Wordのレイアウト崩れ防止には文章作り前とインデント設定[オプション設定とテンプレリセット]

今回の記事では

Wordで作った文章ってレイアウトを調整しようとするとすぐに崩れるから苦手
自分で直してみようと色々やるけど結局どうやって直したら良いか分からない

何もしていないのにWordのレイアウトが崩れたんだけどコレってどうしたら良いの?
Officeの更新のタイミングや他の人の設定が原因みたいだけど修正するにはどうしたら良いの?

こういった疑問に答えます

✔Wordのレイアウトのトラブル解決方法のテーマ

①Wordのレイアウト崩れを防止するには文章を作る前の設定とインデント設定が重要

②何もしていないのにレイアウトが崩れたらオプション設定かテンプレートのリセット

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「Wordのレイアウトのトラブル解決方法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

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Wordのレイアウト崩れを防止するには文章を作る前の設定とインデント設定が重要

Wordのレイアウト崩れを防止にするには文章を作る前の設定とインデント設定をするのが重要です

なぜなら、Wordのレイアウトは余白やインデントの設定1つで崩れることがあるからです

Wordは文書作成で最も使いやすいソフトの1つです

多くの企業に採用され仕事で使わないことが無いくらい有名で便利なソフトです

ただ、WordはExcelと違って独学でもある程度文章を作ることが出来てしまうので正しい知識を持っている人が意外と少ないソフトでもあります

Wordは正しい知識を持っていないとレイアウトが崩れやすいソフトでもあります

レイアウトを崩さないようにするためには、いくつかのポイントがあるので今回はそんなレイアウト崩れを防ぐ方法について解説します

用紙の設定は初めに済ませておく

まず、Wordで文書を作るときには先に用紙の設定を済ませておきましょう

なぜなら、最初から用紙の設定(特に余白設定)をしておかないとレイアウトが崩れる原因になるからです

まずは今回設定する書類を先に見ておきましょう

この書類を使って余白の設定をしてみましょう

こんな風にほぼ完成している状態の書類に後から余白設定をするとどんな影響があるのでしょうか

「レイアウト」タブの「ページ設定」グループにある「余白」ボタンをクリック

一覧の中から「狭い」をクリック

その結果余白が狭まった分、文字の折り返しが無くなりました

こんな風に文字だけの書類で文字の折り返しがあっても、無くても変わらない場合はそこまで影響がないかもしれませんが、もっと複雑な書類の場合はレイアウトが大きく崩れる可能性があります

作る書類によりますが、最初から用紙いっぱいの内容を作ることが分かっていれば最初に余白を設定しましょう

もしくは、入力の最後で余白の調整が必要になった時は、レイアウトが崩れる可能性があることは分かっておいて設定しましょう

余白の影響でレイアウトが崩れることが分かっていれば、慌てずに対応できるので今回のポイントは覚えておくとスムースに対処できます

文字入力が先でレイアウト調整は後がコツ

レイアウト崩れ防止の2つ目のコツが、Wordで書類を作る時は「文字入力を先に済ませる」ということです

Wordで文章を作る時によくある質問が、先に全て入力してから「タイトルを中央揃えする」とか「文字を太くしたり、色をつけて目立たせる」といったレイアウトや書式設定をするのが良いのか?

途中途中でその都度レイアウトの調整をする方が良いのか? 聞かれることがあります

つまり、Word版の「鶏がさきか卵がさきか問題」です

文字入力を全て終わらせた方が良いのか? それともその都度レイアウトの調整をしたら良いのか?

この答えは「文字入力が先」です

もちろん、ケース・バイ・ケースというのもあるので絶対ではないですが、レイアウト崩れを起こす方の多くはその都度レイアウトを調整するのでやり方にバラツキが出来て、上手くいかないというのがパターンです

