今回の記事では
WordをPDFとして保存する時にパスワードで保護する方法はあるの？
Wordの標準機能だけでパスワード付きのPDFを保存する方法があれば教えて欲しい
Excelなど他のOffice製品でも同じようにパスワード付きのPDFファイルを作ることは出来ないの？
Office以外のソフトなどが使えない環境でもパスワード付きのPDFに変換する方法があれば知りたい
こういった疑問に答えます
✔Wordを使ったパスワード付きPDFの作り方のテーマ
①Wordのエクスポート機能ならパスワード付きPDFを作ることは簡単に出来ます
②Word以外のOffice製品でもWordを活用すれば保護されたPDFの作成は簡単です
この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら
ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に
「Wordを使ったパスワード付きPDFの作り方のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています
今回の内容を一緒にやりたい場合は▼のファイルをダウンロードして下さい
目次を使って読みたい項目へ
Wordのエクスポート機能ならパスワード付きPDFを作ることは簡単に出来ます
Wordのエクスポート機能を活用することでWordだけでパスワード付きPDFを作ることが出来ます
なぜなら、Word限定の機能でPDFファイルをエクスポートする時にパスワードを設定することが出来るからです
Wordで作った資料を相手に送る時にPDFファイルに変換して送ることは以外と多かったりします
なぜなら、PDFファイルであれば相手のPC環境に左右されずに内容を確認してもらえるからです
ただ、内容によってはパスワードを付けて相手に渡したい時もありますよね
例えばメールやチャット機能を使ってファイルを送る
その後にパスワードだけをもう一度送ってファイルを開いてもらうという使い方をしたい時もありますね
今回はそんなパスワード付きのPDFファイルをWordを使って作る方法について解説します
Wordで適当な書類を用意しておきます
今回はテンプレートをそのまま使わせてもらっています
「ファイル」タブをクリック
「エクスポート」をクリック
「PDF／XPSの作成」ボタンをクリック
ファイル名を設定して「オプション」ボタンをクリック
「PDFのオプション」項目から「ドキュメントをパスワードで暗号化する」の項目をクリック
「OK」ボタンをクリック
同じパスワードを２回入力します
この時のパスワードを忘れてしまうとファイルを開けなくなってしまうので忘れないように管理しましょう
「OK」ボタンをクリック
「発行」ボタンをクリック
完成したPDFファイルを開こうとすると「パスワード」のダイアログボックスが表示されます
今回は「Adobe Acrobat Reader」を使った操作です
他のソフトの場合、表示内容が若干違いますが基本操作は一緒です
「登録したパスワード」を入力して「OK」ボタンをクリック
これでちゃんとPDFファイルを開くことが出来ます
こんな風にWordを使えばサクッとパスワード付きのPDFファイルを作ることが出来るので、必要になったら試してみて下さい
繰り返しになりますが、Wordのエクスポート機能を活用することでWordだけでパスワード付きPDFを作ることが出来ます
Word以外のOffice製品でもWordを活用すれば保護されたPDFの作成は簡単です
Word以外ののOfficeソフトでもWordを活用すればパスワード付きのPDFを作ることは簡単です
なぜなら、Wordを経由させることで同じ方法を使ってパスワード付きのPDFを作ることが出来るからです
Office製品でよく使われるソフトの代表としてExcelとPowerPointがあります
ただ、どちらのソフトも直接パスワード機能付きのPDFファイルにする方法はありません
だからといってフリーソフトなど他のソフトのインストールが禁止されているPCの場合どうしたら良いか分からないですよね
そんな時の対処法を解説します
ExcelはWordに内容を貼り付けてPDF化するのが正解
まずはExcelで作った書類をパスワード付きのPDFに変換してみましょう
やり方は単純なので心配しないで大丈夫です
先にExcelの資料を用意しておきます
今回はこのローン計画書をPDF化してみましょう
PDFとして保存するために「表全体を選択してコピー」します
Wordに移動するので新規作成して用紙の調整をしておきましょう
オススメの設定は「用紙を横向き」にして「余白を狭く」しておくことです
その設定であれば貼り付けた時にバランスが良くなります
Wordに移動して「ホーム」タブの「クリップボード」グループにある「貼り付け」ボタンの「▼」ボタンをクリック
一覧の中から「図」をクリック
この方法ならレイアウト崩れなくサクッと貼り付けできます
但し、内容の編集は出来ません
あとは、前半で解説した方法と同じです
PDFのエクスポート機能を使って
「ファイル名」を入力して「オプション」ボタンをクリック
PDFオプションの「ドキュメントをパスワードを使って暗号化する」の項目をチェック
「OK」ボタンをクリック
パスワードを入力して「OK」ボタンをクリック
最後にファイル名を確認して「発行」ボタンをクリック
これでExcelをパスワード付きのPDFファイルとして保存出来ました
こんな風に一つのソフトでは出来ないことも複数のソフトを上手く組み合わせることで目的を達成出来ますよ
PowerPointはWord形式でエクスポートするのが正解
最後にPowerPointの変換方法について解説します
まず、適当な資料を用意します
パワーポイントはスライドの集まりなので今回PDF化するのは左端のスライド一覧です
「ファイル」タブをクリック
「エクスポート」をクリック
「エクスポート」の一覧から「配布資料の作成」をクリック
「配布資料の作成」ボタンをクリック
「スライド横のノート」のラジオボタンをクリック
「OK」ボタンをクリック
その結果、自動的にWordの表にしてスライドをまとめてくれます
何もしないとバランスが少し悪いので「用紙を横向き」「余白を狭く」設定します
表内をクリックし「レイアウト」タブをクリック
「セルのサイズ」グループにある「自動調整」ボタンをクリック
一覧から「ウィンドウ幅に自動調整」ボタンをクリック
表全体を選択し高さを「44mm」に調整
あとは、パスワード付きのPDFとしてエクスポートするだけです
レイアウトに関しては目的によって調整して下さい
こんな風にExcelでもPowerPointでもWordを活用すればパスワード付きでPDFファイルを作ることが簡単に出来るので必要に応じて使ってみましょう
繰り返しになりますが、Word以外ののOfficeソフトでもWordを活用すればパスワード付きのPDFを作ることは簡単です
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