差し込み印刷の和暦表示はフィールド設定がカギ［Excelなら関数活用が最適解］

今回の記事では

Wordの差し込み印刷をする時に和暦として表示するにはどうしたら良いの？

なるべく簡単な方法で和暦を表示する方法を教えてもらえると助かる

差し込み表示を設定する時にExcel側で表示を変える方法もあるって聞いたけど本当？

どうやって設定したらExcelで変更した和暦をWordに表示出来るのか教えて欲しい

こういった疑問に答えます

✔差し込み印刷機能で和暦表示させる方法のテーマ

①日付を和暦表示にするにはスイッチとフィールドの表示形式の設定で簡単に出来ます

②Excelで日付を和暦として表示するためにはTEXTやJIS関数を活用するのが最適解です

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「差し込み印刷機能で和暦表示させる方法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

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日付を和暦表示にするにはスイッチとフィールドの表示形式の設定で簡単に出来ます

差し込み印刷機能を使った日付を和暦で表示するには、スイッチの設定とフィールドの表示設定をすれば簡単に実現できます

なぜなら、差し込み印刷の日付設定の設定はスイッチとフィールドの表示形式をするという仕組みになっているからです

差し込み印刷機能を使った書類作成は、ポイントを押さえてしまえば比較的簡単な操作で設定出来ます

ただ、日付などは表示の設定をしないと思った通りに表示してくれません

そうなってくると、どうしたらちゃんと表示してくれるのか分からなくなっちゃいます

特に日付を「和暦表示」にしなくてはいけなくなると、ますます分からなくなってギブアップ状態ですよね

今回はそんな差し込み設定で「和暦表示」をする方法について解説します

もし、差し込み印刷フィールドの書式設定の基本がいまいち分からない時は先に「Wordの差し込み印刷はフィールドコードの設定で表示が変わる」という記事で解説しているので先に参考にしてみて下さい

今回の紹介する方法で表示形式の設定をするとこんな感じです

データベース(Excelのデータ)はこんな感じで用意しています

Excelの書式設定については後半で解説するのでまずはWord側の差し込み印刷で日付を和暦で表示する方法について解説していきます

まずはデータベースを読み込むので「差し込み文書」タブの「差し込み印刷の開始」グループにある「宛先の選択」ボタンをクリック

「宛先の選択」ボタンをクリック

表示された一覧から「既存のリストを使用」をクリック

データベースのExcelファイルをクリック

「開く」ボタンをクリック

「OK」ボタンをクリック

差し込みフィールドを挿入したい位置をクリックしておきましょう

今回は、[通常]の『』の中を選択します

続いて差し込みフィールドを設置したいので「差し込み文書」タブの「文章とフィールドの挿入」グループの「差し込みフィールドの挿入」ボタンにある「▼」ボタンをクリック

一覧の中から「日付」をクリック

日付は挿入された直後だとこんな風に「月・日・年」の順で表示されます

この表示の方法はアメリカなどの欧米での表現方法なので日本では表示方法を修正したいですよね

表示を修正するためにはフィールドに書式設定をする必要があります

「Shiftキー+F9キー」を押してフィールドを表示しましょう

フィールドの続きに「￥@ “yyyy年MM月dd日”」と入力します

設定が終わったら「F9キー」を押す

これで無事に「年・月・日」の順番に表示が変わりました

これが差し込み印刷機能を使った日付の表示方法の一番シンプルな表示方法です

日付の差し込みフィールドを和暦で表示する

では、和暦表示の日付はどうやって設定したら良いのでしょうか？

やり方を見ていきましょう

「差し込みフィールドの挿入」ボタンをクリック

表示された一覧の中から「日付」をクリック

「日付のフィールドを表示」ここまでの操作は普通の日付と同じです

続いて「￥@ “ggge年MM月dd日”」と入力

「F9キー」をクリックすると和暦として表示出来ました

こんな風に日付の「フィールドキー+書式設定」を組み合わせることで和暦を表示することが出来ます

前半の最後に和暦の表示方法の短縮表示の方法を見てみましょう

作業自体は同じで表示形式に「￥@ “ge年MM月dd日”」と入力

これで和暦の記号を「アルファベット一文字」で表す短縮表示にすることが出来ます

こんな風に日付は基本的な方法が分かってしまえば、Excelを使った表示形式とほぼ同じ方法で設定出来るので覚えておくと便利です

▼下に「日付の書式設定」をまとめたので参考にして下さい

繰り返しになりますが、差し込み印刷機能を使った日付を和暦で表示するには、スイッチの設定とフィールドの表示設定をすれば簡単に実現できます

Excelで日付を和暦として表示するためにはTEXTやJIS関数を活用するのが最適解です

Excelで日付を和暦として表示するにはTEXT関数で変換し、JIS関数で全角表示にすることが出来るので各関数を活用するのが正解です

なぜなら、Excel側で関数を設定することで差し込み印刷を使った場合その結果を表示されるのでフィールド設定などをする手間が減るからです

まずはデータベース(Excel)側で日付の表示形式を和暦に設定してみましょう

Excel側で日付の表示をTEXT関数を使って和暦に変換します

TEXT関数は「=TEXT(対象の文字列,表示形式)」という設定をするのでコレで和暦として表示されます

この結果をWord側に持ってきたいので「差し込みフィールドの挿入」から「和暦」をクリック

その結果、何もしないのにいきなり和暦として表示されました

こっちの方が簡単だと感じるかもしれませんが、この状態だとExcelで日付の計算は出来ないので目的に応じて使い分けましょう

では最後に和暦を全角で表示する必要がある時のために「和暦の全角表示」についても触れておきましょう

但し、余り使う機会は無いと思うのでおまけ程度に覚えておけばOKです

Excel上で日付をTEXT関数で和暦に変換、更にJIS関数を使うことで半角英数を全角に変換しています

その結果をWordに反映させてみましょう

設定方法は今までと同じですね

反映した結果、全角の和暦が挿入されました

ちょっと分かりづらいですが、こんな風に全角や半角も調整出来るということを頭の片隅で良いので覚えておくと便利です

上手く自分の目的に合わせて差し込み印刷の表示設定を活用してみましょう

繰り返しになりますが、Excelで日付を和暦として表示するにはTEXT関数で変換し、JIS関数で全角表示にすることが出来るので各関数を活用するのが正解です