Excelで文字切れ防止印刷にはセル幅調整[テキストボックスは自動調整機能]

今回の記事では

Excelの書類を印刷しようとすると文字が途中で切れてしまうのはどうして?

画面上では問題無いように見えるのにどうしたら上手く印刷できるのか分からない

テキストボックスの文字が途中で切れて印刷される時もある

テキストボックスの文字も切れないようにするにはどうしたら良いの?

こういった疑問に答えます

✔Excelで印刷した時に文字が切れるのを防止する方法のテーマ

①Excelの書類で文字切れさせずに印刷するにはセル幅調整が重要です

②テキストボックスの文字切れ対策には自動調整機能を使うのが最適解

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「Excelで印刷した時に文字が切れるのを防止する方法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

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Excelの書類で文字切れさせずに印刷するにはセル幅調整が重要です

Excelで作った書類が印刷する時に切れてしまう時は、セル幅の調整をするのがベストです

なぜなら、Excelは画面での見た目と印刷した結果に差が発生してしまう特徴があるからです

Excelで書類を作ると画面で見た時の表示と印刷した時の結果に違いがあるケースがあります

その代表が文字が途中で切れて印刷されてしまうケースです

その原因は「文字に対して余白が狭い」ので印刷すると文字が切れてしまうからです

一番簡単な対策方法は、列幅を文字に合わせて調整することです

今回はそんなExcelで問題なく文字を印刷する対策方法について解説していきます

列幅を調整して文字の印刷問題の対策をする

まずは、Excelでは問題無く表示されるのに印刷された時に文字が切れてしまうケースを見てみましょう

今回はこんな感じでまだ何も調整していない「千葉県のオススメ無料・格安キャンプ場」の一覧表を元に解説していきます

今は何もしていないので各項目の内容は切れたりはみ出たりしています

「施設」の列を基準にして見てみましょう

こんな感じで列幅を文字のギリギリに移動しました

普通は画面に表示されている通り印刷できるはずなので、印刷プレビュー画面でチェックしてみます

「Ctrlキー+Pキー」で印刷プレビュー画面をみてみると、こんな風に文字の右側が切れてしまうことがあります

この原因は、表示されている内容と印刷される結果に余白設定のズレがあることです

つまり、Excelでの見た目が印刷結果にそのまま反映される訳では無いということです

ちなみに私の環境(Office365を使用)している環境では特にこの現象は発生しませんが、古いOfficeやパソコンの環境によっては、こういったズレが起こります

ではどうしたら良いのか?

