Wordの表をPDF変換したトラブル対策にはプリンター機能[スムースなPDFに変換にはフリーソフト]

今回の記事では

Wordの書類をPDFに変換すると表の線の表示がおかしい時があるのはどうして?

特に表の点線が消えたり実線になったりするんだけどどうしたら見た目通りにPDFに出来るの?

できるだけトラブル無くWordをPDFに変換するにはどんな方法があるの?

スムースにPDF変換する方法やソフトがあれば教えて欲しい

こういった疑問に答えます

✔Wordの表をPDFファイルに変換した時のトラブル対策のテーマ

①Wordの表をPDF変換して表示がおかしくなる時はプリンター機能を使うのが正解です

②Wordの表をスムースにPDFに変換するにはフリーソフトを活用する選択肢もあります

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「Wordの表をPDFファイルに変換した時のトラブル対策のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

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Wordの表をPDF変換して表示がおかしくなる時はプリンター機能を使うのが正解です

Wordの表をPDF変換して表示がおかしくなる時はPDF変換機能ではなくプリンター機能を使ってPDFに変換するのが正解です

なぜなら、PDFの変換機能では表の点線が上手く変換出来ない時があるので、手段を変えると上手くいくことがあるからです

Wordの資料をPDFに変換して取引先の相手に渡す機会や、印刷データとして業者さんに渡す機会ってありますよね

ただ、そのWordの資料が問題無く変換出来るとは限りません

なぜなら、変換の方法によってはレイアウトがWordで作った結果とは違ってくることがあるからです

今回は、そんなWordをPDFに変換した時に起こるトラブルの原因と対処方法について解説します

今回は、こんな感じの表を用意しました

見た目は悪いですが、周りの線と横線は「0.25pt」の「点線」として設定しています

この表をPDFとして保存すると

こんな風にところどころ点線が実線として表示されてしまいます

ただ、こうならないための方法を使えば

こんな風にほぼ問題なく点線は点線としてPDFファイルにする事ができます

但し、使っているOfficeのバージョンや画面の解像度によっては違いが出る可能性はあります

とは言っても作業自体は簡単なのでやり方について見ていきましょう

まずは、失敗するパターンから解説します

Wordの「ファイル」タブをクリック

「エクスポート」をクリック

「PDF/XPSの作成」ボタンをクリック

「発行」ボタンをクリック

出来上がったPDFを見てみると所々実線になってしまっています

つまり、エクスポート機能を使ってPDFファイルにすると表の点線のような小さな点は境目があやふやになって実線として変換されてしまうようです

詳しい原因は分かりませんが、おそらくWordをPDFファイルに変換する時の画像の圧縮方法に問題があるのでは無いか? と思っています

つまり、画像の解像度(くっきりきれいに見える画像の質)が低いために点線が実線になってしまうのでは無いかということです

ではこの現象はどうしたら防げるのでしょうか

その答えがプリンター機能を使ったPDFへの変換です

では、実際の方法について見ていきましょう

「ファイル」タブをクリック

「印刷」をクリック

「プリンター」の一覧から「Microsoft Print to PDF」を選択

「印刷」ボタンをクリック

名前をつけて「保存」ボタンをクリック

これで最初に紹介したような表に点線が設定されていてもキレイにPDFファイルとして保存することが出来ます

この方法もどうして上手くいくのか? というはっきりした答えは分かりません

ただ、エクスポート機能とは違う方法で画像化して更にPDFファイル形式で保存しているからだと思います

ちなみにソフトの違いで見え方が違う可能性も確認しました

同じ倍率で「Adobe Acrobat Reader」と「PDF Xchange Viewer」という2つのソフトで見比べてみましたが結果は同じでした

つまり、Wordのエクスポート機能には表の点線を実線にしてしまう画像の粗さがあるのでは無いか?

というのが結論です

エクスポート機能で上手くいかない時は、プリンター機能を使ってPDF化してみましょう

繰り返しになりますが、Wordの表をPDF変換して表示がおかしくなる時はPDF変換機能ではなくプリンター機能を使ってPDFに変換するのが正解です

Wordの表をスムースにPDFに変換するにはフリーソフトを活用する選択肢もあります

Wordの表をスムースにPDFに変換するにはフリーソフトを使ってPDFファイルに変換するという手もあります

なぜなら、Wordの機能に仮想プリンター機能(印刷機能を使ってPDF化する機能)がない場合は外部のフリーソフトを使えば上手くPDFファイルにすることが出来るからです

Wordが古く仮想プリンターの機能が標準になっていなかったり、何かの不具合で印刷機能を使ったPDF化が出来ない時もありますよね

それでも、どうしても今PDFファイルに変換したいこともあるでしょう

そんな時は外部のフリーソフトをインストールしてPDF化する方法もあるので、もしもの時に備えてフリーソフトの使い方も知っておきましょう

ただ、仮想プリンターの操作自体はものすごく簡単なので心配いらないですよ

今回使うのは「Cube PDF」というソフトで私も昔から愛用させてもらっています

こちらのソフトの開発元は、PDFファイルの編集などが出来るフリーソフトや圧縮ファイルの解凍ソフトなどクオリティーの高いフリーソフトを提供してくださっている信用できる会社です

Cube PDFを使う前にセットアップが必要ですが、詳しく知りたい場合は「WordでPDF変換が出来ない時はサイト利用かフリーソフト」という記事で紹介してるので参考にして下さい

解説はCube PDFがインストールされている前提で進めます

「ファイル」タブをクリック

「印刷」の「プリンター名」をクリック

一覧から「CubePDF」をクリック

「印刷」ボタンをクリック

CubePDFのダイアログが開くので「出力ファイル」の「…」ボタンをクリック

保存する場所や名前を設定して「保存」をクリック

「変換」ボタンをクリック

その結果、ちゃんと点線は点線のまま出力してくれました

こんな風に簡単に出力することが出来ます

ただ、印刷しようとした時にプリントアウトをするとただの線に見えることもあるかもしれません

その時はプリンターの性能の差だったりするので、もし自宅用のプリンターでちゃんと点線として表示させたい時は「点線の太さや種類」を変えるという方法もありです

繰り返しになりますが、Wordの表をスムースにPDFに変換するにはフリーソフトを使ってPDFファイルに変換するという手もあります

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