サクッと簡単でも効果大!! フッター・タイトル設定・PDF化を極めろ!!

《実務で使えるスキル講座 第3弾》

外もだいぶ暖かくなってきたのでレジャーシーズンに突入ですね。

でも、気温の差はまだ大きいので風邪には気を付けて下さいね。

 

今回のお話は、もっと便利。実務で使える印刷設定の拡張版

「フッター・タイトル設定」から「PDF化」までをドドンと紹介しちゃいます。

 

知っているようで案外知らない。便利で気の利いた資料作りについてマスターしちゃいましょう!!

ヘッダーとフッターって何?

突然ですが、『ヘッダーとフッター』という言葉を聞いて何を思い浮かべますか。

私は蛸(たこ)を連想しました。

タコは冗談ですが

ヘッダーとフッターとはWordやExcelの用紙の余白の部分のことです。

 

ヘッダーは、用紙の上の余白部分を言います。

フッターは、用紙の下の余白部分を言います。

 

「ヘッド(頭)」と「フット(足)」なので、意味は分かりやすいですね。

これがどう実務で使えるのか実際に見てみましょう。

 

向かいの長谷川さん
私、昨日見ちゃったんです。
すっごい。かわいい娘(こ)と坂田さんが仲良さそうにお弁当食べてるとこ!!
あれって。浮気現場ってヤツですよね。

 

ツルトロ
あ~。それは、怪しいな。でも、この前結婚したばかりでしょ

披露宴に呼ばれたから奥さんのことは知ってるけど
まさかこんなに早く裏切られるなんてかわいそうに……

 

隣の坂田さん
……。あの、二人とも。
秘密っぽい話し方してますけど、本人、すぐ隣にいるからね。
全部聞こえてますよ!!

それに、そもそも誤解です!!
何か勘違いしているみたいだけど、長谷川さんが見たのって妹だよ。

 

向かいの長谷川さん
え……。
坂田さんって妹さんがいるんですか?
その顔で?うそ~~。

 

隣の坂田さん
嘘じゃないってば。
それと顔は、関係ないからね!!

この前、田舎から上京してきて昼食の弁当を作ったから、一緒に食べようって誘われたんだよ。

 

向かいの長谷川さん
え~~~。
なんだ~。ばっちり現場押さえたって思ったのに残念……。

 

ツルトロ
はぁ~~。
前回から引っ張った割にベタすぎる落ちでちょっとガッカリだ。

 

隣の坂田さん
いや、ちょっと!!
何ですか。ツルトロさんまで
勘弁して下さいよ。

そんなことより前回の「深まる謎」って何なんですか?

 

ツルトロ
あ~。そうだったね。
思わせぶりなことを言って引っ張る作戦。じゃなくて

印刷をより便利にする設定について話そうと思っていたんだ。
その機能が「ヘッダーとフッター」だよ。

二人は、この言葉を聞いたことがるかな?

 

隣の坂田さん
機能としては知ってますけど、あまり使ったことは無いですね。
そこまで役に立つとは思ったことが無かったので

 

向かいの長谷川さん
私もWordで何度か使ったことがあるけど、Excelではほとんど使わないですね。

 

ツルトロ
確かにヘッダーとフッターはWordの方が使い道があるかもしれないけど
Excelでも使い方次第で便利な機能だから、ぜひ押さえておこう

 

フッターを設定してみよう

フッターは、以外と知られていない機能の一つです。

工夫と使い方次第で、すごく便利な機能ですのでマスターしておきましょう。

設定自体は、とても簡単ですよ。

 

ツルトロ

まず実務で使える地味だけど便利な技にフッターに
『今のページ/総ページ』と表示させるととても便利なんだ。

たったそれだけなんだけど、どうしてこれがとても便利だって言えると思う?

 

隣の坂田さん

そうか。

例えば、何ページにも渡る企画書や実績の資料があったら、説明の時に指定したページが分かりやすいし、全部でどれくらいのページがあるのかひと目で分かりますね。

 

ツルトロ

その通り!!

しかも、フッターの便利なところは、その番号を自動的に振ってくれるから、資料を作り直した時に「追加や変更」があっても、何もしないで番号をせっせと振ってくれるということがとっても便利なんだよ。

 

向かいの長谷川さん

そうですよね。

いちいち手作業でページ番号なんて振ってたら、それだけでも人仕事ですよね。

 

 

ツルトロ

そう。

楽をしようと思ったらこのフッターの機能は、マスターしておいて損はないよね。それに覚えてしまえば、すごく簡単から、一緒にやり方を見ていこう!!

 

「ページレイアウトタブ」の「オプションボタン」から、フッターを設定してみよう。

 

 

「フッター」に「総ページ数と今のページ数」が自動的に表示されるように設定しよう。

 

 

 

ツルトロ

フッターの設定の基本は分かってもらえたかな?

今回は、前回の印刷範囲の自動設定のときも使った売上管理一覧表に同じ設定をしてみよう。

ファイルを用意しておくので、ダウンロードして早速実践だ!!

 

前回の話はここからチェックしよう!!

