今回の記事では
差し込み印刷機能を使って自動的にメールを送ることが出来るって本当？
どうしたら差し込み印刷でメールを送れるのか基本的なことが知りたい
差し込み印刷でメールを送ることが出来る基本は分かったけど実際にはどう設定したら送れるの？
実際に送る方法についてなるべく簡単な方法で教えてほしい
こういった疑問に答えます
✔差し込み印刷機能を使ってそれぞれの内容に合わせたメールを送る方法のテーマ
①差し込み印刷で簡単にメールを送るにはWordの文面作成とExcelで情報管理が正解です
②差し込み印刷でメールを送るには電子メールの送信機能を使えば簡単に送信出来ます
この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら
ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に
「差し込み印刷機能を使ってそれぞれの内容に合わせたメールを送る方法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています
今回の内容を一緒にやりたい場合は▼のファイルをダウンロードして下さい
差し込み印刷で簡単にメールを送るにはWordの文面作成とExcelで情報管理が正解です
差し込み印刷機能を使ってWordで作った書類を簡単にメールで送るための基本は、Wordで文面を作ってExcelで個人情報や送り先のメールアドレスを管理するのが最適解です
なぜなら、文面作りはWordが得意分野で情報管理はExcelの得意分野なので両方のソフトのいいとこ取りをするのが差し込み印刷の正しい使い方だからです
差し込み印刷には作った書類を相手の名前などを変えながらメールを自動的に送ることができる機能があります
今回はそんな自動メール配信機能について解説していきます
前半ではWordとExcelの差し込み設定とメールを送るための準備までを解説します
後半では実際にメールを送る方法について解説していきます
ちなみに今回の解説は差し込み印刷の機能を理解している前提で話を進めていくので不安があれば「ラベル印刷WordとExcelの連携で簡単作成」などの記事で解説してるので参考にして下さい
メールで送る書類はこんな感じです
ポイントは「宛名の名前」と「日付」は差し込み印刷機能を使って設定していることです
メールで送るときには「名前と日付」が自動的に変更されて送られます
データベースはこんな感じです
名前とメールアドレス・1日目と2日目の日付を管理しています
では実際にメールを送れるように準備していきましょう
まずは、データベースとの連動をしたいので「宛先の選択」ボタンをクリック
一覧の「既存のリストを使用…」をクリック
「差し込み印刷(メール送信).xlsx」ファイルをクリック
「開く」ボタンをクリック
「Sheet1」をクリック
「OK」ボタンをクリック
データベースとの連携設定ができたので「各フィールド」の設置をしていきます
「(名前)」の部分に「差し込みフィールドの挿入」ボタンをクリック
一覧から「氏名」をクリック
名前の部分に「《氏名》」というフィードの設置が出来たら同じ要領で「(1日目の日付)」の場所に「M_1日目」のフィールドを設置
同じ要領で2日目も設置します
「結果のプレビュー」ボタンをクリックしてちゃんと反映出来たか確認してみましょう
設置はちゃんと出来たようですが、このままだと日付の表示方法に問題があります
次は日付の表示を修正します
「キー設定」と「差し込みの表示設定」をします
コレでちゃんと「年月日+曜日」の表示が出来ました
同じ要領で2日目の表示形式も設定すればOKです
また、レコードを切り替えると名前と日付が自動的に変更されることを確認しましょう
ここまで出来たらWordの準備は完了です
Wordでメールを送る時は「Outlook(Microsoft社製のメールソフト)」を使います
初期設定が終わっていない場合は「Outlook」を起動
Microsoftのアカウントに紐づいたメールアドレスが表示されるのでリストボックスから正しい物を選択
「接続」ボタンをクリック
私の場合はGoogleアカウトと紐づいているのでそのまま「次へ」ボタンをクリック
Google用のパスワードを入力して「ログイン」ボタンをクリック
2段階承認プロセスが表示されるのでスマートフォンでアクセスの確認許可を出します
スマホ表示される確認で「はい」をタップしたら「スマートフォンから返信した」ボタンをクリック
「MicrosoftとGoogleの連携許可」の確認をされるので「許可」ボタンをクリック
「IMAP」の表示が出たら終わりなので「完了」ボタンをクリック
「Outlook」が起動するとGoogleアカウントと紐づいているので自動的に「Gmail」の受信トレイを見ることが出来ます
自分のMicrosoftのアカウント設定によっては一部設定方法が違う事があると思いますが、大きくは変わらないのでOutlookを使えるようにしておきましょう
これで全体の準備が終わりました
あとは送信していくだけなので後半で実際にメールを送ってみましょう
繰り返しになりますが、差し込み印刷機能を使ってWordで作った書類を簡単にメールで送るための基本は、Wordで文面を作ってExcelで個人情報や送り先のメールアドレスを管理するのが最適解です
差し込み印刷でメールを送るには電子メールの送信機能を使えば簡単に送信出来ます
差し込み印刷でメールを送るには下準備を済ませてから、電子メールの送信機能を使うことで簡単に内容を切り替えた書類をメールで送ることが出来ます
なぜなら、差し込み印刷の機能を利用することで相手のメールアドレスを切り替える→各フィールドの内容を切り替えるという流れで一連の作業を自動化出来るからです
メールを送る時は「完了と差し込み」ボタンをクリック
一覧から「電子メールメッセージの送信」をクリック
この時点でOutlookは起動した状態にしておきましょう
メールを送信したい時に起動しておかないと送信トレイにメールが待機した状態になってしまします
起動しておくと送信する数などにもよりますが1分以内くらいにはどんどん送ってくれます
「電子メールに差し込み」ダイアログが開くので「宛先」のリストボタンをクリック
一覧から「メールアドレス」をクリック
メールの件名を入力(内容は何でもOKです)
「OK」ボタンをクリック
これでメールが次々に送られていきます
送られてくるとこんな感じです
実際は１通ずつそれぞれの人の元にメールが送られてきます
メールを開くとこんな風にWordのイメージに近い状態で表示出来ます
これはメールの種類を「HTML形式」で送った結果です
さらに他のメールを確認して分かるように名前や日付も自動で変更してくれています
こんな風に自動で「名前・日付・送り先」を変更して処理してくれるので実際に使って見るとすごく面白いです
ちなみにメール形式を「添付」にすると
「アクセスを許可する」のチェックボックスをクリック
「許可」ボタンをクリック
全て送り終わるまで「許可」ボタンを押す
(9件送るなら9回クリック)
その結果、Wordのファイルを添付してメールを送れます
「書式なし」を選んで「OK」ボタンをクリック
この場合でも許可のボタンを押す必要があります
「書式なし」のメールの場合、文字だけのメールを送ることが出来ます
Outlookのバージョンによって送り方に若干違いがありますが、基本的には一緒なので目的に応じて送ってみましょう
オススメは「HTML形式」で送るのがベストですね
繰り返しになりますが、差し込み印刷でメールを送るには下準備を済ませてから、電子メールの送信機能を使うことで簡単に内容を切り替えた書類をメールで送ることが出来ます
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