差込印刷を印刷するにはセクション区切り［レコード指定は結果が変わる］

今回の記事では

差し込み印刷機能で作ったラベルを指定した範囲で印刷させようとしても上手くいかないのはどうして？

例えば10ページある中の3～7ページを印刷しようとしても失敗する原因と解決方法を教えて欲しい

差し込み印刷でラベルやイベント案内用のPOPの印刷範囲を指定して印刷するにはどうしたら良いの？

指定して印刷する方法もあるみたいだけど何故か指定しても上手くいかないのはどうして？

こういった疑問に答えます

✔差し込み印刷の印刷トラブルの解決法のテーマ

①差し込み印刷の結果を上手く印刷するにはセクション区切りを指定するのが最適解です

②差し込み印刷のレコード指定印刷は用紙のタイプによって印刷出来る結果が変わります

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「差し込み印刷の印刷トラブルの解決法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

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差し込み印刷の結果を上手く印刷するにはセクション区切りを指定するのが最適解です

差し込み印刷の結果を上手く印刷するには、セクション区切の仕組みを理解してセクション単位で印刷設定をするのが上手く印刷させる最適解です

なぜなら、差し込み印刷で全ての内容を表示させようとすると自動でセクション分けされ、セクション単位の印刷は特殊な設定が必要だからです

Wordの差し込み印刷は自動でデータベースの内容を反映して表示してくれる便利な機能です

ただ、差し込み印刷で多い悩みはプリントアウトの時です

なぜなら、普通のWordを印刷するより特殊な印刷設定をしないと思い通りの結果にならないからです

とは言え、分かってしまえば難しい操作では無いので印刷設定慣れをしてスムースに印刷出来るようになっちゃいましょう

今回は一番厄介なラベル(名刺)を印刷する方法について解説していきます

差し込み印刷から「個々のドキュメントの編集」を使ってラベルを作るとこんな風に「セクション区切り」が設定されます

この方法だと普通に印刷することがむずかしくなります

では実際に操作しながら印刷してみましょう

今回は差し込み印刷の解説は省略します

「差し込み文書」タブの「完了」グループにある「完了と差し込み」ボタンをクリック

一覧から「個々のドキュメントの編集」をクリック

「OK」ボタンをクリック

出来上がったラベルを印刷してみましょう

この時点で10枚のラベル用紙が出来上がります

「ファイル」タブをクリック

「印刷」ボタンをクリック

2～3枚目を印刷したいので「ページ」項目に「2-3」と入力

「印刷」ボタンを押します

ただ、結果は何も印刷されません

もちろんプリンターの故障では無いです

印刷プレビューでも「1/10」となっているので10ページあるのは確かです

それならどうして指定通り印刷してくれないのか？

その答えは、このラベルは1ページ目しか無くセクションが10個に別れているだけだからです

つまり「2～3ページ目というのは存在しない」という結果になるので印刷出来なかったという訳です

ただ、分かりづらいので実際にちゃんと印刷出来る操作方法を見ていきましょう

まず、「ページ番号とセクション番号」をパッと見で分かるように設定してみましょう

ステータスバー(画面下のページ数などが表示されるバー)の上で右クリック

表示されたメニューの「書式設定されたページ番号」がページ数を表しています

「セクション」がセクション数を表しています

この値を見ると1ページ目は「1ページの1セクション」という設定になっていることが分かります

この数字を「常に表示」するために両方の項目をクリックしてチェックを入れます

その結果、ステータスバーの左下に「ページ:1とセクション:2」という感じで表示されます

ちなみに1ページ目が「ページ:1とセクション:1」で2ページ目が「ページ:1とセクション:2」と表示されます

つまり、2ページ目と3ページ目を印刷しようと思ったら「ページ:1とセクション:2～ページ:1とセクション:3」と設定する必要があるという訳です

実際に印刷する時は印刷ページで「P1S2-P1S3」と入力します

この設定の意味は「P=ページ数・S＝セクション数」という意味で「P1S2は1ページ目の2セクション目」「P1S3は1ページ目の3セクション目」という意味なので分かってしまえば簡単ですよね

PやSの文字は小文字でもOKです

その結果ちゃんと2～3ページ目を印刷してくれます

こんな風にセクションで区切られた書類の場合は、特殊な印刷の指定方法が必要なので覚えておきましょう

ラベルをレコード指定で印刷した場合

最後にラベルの印刷を「レコードで印刷する場合」どんな印刷になるのか知っておきましょう

印刷する範囲をデータベースで確認しましょう

対象は23行目(レコードの22番目)～25行目(レコードの24番目)を印刷してみます

Wordに戻り「完了と差し込み」をクリック

一覧から「文書の印刷」をクリック

最初のレコードのラジオボタンをクリック

最初のレコードに「12」最後のレコードに「24」を入力

印刷ダイアログが開くので「OK」ボタンをクリック

その結果2枚のラベル用紙が印刷されます

12～24番目のレコードの人物はちゃんと印刷されています

但し、レコードを指定しても10枚1組の用紙のため指定した範囲より後の人のラベルも印刷されます

これはラベル印刷を無駄にしないため?　の仕様だと思うので「1枚未満のレコード指定の場合は強制的に1枚分の印刷がされる」ということを覚えておきましょう

こんな風に差し込み印刷機能で印刷をする時は、少し特殊な結果になるので覚えておくと混乱しなくて済みます

繰り返しになりますが、差し込み印刷の結果を上手く印刷するには、セクション区切の仕組みを理解してセクション単位で印刷設定をするのが上手く印刷させる最適解です

差し込み印刷のレコード指定印刷は用紙のタイプによって印刷出来る結果が変わります

差し込み印刷のレコード指定での印刷をしようとすると、用紙や作った書類のタイプによって印刷の結果が変わることを覚えておくのが正解です

なぜなら、ラベル印刷とレター印刷は同じ差し込み印刷でも指定した結果に違いが出るからです

前半のラベル印刷と今回のキャンプフェスの案内では印刷結果が少し違うのでその結果を知っておきましょう

ただ、基本的な考え方は一緒なので整理して考えれば混乱することは無いですよ

こんな風に2枚1組のレター(案内書)を直接印刷してみましょう

「完了と差し込み」ボタンをクリック

一覧から「文書の印刷」をクリック

最初のレコードに「2」最後のレコードに「3」と設定

「OK」ボタンをクリック

その結果ちゃんと2枚1組で指定したレコードの人宛の書類が印刷されました

これは、宛名シールなどと違って指定通り素直に印刷してくれます

次は「個々のドキュメントの編集」で出力した用紙の印刷です

この場合はラベル印刷と同じ要領なので、さっきと同じ2～3ページを対象にします

2ページ目は「ページ:1・セクション:2」です

3ページ目は「ページ:2・セクション:3」です

この設定を印刷のページ設定に入力します

つまり「p1s2-p2s3」という指定ですね

結果はもちろん同じです

今回ページとセクションが分かれたのは2枚1組だったからです

2枚目は「ページ1とページ2+セクション2」の組み合わせ

3枚目は「ページ1とページ2+セクション3」の組み合わせ

ページ数とセクション数は混乱しやすいですが、印刷の時は落ち着いてそれぞれの設定をしましょう

繰り返しになりますが、差し込み印刷のレコード指定での印刷をしようとすると、用紙や作った書類のタイプによって印刷の結果が変わることを覚えておくのが正解です