今回のケースの場合はこんな感じです

まず、内容を全て入力します

次にタイトルの文字を選択

「ホーム」タブの「フォント」グループにある「フォントサイズ」ボタンの「▼」マークをクリック

一覧から「14」を選択

太字にしたいので「ホーム」タブの「太字」ボタンをクリック

仕上げにタイトルを用紙の中央に配置したいので「ホーム」タブの「段落」グループにある「中央揃え」ボタンをクリック

この設定だけでも文章全体が下にずれます

こんな風にレイアウトの調整を後から設定していくと全体のバランスを見ながら調整が出来るので、レイアウト崩れの原因がどのタイミングで起こるのか良く分かります

ところが、その都度フォントの大きさや配置を設定していくと、全体のバランスが取りづらいので余計レイアウト崩れに繋がってしまいます

今回のケースもケース・バイ・ケースでもあるので絶対にレイアウトは最後にしなくてはいけないという訳では無いですよ

ただ、Wordに慣れていないなら余計に入力やレイアウトの調整は、段階的に設定するのが正解です

図形・画像・表の入力位置を先に決めておく

レイアウト崩れ防止の3つ目のコツが、図形・画像・表の挿入の位置を最初に決めておくことです

なぜなら、図形・画像・表の挿入の共通点はレイアウトに大きく影響するからです

WordでもExceでもいえることですが、書類を作り出すのにいきなりWordを起動して作り始めるのは中級者以上になってからにしましょう

初心者や普段あまりWordを使わない人は、下書きとしてどんな書類を作るか簡単で良いので紙に書き出しましょう

大体のレイアウトが出来たら書類をつくり始めるのが大きな失敗を避けるための一番良い方法です

その上でWordで本作業を始めたら挿入する位置を先に確保しましょう

では、実際に今回の書類に写真を挿入してみましょう

表の挿入位置を指定しないで表の挿入をしてしまうとこんな風にレイアウトが崩れてしまします

一度表を削除した方が良いので「表の左上の上下左右の矢印」マークをクリック

表全体が選択されるので「Buck Space」キーを押す

表が削除されたら、表の挿入位置を確保して挿入したい位置でクリック

「挿入」タブの「表」ボタンをクリック

表の大きさを指定してクリック

これで問題無く表の挿入が出来ました

こんな風に「図形・画像・表の挿入」をする時は挿入場所を指定してから挿入しましょう

各機能は意外と設定が奥深いのでWordに慣れていないとレイアウト崩れを悪化させることになってしまうので、そんな時は落ち着いて対処しましょう

フォントの種類とOfficeのバージョン違いは要注意

レイアウト崩れを防止する方法の最後の方法は、フォントの種類とOfficeのバージョン違いに注意することです

例えば自宅で作ったWordの書類を会社で開いたらレイアウトが崩れた場合、自宅の方がOfficeのバージョンが新しくてレイアウト崩れしているかもしれません

そんな時はバージョンを確認して保存形式を古くしてみるのが1つの対策方法です

「ファイル」タブの「アカウント」をクリックすると「右上にOfficeのバージョン」が表示されます

自分のバージョンと会社のバージョンを比較してみましょう

もし、どうしても古いバージョンでファイルを保存したい時はファイルの種類を「Word27-2003(*doc)」を選択して保存しましょう

但し、このファイル形式は古すぎるOfficeの形式なので仕事場にOfficeの最新版の導入を勧めましょう

もう一つのレイアウト崩れの原因が「フォントの種類」が原因の場合です

フォントの種類が違いすぎると問題が起きるので私のオススメは初期設定のフォントかこだわりたければ

日本語は「メイリオ(Meiryo)」英語は「Times New Roman」を選択しておけばいい感じのフォントになります

オリジナルすぎるフォントを使うとレイアウト崩れを起こすので注意しましょう

繰返しになりますが、Wordのレイアウト崩れを防止にするには文章を作る前の設定とインデント設定をするのが重要です

何もしていないのにレイアウトが崩れたらオプション設定かテンプレートのリセット

何もしないでレイアウトが崩れてしまったらオプションの設定を見直すかテンプレートのリセットをしましょう

なぜなら、Officeの更新やテンプレートが書き換わってしまった場合設定を変えたり、リセットすることでサクッと修正されるケースがあるからです

技術的な問題でレイアウト崩れのトラブルが発生することもあるので、そんな時は次の方法で対処してみましょう

ハードウェア グラフィックアクセラレータを無効にする

Officeの更新によってレイアウトが崩れてしまうこともあります

そんな時は、ハードウェア グラフィックアクセラレータを無効にしてみましょう

やり方は簡単です

「ファイル」タブの「オプション」をクリック

「詳細設定」項目の「表示」項目に「ハードウェア グラフィック アクセラレータを無効にする」という項目があればチェックを外します

私の場合は項目が無いので何もしなくてOKですね(Officeのバージョンによる)

Nomal.dotmファイルを削除してリセット

最後に「nomal.dotm」ファイルを削除する方法です

「nomal.dotm」ファイルとはWordの初期設定のテンプレートファイルです

つまり、いつも使うWordで書類を作成出来るのはこのファイルのおかげという訳です

ただ、今作った書類のWordファイルの設定を何かの拍子で上書きしてしまうとレイアウト崩れの原因になることがあります

そんな時は一度このファイルを削除→再度Wordを起動することで自動的に元あった形に復元してくれます

削除の方法は分かってしまえば簡単なのでもしもの時のために確認しておきましょう

Windowsマークの上で右クリック

「ファイル名を指定して実行」をクリック

名前のテキストボックスに「C:\Users\(ユーザー名)\AppData\Roaming\Microsoft\Templates」と入力します

「OK」ボタンをクリック

※「ユーザー名」には自分の「パソコンの名前」を入力して下さい

Wordが開いていない状態で「Nomal.dotm」ファイルを削除

これだけです

これで再度Wordを起動し直すと修正出来ます

両方ともちょっと複雑ですが、もしもトラブルが起こったらこのあたりの設定も見直してみましょう

繰返しになりますが、何もしないでレイアウトが崩れてしまったらオプションの設定を見直すかテンプレートのリセットをしましょう

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