↓ ↓ ↓ ↓ ↓

Excelの印刷で困った時の一発解消法!!

 

売上管理一覧表のダウンロードをしてから始めよう!!

 

ツルトロ

設定が完了したら、印刷プレビューを見てみよう。

次のようにページ番号がキチンと表示されればフッターマスターだ!!

 

 

ページタイトルを設定しよう!!

 

シートが縦に長い場合は、印刷すると用紙が何枚にもなることがありますよね。

そんな時は、各用紙の先頭にタイトルが印刷されていれば、すごく便利です。

 

タイトルが印刷されていないと「この列の項目って何だっけ?」となってしまいます。

なので、タイトルの設定って結構重要なんですよ。

 

どう便利なのかは、「百聞は一見に如かず」なので、実際に試してみましょう。

 

ツルトロ

さっそく、ページタイトルを設定しよう。

印刷タイトルというのは、タイトルを指定してどのページにも反映させるという機能なんだ。

Excelって縦に長い表を扱うこととが多いと思うけど、タイトル部分が無いとこの列の項目って何だけ?

っていう感じになっちゃう。そんな悩みを一発で解決できるから、マスターしてみよう!!

 

印刷タイトルを設定するには、「ページレイアウトタブ」の「印刷タイトル」で設定します。

 

 

 

 

 

 

PDF(ピー・ディー・エフ)ファイルを作ってみよう!!

Excel2016では、標準でExcelファイルをPDFファイルとして保存する機能があります。

PDFファイルの特徴と使いどころを抑えておけば、活用の幅が増えるので抑えておきたい機能です。

PDF形式の保存方法はとても簡単なので、マスターしてみましょう。

 

ツルトロ

次は、ExcelファイルをPDFファイルに変換する方法をマスターしよう。

2人はPDFファイルを扱ったことがあるかな?

 

 

隣の坂田さん

よく、送られてくる書類は、PDFファイルということが多いですね。

画像と同じような感覚で書類を見られるから、見かけることは結構ありますね。

 

 

向かいの長谷川さん

私も、よく見かけます。

パソコンやスマホ・タブレットでも見られるから、便利ですよね。

 

ツルトロ

そうだね。

ビジネスシーンだと見かけることが多いと思うけど、e-bookや電子書籍の自炊・デジタルの取扱説明書なんかにもよく使われている形式だね。

PDFファイルについて触れてみよう

 

PDFファイルとは

PDFとは、Adobe Systems社によって開発された、電子文書のためのフォーマット。レイアウトソフトなどで作成した文書を電子的に配布することができ、相手のコンピュータの機種や環境によらず、オリジナルのイメージをかなりの程度正確に再生することができる。2008年7月にISOによって標準化された。

e-wordsより引用

 

つまり、色々な端末(スマホやパソコンなど)で同じ表示ができるファイル形式で、世界的な標準規格になっています。

Excelは、Microsoft社が独自に提供するソフトなので、パソコンやスマホで見ようと思ってもソフトがなければ、見ることが出来ないしExcelのバージョンの違いでレイアウトが崩れるなどのデメリットがあります。

 

その問題を解決するのに有効なのがPDFとして保存する方法です。

この方法であれば、相手がExcelを持っていなくても古いタイプのExcelしか持っていなくても見ることが出来るんです。

ただ、基本的に編集は出来ないという特徴があります。

 

では、手順を追って説明していきます。

 

①「ファイル」→「名前を付けて保存」→「参照」ボタンを押して保存先を選択します。

 

②「名前を付けて保存」ダイアログの「ファイルの種類」をクリックします。

 

③ファイルの種類の一覧から、「PDF(*pdf)」を選択します。

 

③複数のシートをPDF化したい場合は、オプションボタンをクリックします。

 

④オプションダイアログから、「ブック全体」を選んで「OK」→「保存」を押します。

 

⑤発行中のダイアログが表示されるので少し待つと保存されます。

 

⑥保存されたファイルの内容に問題が無ければ完了です。

 

まとめ

今回は、『フッター・ページタイトルの設定・PDFファイルの保存方法』について触れてきました。

簡単で便利な機能ですが、意外と知られていない機能です。

でも、実務ではすごく大切なことです。

 

仕事だけじゃなくプライベートでも同じです。

相手のパソコンの環境は人それぞれです。

Officeのバージョンがこちらと同じとは限らないということを意識することが何よりも大切です。

 

例えば、Excel2016では、新しいグラフが追加されました。

種類は、「サンバースト」・「ツリーマップ」・「ヒストグラム」・「箱ひげ図」・「ウォーターフォール」

これをExcel2003で開くと正しく表示出来することは出来ません。

そんな時は、PDFファイルにすることで相手も正しく見ることが出来ます。

そんな古いExcelは使っていないだろ?というのは思い込みはせずにPDFファイルにして送ってあげましょう。

 

「フッター・ページタイトルの設定」も印刷された時のことを想定して設定することで利便性がUPします。

地味で細かい設定ですが、簡単なのでマスターしてみましょう。

 

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