONとOFFを切り替えることで同じ段落で1行だけ前のページに残すか残さないかの設定ができます

初期設定はONなので基本的には触らないのが正解です

「OK」ボタンを押せば設定完了です

機能2:次の段落と分離しない

次は「次の段落と分離しない」という機能です

これは、そのままの意味の機能です

早速、どんな動きになるのか見てみましょう

今はこんな状態で見出しが前のページに残っています

この機能を使うと自動的に次のページに見出しが移動しました

設定の結果、釣りの魅力という項目が目次を更新することで次のページに番号になりました

これなら、見出しを手動で次ページに移動するということをしなくても済みそうです

設定の方法は基本的に1つ目の方法と同じです

設定したい範囲を選択

「段落」のオプションボタンをクリック

「次の段落と分離しない」のチェックボックスをONにして「OK」ボタンをクリック

たったコレだけなので必要に応じて設定してみましょう

機能3:段落を分離しない

次は「段落を分離しない」という設定です

これもそのままの意味で一つの段落が分かれそうになったらセットで表示するという機能です

まず、設定するとどうなるのか見てみましょう

こんな風にいくつかの段落で分かれている文書が次のページに移動すると段落が分かれてしまうことがあります

ただ、この機能を使うことで「1つの段落を1つのブロック」として扱ってくれるのでページが切り替わっても強制的に次のページにまるごと移動してくれます

この機能も使い方次第で便利に使えるので覚えておいて損はないですね

設定方法も今までとほぼ同じです

今までと同じように設定したい範囲を選択

段落のダイアログで「段落を分割しない」のチェックボックスを「ON」にします

これで、段落の途中で中途半端に文章が途切れてしまうということを防止できます

機能4:段落前で改ページする

最後は「段落前で改ページする」機能です

これもそのままの意味ですが、設定した段落で強制的に改ページする機能です

こんな風に配置された文章に設定してみます

今回は「釣りの魅力」という見出しを選択して設定しました

その結果、強制的に改ページされ次のページに移動しました

この機能は複数の段落を一気に次ページに振り分けたいなどの時に便利ですが、使い方はある程度限定されると思います

設定方法は今までと同じく「設定したい段落」を選択

「段落」オプションで「段落前で改ページする」のチェックボックスをONにするだけです

こんな風に段落を分ける方法はいくつもあるので、目的に合わせって設定してあげれば目次に設定している見出しをほぼ自動でいい感じにページ調整してくれます

繰り返しになりますが、見出しの改ページのタイミングを効率よくするには４つの段落オプションの設定をすることで、ある程度自動化出来ます

見出し設定でフォントの設定がおかしくなった時は書式のクリアをするのが正解

見出しの設定の時にフォントがおかしくなってしまうのは見出しの書式設定を引き継いでるので「書式をクリア」することで簡単におかしな設定を無くすことができます

なぜなら、見出しも書式設定のひとつなので書式の設定をクリアしてリセットしてしまうのが一番スムースなやり方だからです

書式をクリアする方法はすごく簡単です

特にどんな書式設定をしてるのか分からない時に書式設定を標準に戻したい時に非常に役立ちます

使い方はすごく簡単なので覚えておきましょう

見出しが設定されている行の先頭でクリックしたとしましょう

そのまま何行か改行して文字を入力してしまったとしましょう

この設定に気づかずに目次の更新をすると、こんな風に間違った結果が表示されてしまいます

この設定をリセットするには

「ホーム」タブの「スタイル」グループにある「スタイルのその他ボタン」をクリック

「書式のクリア」をクリック

その結果見出しの書式がクリアされて普段の「文字列」に変わります

もしくは、クリアしたい範囲を選択したら「ホーム」タブの「すべての書式をクリア」ボタンをクリック

この方法でもOKです

目次もちゃん更新すれば、項目から外すことが出来ます

書式のクリアは基本的な機能ですが、今まで設定してきた書式が全てリセットされてしまうデメリットがあります

ただ、何が原因でフォントがおかしくなってしまうのか？　分からない場合は時間の節約のためにもこの方法を使いましょう

繰り返しになりますが、見出しの設定の時にフォントがおかしくなってしまうのは見出しの書式設定を引き継いでるので「書式をクリア」することで簡単におかしな設定を無くすことができます