答えは単純で修正方法も簡単です

A列の線にマウスカーソルを持っていきます

「左右に矢印のカーソル」に変わったら「ダブルクリック」します

そうすると自動的に文字に対してセルの幅を自動調整してくれます

本来、「この文字に対してはコレくらいの余白を取るのがベストだよ」いう設定を自動でしてくれます

この方法であれば、印刷しても特に問題無く印刷出来ます

簡単なので困ったらやってみましょう

また、印刷結果は印刷プレビューで表示された内容になるので印刷前には必ず見るようにしましょう

ただ、今のやり方では問題が解決出来ないことがあるのでそんな時は次の方法で対応しましょう

列幅に合わせて文字の大きさを調整して対策する

「文字列に合わせて列幅を設定する方法」は簡単なので特に問題無いと思いますが、列幅を変えられない時は必ずあります

それがこんなケースです

「住所・ごみ処理・焚き火」の列幅の感覚は用紙サイズに合わせる必要があるので「文字列に列幅を合わせることが出来ません」

その結果、右隣に別の項目がある列(住所とごみ処理の列のように)は文字が重なって切れてしまいます

そんな時は、列幅に対して文字の大きさを自動で調節させるのがベストです

調整したい範囲を選択

「ホーム」タブの「配置」グループにある「オプション」ボタンをクリック

「文字の制御」項目から「縮小して全体を表示する」をクリック

「OK」ボタンをクリック

設定した結果、長い文字は自動で縮小されてセルの幅に収まりました

これが、列幅に合わせて文字の大きさを調整する方法です

ただ、この方法だと長い文字は小さ過ぎて見えませんね

そんな時は、文字列を折り返して表示するのがベストです

小さい文字を全て選択します

選択のコツは「Ctrlキー+クリック」です

「ホーム」タブの「折り返して全体を表示する」ボタンをクリック

設定したところは「セルの幅に合わせて文字を改行」してくれます

これらの方法なら、印刷しても文字が途中で切れてしまうことが無いので合わせて覚えておきましょう

文字の種類でPフォントを避けてメイリオを使う

最後にフォントの種類にてついて触れておきましょう

フォントには色々な種類があります

その中に「Pという文字を含むフォント」があるのですが、このフォントには注意が必要です

「P」とは「プロポーショナル」の略で文字の種類に合わせて文字幅を自動的に調整してくれる機能を持っています

この機能は、字がキレイに見えるようにしてくれる機能で簡単にいうと見た目重視の文字のことです

ただ、この「プロポーショナルフォント」が「プリンター」側の設定には無いことが多いです

Excelで設定したフォントの種類でもプリンターが対応していない場合は、他の適当なフォントに自動設定されてしまいます

つまり、「文字間隔が合わない→文字が途中で切れてしまう」と言ったことが起こる可能性があるということですね

そんな時は、「游ゴシック(Excel標準)」や「メイリオ」フォントに設定するのが一番良いです

では、実際にフォントを設定してみましょう

フォントの変更は「ホーム」タブの「フォント」グループにある

「フォントの種類」をクリック

一覧から目的のフォントを選択します

今回は「MSPゴシック」を選択しました

(フォントの一部の文字を入力すると検索が早くなるので直接入力するのも有りです)

同じ要領でメリオも設定してみます

その結果が「游ゴシック」「メイリオ」「MSPゴシック」の順で設定した内容です

日本語だけだとあまり違いはありませんが、どうしても上手くいかない時はフォントの種類を見直して見るのも一つの手です

ちなみにオススメの日本語フォントは「メイリオ」です

他のソフトでも使えるので覚えておくと便利ですよ

繰り返しになりますが、Excelで作った書類が印刷する時に切れてしまう時は、セル幅の調整をするのがベストです

テキストボックスの文字切れ対策には自動調整機能を使うのが最適解

テキストボックスの文字切れ対策には、テキストボックスの自動調整機能を使うのが一番簡単な方法です

なぜなら、テキストボックスの文字切れの原因は余白にあり、余白調整を自動でしてくれるれば問題が解消できるからです

テキストボックスを使っていると、テキストボックスの文字が切れてしまうことがあります

特に古いOfficeでは起きやすい現象です

そんな時の対処法についても知っておきましょう

文字量に合わせてテキストボックスの大きさ自動的に変更する

もし、テキストボックスの大きさを調整していて文字が切れたり、テキストボックスの印刷結果だけ文字が切れていたりしたら自動調整機能がOFFになっていないか確認してみましょう

今回は「テキストボックス」と入力しましたが「ボッ」で切れてしまっています

テキストボックスを選んだ状態で「描画ツール」の「書式」タブをクリック

「サイズ」グループにある「オプション」ボタンをクリック

「テキストに合わせて図形を調整する」にチェックが入っていなければチェックします

一緒に「図形内でテキストを折り返す」にチェックが入っているかも確認しておきましょう

これで入力されている文字に合わせてテキストボックスが調整されるので印刷した時に文字が切れてしまうことを防止することが出来ます

テキストボックスを画像として貼り付ける

最後にテキストボックスを画像として貼り付ける方法をおまけとして解説します

テキストボックスは、Excelの機能なので設定によっては思い通りに印刷をしてくれません

ところが、テキストボックスを画像として保存しておけば、画像は各種設定は関係が無いのでキレイに印刷出来るというわけです

ただし、あくまでも画像なので内容を変更したりは出来ません

目的が一致すれば使える技なのでおまけ程度と考えて下さい

テキストボックスを選択した状態で「ホーム」タブの「クリップボード」グループにある「コピーの▼」をクリック

「図としてコピー」をクリック

図のコピーダイアログが表示されるので「OK」ボタンをクリック

「ホーム」タブの「貼り付けの▼」をクリック

「形式を選択して貼り付け」をクリック

「形式を選択して貼り付け」ダイアログが表示されるので「OK」ボタンをクリック

「テキストボックス」をコピーしたかたちで画像として貼り付けられます

これは、あくまで画像(写真)なので編集は出来ませんが文字が途中で切れることも無くなります

こんな風に画像として貼り付けるのも一つの手ですね

繰り返しになりますが、テキストボックスの文字切れ対策には、テキストボックスの自動調整機能を使うのが一番簡単な方法です

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